lean office quando e quanto conviene

22/03/2016 09:35:45

Se è vero che fin dagli anni ’80 molte grandi aziende si sono focalizzate sulla necessità di ridurre gli sprechi e di rendere più efficiente il processo produttivo, recentemente i principi del cosiddetto lean thinking sembrano aver preso piede anche nelle piccole e medie aziende che intendono raggiungere livelli competitivi sul mercato. In questo passaggio, tuttavia, un aspetto in particolare suscita particolare interesse: l’idea di rendere snello il manufacturing e il processo produttivo sembra essere stata affiancata – se non superata – dall’idea di un lean office, ovvero, dall’applicazione di principi come efficienza, flessibilità, rapidità, affidabilità e qualità a tutti quei processi gestionali e amministrativi che caratterizzano l’attività di ufficio. In altre parole, gli sprechi non riguardano solo il manufacturing o il processo produttivo concreto, come si potrebbe a tutta prima pensare. Anzi, in molti casi potremmo dire che gli sprechi maggiori si trovano proprio al di fuori delle attività produttive. E tali sprechi, se non corretti, rischiano di oscurare gli ottimi risultati del manufacturing e di rendere vani gli sforzi fatti finora per un processo produttivo più snello. 

Approfondiamo dunque gli aspetti principali del lean thinking e del lean office per capire quando è il caso di avvalersene. 

I principi della “filosofia” lean

Analizziamo brevemente i capisaldi del lean thinking incentrato sulla necessità di creare valore abbassando i costi e, soprattutto, abbattendo gli sprechi:

  1. Valore (value): è necessario porre l’accento sulla creazione di valore da parte di un’azienda ripensandolo anche mettendosi nei panni del cliente.
  2. Mappa del valore (map): individuare il flusso del valore e le attività che non lo generano per eliminarle dal processo.
  3. Flusso (flow): eliminare le barriere e concentrarsi sul processo in modo da ridurre i tempi di lavorazione.
  4. Mettere al centro il cliente e le sue esigenze concrete per migliorare il servizio (pull); è il cliente che “tira” la produzione. 
  5. Aspirare alla perfezione (perfection): non c’è limite alcuno alla possibilità di miglioramento e alla riduzione di costi e sprechi.

Lean office: a cosa serve e come si raggiunge

I dati parlando chiaro: gli aspetti amministrativi influiscono sui costi totali per una quota che può variare dal 25% al 60% a seconda del core business dell’azienda. Ecco, dunque, che il lean office e i principi del lean thinking diventano centrali per eliminare alcuni sprechi nelle attività di ufficio come la sovra-lavorazione di qualcosa, il movimento non necessario di persone o documenti, i tempi di attesa eccessivi, i difetti di un servizio o di un prodotto (e, in generale, tutto ciò che non risponde alle esigenze effettive e reali del cliente). 

Vi sono, inoltre, alcuni aspetti centrali che caratterizzano un lean office di cui tenere particolarmente conto per abbattere costi e sprechi e rendere un’azienda davvero competitiva.

  • Una leadership forte che sappia guidare l’intera squadra e motivarla all’efficienza.
  • Fissare obiettivi e quantificare numericamente tutti gli aspetti del processo; senza questo tipo di misurazione sarebbe infatti molto difficile valutare in modo chiaro gli eventuali cambiamenti. 
  • Seguire metodi e processi standard lasciando da parte le interpretazioni personali; lo sforzo per un lean office è uno sforzo di squadra, collettivo.
  • Cercare il più possibile di rimanere flessibili di fronte alle variazioni delle richieste e del carico di lavoro: spesso nelle attività di ufficio non è possibile anticiparsi o eliminare completamente gli sprechi, e anche questo aspetto deve essere tenuto in conto per raggiungere l’obiettivo del lean office.
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