costi del personale: quali sono, quanto incidono e come gestirli.

I costi del personale costituiscono una porzione significativa delle spese aziendali. Non solo è necessario garantire risorse umane adeguate per mantenere un livello di produttività elevato, ma è altrettanto cruciale attrarre e trattenere i migliori talenti attraverso retribuzioni competitive.

Al di là dei costi più ovvi come quelli legati al recruiting e alla retribuzione dei dipendenti, esistono numerosi altri fattori finanziari che meritano attenzione. Tra questi, la perdita di produttività dovuta a posizioni non coperte e l'impiego di personale non adatto alle mansioni assegnate.

In questo articolo proveremo ad analizzare tutte le voci che influiscono sui costi del personale, offrendo soluzioni e strategie per riuscire a tenere sotto controllo le spese e mantenere performante e sostenibile un’azienda.

indice dei contenuti:

• quanto incide il costo del personale?
• quali sono gli elementi che determinano il costo del personale?
• come registrare il costo del personale?
• dove è riportato il costo del personale?

quanto incide il costo del personale?

Il costo del personale può incidere notevolmente sul bilancio e sulla redditività di un'azienda. Come anticipato, questo costo include non solo gli stipendi, ma anche le tasse, i benefit e tutte le spese correlate all'impiego dei dipendenti. L'incidenza di tale costo può variare in modo significativo in base a:

• settore di attività
• dimensione dell'azienda
• politiche salariali in atto.

In generale, il costo del personale rappresenta una delle voci di spesa più rilevanti per un'azienda. Una gestione efficace di tale voce è fondamentale per mantenere un buon livello di redditività, assicurare la sostenibilità finanziaria e preservare un team di lavoro motivato e produttivo.

quanto deve incidere il costo del personale sul fatturato?

L’incidenza del costo del personale sul fatturato è un aspetto fondamentale per la pianificazione e la gestione finanziaria di un’azienda.

La risposta varia a seconda del settore e della dimensione dell'azienda, ma una buona regola empirica è che il costo del personale dovrebbe rappresentare tra il 20% e il 30% del fatturato totale. 

Tuttavia, in alcune aziende che offrono servizi - nelle quali le voci di spesa variabili e di acquisto delle materie prime potrebbero non essere così alte - la percentuale può salire fino al 40%. 

Spetta quindi alla singola azienda trovare un equilibrio appropriato, che le permetta di offrire retribuzioni competitive senza compromettere la sua stabilità finanziaria. 

Mantenere sotto controllo il rapporto tra costo del personale e fatturato può aiutare le aziende a rimanere competitive e redditizie nel lungo termine. 

quali sono gli elementi che determinano il costo del personale?

Numerosi elementi concorrono a determinare il costo del personale di un'azienda. I più significativi comprendono:

• RAL (Retribuzione Annua Lorda)
• Contributi previdenziali e assicurativi, inclusi i costi per INPS e INAIL
• Trattamento di fine rapporto (TFR)
• Tredicesima e quattordicesima mensilità
• Benefit e welfare aziendale
• Spese sostenute per la ricerca, selezione e inserimento/onboarding del personale
• Formazione

Nei prossimi paragrafi, analizzeremo ciascuno di questi elementi in dettaglio.

costi diretti.

I costi diretti legati al personale sono quelli più immediatamente riconoscibili. Essi includono il costo orario, giornaliero, settimanale o mensile di impiego di un lavoratore, sia esso temporaneo o permanente. 

A volte, le decisioni sui candidati vengono prese esclusivamente sulla base di criteri economici, con una preferenza per le tariffe orarie più basse. Tuttavia, come sanno bene i manager, la qualità dei dipendenti è un elemento critico: influisce sul tempo necessario per raggiungere la piena produttività, sui costi di formazione, sul clima all'interno dei team e molto altro.

Altri costi diretti includono le risorse interne dedicate alla gestione del personale, le tecnologie utilizzate per la gestione dei fornitori, l'assenteismo, la formazione e il supporto all'HR.

costi indiretti.

I costi indiretti del personale sono quelli meno immediatamente riconoscibili ma possono comunque pesare in modo significativo sul budget destinato alle assunzioni e ai dipendenti in generale. Oltre ai responsabili dedicati alla gestione dei lavoratori, è importante considerare anche le ore di lavoro impiegate dai dipartimenti HR, Acquisti, Legal e da tutte le altre funzioni coinvolte nell'inserimento e nella gestione del personale.

Alcuni esempi di costi indiretti includono la supervisione dei fornitori, i tempi di reclutamento prolungati, l'alto turnover e la curva di apprendimento per i nuovi dipendenti. Altri costi indiretti includono quelli associati all'amministrazione del personale, alla gestione dei turni e alle tempistiche necessarie per coprire i posti vacanti. 

Tutti questi elementi possono sommarsi rapidamente, aumentando il costo effettivo del personale.

RAL (Retribuzione Annua Lorda).

La Retribuzione Annua Lorda (RAL) è un elemento fondamentale quando si considerano i costi del personale. Essa corrisponde al totale delle somme che un dipendente riceve in un anno, calcolato moltiplicando l'importo del salario lordo mensile per il numero di mensilità (compresa, se prevista, la tredicesima e la quattordicesima mensilità).

Prendiamo ad esempio un dipendente con una retribuzione lorda mensile di 3.000 euro e 13 mensilità all'anno. In questo caso, la RAL sarebbe calcolata come segue: 

• 3.000 euro (salario mensile) 

• moltiplicato per 13 (numero di mensilità)

• per un totale di 39.000 euro all'anno. 

Questo importo rappresenta una parte significativa del costo totale del personale per l'azienda.

contributi previdenziali e assicurativi: costi per INPS e INAIL.

I contributi previdenziali (INPS) ed assicurativi (INAIL) costituiscono una parte importante dei costi del personale. Questi contributi, parte dei quali è trattenuta dal salario del dipendente e parte è a carico del datore di lavoro, assicurano importanti benefici ai dipendenti. Nello specifico, i contributi Inps garantiscono al dipendente

• pensione
• copertura per malattia
• maternità
• cassa integrazione

I contributi Inail, invece, consentono di assicurare i dipendenti da:

• malattie professionali
• infortuni sul lavoro

L'importo totale di questi contributi varia in base a diversi fattori, come la tipologia di attività, la Retribuzione Annua Lorda (RAL) e il ruolo del lavoratore. 

In linea generale, possiamo dire che questi contributi rappresentano circa il 35% della RAL, rendendoli un elemento cruciale da considerare nella gestione dei costi del personale.

trattamento di fine rapporto (tfr).

Il TFR, noto anche come liquidazione, rappresenta la somma che l'azienda è tenuta a pagare al dipendente alla fine del rapporto di lavoro, è indipendente dalla causa del termine del rapporto (pensionamento, licenziamento, dimissioni).

Il TFR corrisponde alla Retribuzione Annua Lorda (RAL) divisa per 13,5, anche se possono esserci leggere variazioni dovute a fattori come l'inflazione. Non si tratta di una spesa improvvisa per l'azienda, in quanto viene accumulata anno dopo anno, rendendola disponibile alla fine del rapporto di lavoro. Questo rende il TFR un aspetto essenziale da considerare nella gestione dei costi.

tredicesima e quattordicesima.

I lavoratori dipendenti spesso godono di una serie di sostegni al reddito, che consistono in una sorta di “stipendio bonus”: questi sono la tredicesima e la quattordicesima.

Questi 'bonus salariali' sono di solito concessi ai dipendenti in determinati momenti dell'anno

La tredicesima è obbligatoria per tutti i lavoratori dipendenti e viene liquidata a Natale, contribuendo a un aumento delle spese aziendali in quel periodo dell'anno. 

La quattordicesima, invece, non è un obbligo generale, ma può essere prevista da specifici contratti collettivi di lavoro in alcuni settori. Di solito viene pagata in luglio, aumentando le spese del personale prima delle ferie estive. 

La corretta pianificazione e previsione di questi esborsi economici è fondamentale per la gestione efficace dei costi del personale.

benefit e welfare aziendale.

Il welfare aziendale comprende una serie di benefit e iniziative che un’azienda può offrire ai propri dipendenti per migliorare la loro qualità della vita, promuovere il benessere e aumentare la soddisfazione sul posto di lavoro, . 

La scelta di offrire soluzioni di welfare aziendale è molto vantaggiosa per un’azienda che, tuttavia, deve tenere conto di queste spese extra nel calcolo dei costi del personale. La scelta dei benefit varia da un’azienda all’altra. I più comuni sono:

• assicurazione sanitaria;
• programmi di benessere;
• flessibilità lavorativa;
• aspettative genitoriali;
• previdenza integrativa
• buoni pasto o mensa aziendale;
• formazione e sviluppo professionale;
• premi e riconoscimenti;
• auto aziendale.

spese per ricerca, selezione e inserimento del personale.

La selezione e la gestione delle risorse umane, dalla pianificazione al controllo di straordinari e retribuzioni, implica un notevole carico di lavoro amministrativo. Queste attività possono comportare un significativo investimento di tempo e risorse finanziarie, soprattutto nelle grandi aziende con una forza lavoro ampia e diversificata.

Una voce che richiede risorse significative è la compliance. Che tsi scelga di assegnarla a una risorsa interna o a un partner esterno, la verifica di tutte le pratiche assuntive, per assicurarsi che rispettino le norme di legge, è un compito che richiede tempo e competenze specifiche, soprattutto perché il legislatore regola con sempre maggiore dettaglio il ricorso a lavoro autonomo e temporaneo. 

L'adozione di tecnologie innovative può aiutare a ottimizzare questi processi, ad esempio attraverso l'uso di strumenti automatizzati per la selezione dei candidati, il controllo delle referenze, l'analisi e la gestione della forza lavoro. Queste tecnologie possono non solo migliorare l'efficienza dei processi HR, ma anche ridurre il rischio di errori umani e le relative conseguenze finanziarie.

La decisione di collaborare con un fornitore di servizi HR offre il vantaggio di poter affidare a terzi gran parte delle responsabilità amministrative. Ad esempio, se durante i periodi di lavoro più intensi si ricorre spesso a personale flessibile, è possibile esternalizzare a uno specialista in HR attività quali:

• analisi della capacità disponibile
• recruiting della forza lavoro necessaria
• controllo di processi quali onboarding e gestione delle retribuzioni.

formazione.

Sempre più aziende riconoscono l'importanza dell'investimento nella formazione dei propri dipendenti come un mezzo per migliorare la produttività, aumentare la soddisfazione sul lavoro e promuovere la crescita professionale.

Il costo della formazione può variare notevolmente a seconda di vari fattori. Questi includono il tipo di formazione offerta (che può essere interna, condotta da personale dell'azienda, o esterna, condotta da consulenti o istruttori esterni), la durata e la frequenza dei corsi di formazione, e le risorse e i materiali didattici forniti ai dipendenti.

Le spese associate alla formazione possono includere la retribuzione degli istruttori, il costo dei materiali di formazione, e l'affitto di aule o altri spazi, se necessario.

Inoltre, è importante considerare anche i costi indiretti della formazione. Ad esempio, mentre i dipendenti partecipano a corsi di formazione, non stanno lavorando, e questo tempo "non produttivo" rappresenta un costo per l'azienda. 

Tuttavia, gli investimenti in formazione possono portare a lungo termine a un aumento della produttività e della qualità del lavoro, contribuendo così alla redditività dell'azienda.

altre spese.

Oltre ai costi diretti e indiretti del personale, ci sono altre spese che possono influire sul budget aziendale. Questi costi possono variare notevolmente a seconda del settore, delle dimensioni dell'azienda, delle sue pratiche operative e delle sue politiche interne.

Ad esempio, alcune aziende forniscono ai loro dipendenti determinati servizi o vantaggi come parte del loro pacchetto di remunerazione. Questi possono includere bevande gratuite o scontate, come caffè e tè, l'accesso a strutture aziendali come palestre o aree di svago, o l'uso di servizi aziendali come pulizia e manutenzione.

Inoltre, se i dipendenti sono tenuti a viaggiare per motivi di lavoro, l'azienda potrebbe dover coprire i costi di viaggio e alloggio, come rimborsi chilometrici, biglietti aerei, alloggi in hotel e pasti.

Ci sono poi sempre piccole spese che possono accumularsi nel tempo, come i costi di fornitura di prodotti per l'igiene personale nei bagni dell'azienda, o quelli di manutenzione e rinnovo delle attrezzature e dei mobili dell'ufficio. 

Queste "piccole" voci di spesa possono sommarsi rapidamente e avere un impatto significativo sul bilancio aziendale, quindi è sempre meglio tenerle sotto controllo e non sottovalutarle. 

come registrare costo del personale?

Gestire e monitorare efficacemente il costo del personale può essere una sfida, data la complessità e la varietà degli elementi coinvolti. Per facilitare questo processo, molte aziende utilizzano software di gestione delle risorse umane (HRMS).

Questi strumenti possono aiutare a:

• consolidare e tracciare tutte le spese relative al personale in un unico luogo, permettendo un'analisi dettagliata dei dati
• aggiungere informazioni contestuali a ciascuna voce di spesa
• classificare le spese per tipo 
• creare report personalizzati sull'andamento dei costi del personale.

Inoltre, servizi come Randstad Inhouse Services supportano clienti con alti volumi di richieste di reclutamento direttamente all’interno dell’azienda, fornendo assistenza diretta e aiutando a rendere i processi più efficienti e meno costosi.

dove è riportato il costo del personale?

Il costo del personale è tipicamente documentato nei documenti contabili di un'organizzazione, come il bilancio aziendale o i report finanziari. 

Queste registrazioni forniscono una panoramica dettagliata delle spese relative al personale, rendendo più semplice per i dirigenti e i responsabili delle risorse umane analizzare e gestire questi costi.