costi del personale: quali sono, quanto incidono e come gestirli.

Il personale è il cuore pulsante di ogni azienda perché trasforma la visione imprenditoriale in realtà concreta. Con il loro impegno e il loro talento, i dipendenti mantengono alti i livelli di produttività, garantiscono continuità operativa e favoriscono la crescita dell’impresa, rendendola competitiva e pronta ad affrontare le sfide del mercato.

Ma c’è un altro lato della medaglia: il costo del personale è uno dei più rilevanti per un’organizzazione. Ai dipendenti corrispondono numerose voci di spesa che pesano significativamente sui bilanci aziendali e che richiedono una gestione consapevole per evitare sprechi e rafforzare la solidità finanziaria del business.

Avere una visione chiara e precisa dei costi da sostenere è essenziale per comprendere a fondo il funzionamento della propria azienda. Solo in questo modo è possibile intervenire dove necessario, ottimizzando i processi e apportando modifiche mirate per garantire efficienza e sostenibilità.

Vediamo quali sono le voci che influiscono sui costi del personale e come gestirle efficacemente per mantenere l’azienda performante nel lungo periodo.

indice dei contenuti:

• costo del personale: differenza tra retribuzioni e costi.
• quali sono gli elementi che determinano il costo del personale?
• come registrare il costo del personale?
• dove è riportato il costo del personale?

costo del personale: differenza tra retribuzioni e costi.

Il costo del personale può essere suddiviso in due categorie: costo diretto e indiretto.

Il costo diretto del lavoro include le spese associate alla produzione di beni o alla fornitura di servizi. È direttamente legato all’attività principale dell’azienda e comprende, tra le altre cose, le retribuzioni dei dipendenti che sono coinvolti nella creazione del prodotto o nella prestazione del servizio. 

Il costo indiretto, invece, riguarda le spese che, pur non essendo direttamente legate alla produzione, sono necessarie per il funzionamento dell’azienda. Anche se non influiscono direttamente sull’attività produttiva, questi costi sono essenziali per mantenere l’impresa operativa.

Sono inclusi non solo i benefit offerti dal datore di lavoro, ma anche tutti i costi accessori correlati all’impiego stabile dei dipendenti. Alcuni esempi sono le spese per il reclutamento, il turnover del personale o l’assenteismo sul lavoro. Da menzionare anche le spese associate all'amministrazione del personale, alla gestione dei turni di lavoro e alle tempistiche necessarie per coprire i posti vacanti. 

L'incidenza del costo del personale sul bilancio aziendale può variare in modo significativo in base a:

• settore di attività. Ad esempio, nei settori ad alta intensità di manodopera i costi del personale tendono a rappresentare una percentuale più alta del totale delle spese aziendali rispetto a settori dove gli investimenti in capitale possono essere maggiori rispetto ai costi del personale;
• dimensione dell'azienda. Le grandi imprese, che hanno solitamente a disposizione più risorse, possono distribuire i costi del personale su un numero maggiore di unità di prodotto o di servizi. D’altro canto, piccole e medie imprese possono trovare più difficoltoso gestire alti costi del personale senza un impatto significativo sui margini di profitto;
• politiche salariali in atto. Aziende che puntano ad attrarre e trattenere i migliori talenti possono adottare politiche retributive particolarmente competitive, il che può far salire i costi complessivi del personale. Tuttavia, questa spesa può essere ammortizzata grazie ai benefici a lungo termine che ne derivano, come una maggiore produttività del lavoro in azienda o un più alto livello di innovazione.

Quanto dovrebbe incidere il costo del personale sul fatturato per garantire la sostenibilità finanziaria dell’azienda? La risposta varia a seconda del settore e della dimensione dell'azienda, ma una buona regola empirica è che il costo del personale dovrebbe rappresentare tra il 20% e il 30% del fatturato complessivo. 

Tuttavia, in alcune aziende che offrono servizi - nelle quali le voci di spesa variabili e di acquisto delle materie prime potrebbero non essere così alte - la percentuale può salire fino al 40%. 

Spetta alla singola azienda trovare un equilibrio che permetta di attrarre e trattenere i migliori talenti, senza però compromettere la propria stabilità finanziaria.

quali sono gli elementi che determinano il costo del personale?

Per avere una visione chiara e completa di come il costo del personale influisca sul bilancio aziendale è fondamentale identificare e analizzare gli elementi che lo determinano.

Vediamo di seguito quali sono le voci di spesa dirette e indirette che contribuiscono a definire il costo del personale e che richiedono un'attenta pianificazione e gestione per garantire la sostenibilità finanziaria dell’azienda e la sua competitività sul mercato.

Le principali sono:

• RAL (Retribuzione Annua Lorda);
• contributi previdenziali e assistenziali, inclusi i costi per INPS e INAIL;
• TFR (Trattamento di Fine Rapporto);
• tredicesima e quattordicesima mensilità;
• benefit e welfare aziendale;
• spese per la ricerca, la selezione e l’inserimento/onboarding del personale;
• spese per la formazione.

RAL (Retribuzione Annua Lorda).

La Retribuzione Annua Lorda (RAL) è un elemento fondamentale quando si considerano i costi del personale. Essa corrisponde al totale delle somme che un dipendente riceve in un anno, calcolato moltiplicando l'importo del salario lordo mensile per il numero di mensilità (comprese, se previste, la tredicesima e la quattordicesima mensilità).

Prendiamo ad esempio un dipendente con una retribuzione lorda mensile di 3.000 euro e 13 mensilità all'anno. In questo caso, la RAL è calcolata come segue: 3.000 euro (salario mensile) moltiplicato per 13 (numero di mensilità) per un totale di 39.000 euro all'anno. 

Questo importo, che include non solo il salario mensile del dipendente ma anche eventuali mensilità aggiuntive, rappresenta una componente fondamentale del costo totale del personale per l’azienda. 

contributi previdenziali e assistenziali.

I contributi previdenziali (INPS) e assistenziali (INAIL) costituiscono una parte importante dei costi del personale. Questi contributi, parte dei quali è trattenuta dal salario del dipendente e parte è a carico del datore di lavoro, assicurano importanti benefici ai dipendenti. 

Nello specifico, i contributi INPS garantiscono al dipendente:

• pensione;
• copertura per malattia;
• maternità;
• cassa integrazione.

I contributi INAIL, invece, consentono di assicurare i dipendenti da:

• malattie professionali;
• infortuni sul lavoro.

L'importo totale di questi contributi varia in base a diversi fattori, come la tipologia di attività, la Retribuzione Annua Lorda (RAL) e il ruolo del lavoratore. In linea generale, possiamo dire che rappresenta circa il 35% della RAL.

TFR (Trattamento di Fine Rapporto).

Il Trattamento di Fine Rapporto, noto anche come liquidazione, rappresenta la somma che l'azienda è tenuta a pagare al dipendente alla fine del rapporto di lavoro ed è indipendente dalla causa del termine del rapporto (pensionamento, licenziamento, dimissioni).

Corrisponde alla Retribuzione Annua Lorda (RAL), comprensiva di eventuali tredicesima e quattordicesima, divisa per 13,5, anche se possono esserci leggere variazioni dovute a fattori come l'inflazione. Non si tratta di una spesa improvvisa per l'azienda, in quanto viene accumulata anno dopo anno, rendendola disponibile alla fine del rapporto di lavoro.

tredicesima e quattordicesima mensilità.

I lavoratori dipendenti spesso godono di una serie di sostegni al reddito, tra cui la tredicesima e la quattordicesima, due mensilità aggiuntive in busta paga che vengono di solito concesse ai dipendenti in determinati momenti dell'anno.

La tredicesima è obbligatoria per tutti i lavoratori dipendenti e viene liquidata a Natale. La quattordicesima, invece, non è un obbligo generale, ma può essere prevista dal singolo contratto collettivo nazionale di lavoro (CCNL). Di solito, viene pagata nel mese di luglio.

La corretta pianificazione e previsione di questi esborsi economici è fondamentale per la gestione efficace dei costi del personale.

benefit e welfare aziendale.

Il welfare aziendale è un insieme di beni e servizi che l’impresa eroga a favore dei dipendenti con l’obiettivo di migliorare la loro qualità della vita, promuovere il benessere e aumentare la soddisfazione sul posto di lavoro. 

Questi benefit sono vantaggiosi per i dipendenti, ma rappresentano un beneficio anche per l'azienda stessa, in quanto contribuiscono a creare un ambiente di lavoro positivo, ridurre il turnover e favorire l'attrazione di nuovi talenti.

D'altra parte, il welfare è un costo per l’azienda. Sebbene alcuni benefit siano vantaggiosi a livello fiscale, per metterli a disposizione dei dipendenti senza minare la stabilità finanziaria dell’azienda è necessaria un’accurata pianificazione e gestione delle risorse disponibili per assicurare che non pesino eccessivamente sul bilancio dell’impresa.

I benefit aziendali più comuni e apprezzati dei dipendenti sono:

• assicurazione sanitaria;
• programmi di benessere;
• lavoro flessibile;
• aspettative genitoriali;
• previdenza integrativa
• buoni pasto o mensa aziendale;
• formazione e sviluppo professionale;
• premi e riconoscimenti;
• auto aziendale.
• spese per la ricerca, la selezione e l’inserimento/onboarding del personale.

La selezione e la gestione delle risorse umane, dalla pianificazione al controllo di straordinari e retribuzioni, implica un notevole carico di lavoro amministrativo. Queste attività possono comportare un significativo investimento di tempo e risorse finanziarie, soprattutto nelle aziende di grandi dimensioni.

Una voce che richiede ingenti investimenti è la compliance. Che si scelga di assegnarla a una risorsa interna o a un partner esterno, la verifica di tutte le pratiche assuntive, per assicurarsi che rispettino le norme di legge, è un compito che richiede tempo e competenze specifiche, soprattutto perché il legislatore regola con sempre maggiore dettaglio il ricorso a lavoro autonomo e temporaneo.

L'adozione di tecnologie innovative può aiutare a ottimizzare questi processi, ad esempio attraverso l'uso di strumenti automatizzati per la selezione del personale, il controllo delle referenze, l'analisi e la gestione della forza lavoro. Queste tecnologie possono non solo migliorare l'efficienza dei processi HR, ma anche ridurre il rischio di errori umani e le relative conseguenze finanziarie.

La decisione di collaborare con un fornitore di servizi HR offre il vantaggio di poter affidare a terzi gran parte delle responsabilità amministrative. Ad esempio, se durante i periodi di lavoro più intensi si ricorre spesso a personale flessibile, è possibile esternalizzare a uno specialista HR attività quali analisi della capacità disponibile, recruiting della forza lavoro necessaria o controllo di processi quali onboarding e gestione delle retribuzioni.

formazione.

Sempre più aziende riconoscono l'importanza di investire nella formazione del personale come un mezzo per migliorare la produttività, aumentare la soddisfazione e promuovere la crescita professionale.

Il costo della formazione può variare notevolmente a seconda di vari fattori. Questi includono il tipo di formazione offerta (che può essere interna, condotta da personale dell'azienda, o esterna, affidata a consulenti o istruttori esterni), la durata e la frequenza dei corsi di formazione, le risorse e i materiali didattici forniti ai dipendenti e l'affitto di aule o altri spazi, se necessario.

È importante considerare anche i costi indiretti della formazione. Ad esempio, mentre i dipendenti partecipano a corsi di formazione, non stanno lavorando e questo tempo "non produttivo" rappresenta un costo per l'azienda. 

Tuttavia, gli investimenti nella formazione possono portare a lungo termine a un aumento della produttività e della qualità del lavoro, contribuendo così alla redditività dell'azienda.

altre spese.

Oltre ai costi diretti e indiretti sopra menzionati, ci sono altre spese che possono influire sul budget aziendale. Queste possono variare notevolmente a seconda del settore, delle dimensioni dell'azienda, delle sue pratiche operative e delle sue politiche interne.

Ad esempio, alcune aziende forniscono ai loro dipendenti determinati servizi o vantaggi come parte del loro pacchetto di remunerazione. Questi possono includere bevande gratuite o scontate, come caffè o tè, l'accesso a strutture aziendali come palestre o aree di svago o servizi aziendali come pulizia e manutenzione.

Inoltre, se i dipendenti sono tenuti a viaggiare per motivi di lavoro, l'azienda potrebbe dover coprire i costi di viaggio e alloggio, come rimborsi chilometrici, biglietti aerei, pernottamento in hotel e pasti.

Ci sono poi sempre piccole spese che possono accumularsi nel tempo, come i costi di fornitura di prodotti per l'igiene personale nei bagni dell'azienda o quelli di manutenzione e rinnovo delle attrezzature e dei mobili dell'ufficio. 

Queste "piccole" voci di spesa possono avere un impatto significativo sul bilancio aziendale, quindi è sempre meglio tenerle sotto controllo e non sottovalutarle.

come registrare il costo del personale?

Calcolare, gestire e monitorare il costo del personale è un processo complesso. Le variabili da considerare sono numerose e variano in base a molteplici fattori, come le dimensioni dell’azienda e il settore in cui opera.

Un valido supporto in questo senso è rappresentato dai software di gestione delle risorse umane (Human Resource Management Systems, HRMS), strumenti pensati per semplificare e centralizzare la gestione dei costi del personale, offrendo funzionalità avanzate che rendono il processo di registrazione molto più efficiente.

Gli HRMS consentono di avere a disposizione tutte le informazioni relative al personale in un unico sistema. In questo modo, è possibile monitorare tutte le spese in modo dettagliato e avere una visione complessiva e aggiornata dei costi aziendali relativi ai dipendenti.

Questi software permettono anche di aggiungere informazioni contestuali a ciascuna voce di spesa. Ciò significa che è possibile classificare le spese in base a tipologie specifiche (come salari, contributi, benefit) e analizzare come questi costi evolvono nel tempo.

Oltre a questo, i software HRMS sono strumenti preziosi per creare report personalizzati sull’andamento dei costi del personale. I report possono essere impostati per includere informazioni dettagliate, come il costo per dipendente, il costo per dipartimento o il costo per progetto. In questo modo, i responsabili aziendali possono disporre di dati precisi e aggiornati, che li aiutano a prendere decisioni informate e strategiche in merito alla gestione del personale.

Questi software possono automatizzare molti aspetti del monitoraggio e della gestione dei costi del personale, riducendo il rischio di errori e garantendo una maggiore accuratezza nella raccolta e nell’interpretazione dei dati. Inoltre, grazie alla possibilità di classificare le spese per tipo e monitorarle in tempo reale, è possibile identificare tempestivamente eventuali anomalie o trend che potrebbero influire negativamente sulla solidità finanziaria dell’azienda.

Servizi come Randstad Inhouse Services supportano clienti con alti volumi di richieste di reclutamento direttamente all’interno dell’azienda, fornendo assistenza diretta e aiutando a rendere i processi più efficienti e meno costosi.

dove è riportato il costo del personale?

Il costo del personale è generalmente riportato nei documenti contabili e finanziari di un’azienda, tra cui il bilancio e i report finanziari periodici. In questi documenti, il costo del personale è specificato come una delle voci di spesa principali, fornendo una chiara rappresentazione di quanto incide sui risultati economici dell’organizzazione.

Il bilancio aziendale, che è composto dal conto economico e dallo stato patrimoniale, offre una panoramica completa delle entrate e delle uscite dell’azienda, inclusi i costi del personale. Nella sezione del conto economico, i costi del personale sono riportati sotto la voce “costi di produzione”, insieme alle altre spese necessarie per il funzionamento dell’azienda. Questo permette di vedere chiaramente l’incidenza di tali costi sul margine operativo e sul risultato finale dell’anno.

I report finanziari aziendali possono includere analisi più dettagliate dei costi del personale, spesso suddivise per dipartimento o funzione. In questi report, il costo del personale può essere segmentato ulteriormente in categorie come salari, contributi previdenziali, benefit e altre spese correlate, facilitando così un’analisi più approfondita e una gestione strategica dei costi.

Questi documenti forniscono una panoramica dettagliata delle spese relative al personale, rendendo più semplice per i dirigenti e i responsabili delle risorse umane analizzare e gestire questi costi.

Avere una panoramica completa dei costi del personale e dell’incidenza degli stessi sul bilancio aziendale, come è chiaro, è fondamentale per garantire la sostenibilità e la crescita del business. Monitorare e ottimizzare queste spese permette alle imprese di rimanere competitive sul mercato senza compromettere la qualità del lavoro e il benessere dei dipendenti.

Vuoi scoprire quanto puoi risparmiare sui costi del personale nella tua azienda? Prova il nostro calcolatore: in pochi semplici passaggi, rispondendo ad alcune domande, potrai conoscere il potenziale risparmio offerto dalle soluzioni Randstad e ottimizzare la gestione delle tue risorse.