amministrazione del personale: la guida completa.

Amministrare il personale significa saper gestire il rapporto di lavoro in tutte le sue fasi. Dall’assunzione al licenziamento, passando per l’organizzazione, la retribuzione e il supporto ai dipendenti.

L’attività dell’amministrazione del personale consiste nel gestire gli adempimenti amministrativi, fiscali, e la documentazione relativa al rapporto di lavoro. Un’operatività che riguarda nel concreto diversi aspetti legati al rapporto tra azienda e lavoratore come, ad esempio:

• l’assunzione
• la gestione dei processi di onboarding e formazione
• la gestione della retribuzione e dei benefit
• l’elaborazione del libro unico del lavoro
• la gestione delle procedure e delle normative legate alla salute e sicurezza negli ambienti di lavoro. (tematica che potrebbe essere in carico al dipartimento Health & Safety, in aziende maggiormente strutturate).

Vediamo dunque in che cosa consiste la gestione e amministrazione del personale e quali compiti deve portare a termine un buon amministratore del personale.

indice dei contenuti.

• Cosa si intende per amministrazione del personale?
• Quali sono gli obiettivi dell'amministrazione del personale?
• Amministrazione del personale: i compiti e le funzioni principali
• Gli obblighi del datore di lavoro
• I documenti relativi al rapporto di lavoro
• Comunicazioni normative
• Elaborazione buste paga/payroll
• Congedi, permessi, infortuni
• Compliance aziendale
• Salute e sicurezza sul lavoro
• FAQ domande frequenti sull'amministrazione del personale

cosa si intende per amministrazione del personale?

Per amministrazione del personale si intende la gestione di tutta la documentazione e degli adempimenti relativi al percorso lavorativo dei dipendenti di un’azienda. Dal loro ingresso (assunzione) alle dimissioni. 

Quotidianamente, l’amministrazione del personale si traduce in attività di routine che richiedono un elevato livello di preparazione nell’ambito delle norme del lavoro e della contrattazione collettiva, nonché di regolamenti specifici in base al settore di riferimento. 

Tra le attività principali rientrano, infatti:

• la gestione degli aspetti amministrativi, contributivi, previdenziali, assistenziali e fiscali del rapporto di lavoro
• l’adempimento delle incombenze fiscali, legislative e burocratiche che riguardano i dipendenti e i collaboratori dell’azienda
• la gestione delle scadenze e l’applicazione delle norme previste dai contratti 

quali sono gli obiettivi dell'amministrazione del personale?

L’obiettivo dell’amministrazione del personale è garantire un buon inserimento e una permanenza senza intoppi delle risorse umane in azienda. Perché ciò accada, i responsabili del personale  devono predisporre la corretta documentazione e gestire dati costantemente aggiornati sui dipendenti. 

In questo modo, anche la comunicazione interna scorrerà in modo efficace, rendendo i processi organizzativi più semplici e lineari. 

Poter contare su una figura professionale preparata nell’ambito amministrativo, legale e fiscale contribuirà a garantire  un elevato livello di soddisfazione dei lavoratori e il mantenimento di rapporti di fiducia tra dipendenti, azienda ed enti esterni, 

Parlando degli obiettivi dell’amministrazione del personale, è importante non confondere questa funzione con quella di gestione del personale in senso più ampio. 

La prima si concentra sugli aspetti più operativi e pratici della gestione del rapporto tra lavoratore e azienda. 

La gestione del personale, invece, è un concetto che fa riferimento all’approccio strategico di gestione del talento. In questo caso, si intendono dunque tutte attività volte ad attrarre, ingaggiare e trattenere i lavoratori in azienda.

amministrazione del personale: i compiti e le funzioni principali.

I compiti dell’amministrazione del personale si possono dividere in due macro categorie: quelli relativi all’adempimento di norme di legge e quelli legati alla gestione amministrativa delle politiche del personale. Nell’insieme, i compiti fondamentali dell’amministrazione del personale sono i seguenti:

• creare le anagrafiche del personale
• valutare i bisogni dei dipendenti e degli ex-dipendenti  e raccogliere le relative informazioni
• inserire dati relativi a nuovi ingressi, uscite e variazioni del personale
• stipulare contratti di lavoro;
• gestire le richieste del personale (es. congedi, permessi, ferie…);
• mantenere la corrispondenza con enti, uffici contabili, assicurazioni;
• seguire i lavoratori al momento dell’assunzione e in caso di recesso del contratto;
• gestire i pagamenti dei salari e le retribuzioni;
• verificare i cartellini presenza

gli obblighi del datore di lavoro.

Nell’ambito dell’amministrazione del personale, il datore di lavoro ha una serie di obblighi verso enti e dipendenti. In particolare, si deve occupare:

• dell’inquadramento aziendale dei lavoratori. Il datore di lavoro, al momento dell’assunzione, ha l’onere di definire chiaramente la  posizione (categoria) giuridica ed economica,la qualifica e le mansioni di competenza del dipendente.  
• dell’adempimento degli obblighi contributivi, previdenziali, assistenziali e fiscali. L’onere contributivo, in capo sia al datore di lavoro che al lavoratore (mediante trattenuta sulla retribuzione lorda mensile),  prevede il versamento di una somma di denaro calcolata applicando un’aliquota percentuale sulla retribuzione.. Tali contributi dovranno essere versati dal datore di lavoro, che si dovrà occupare altresì dell'erogazione degli stipendi, del calcolo e dell’applicazione delle trattenute e dei versamenti  all’Erario.  
• dell’istituzione e della gestione  del Libro Unico del Lavoro. Il libro unico del lavoro ha la funzione di documentare lo stato effettivo di ogni singolo rapporto lavorativo. Il datore di lavoro deve istituire e aggiornare il libro unico, sul quale registrare i lavoratori subordinati, i collaboratori coordinati e continuativi e gli associati in partecipazione con apporto lavorativo.

degli aspetti legati alla salute e alla sicurezza sul lavoro. In questo caso, tale funzione potrà essere in capo al reparto di amministrazione del personale o, viceversa, al dipartimento Health & Safety (nei casi di aziende maggiormente strutturate). In ogni caso, il datore di lavoro ha l’obbligo idelegabile di effettuare la valutazione dei rischi, stilare il DVR e nominare l’RSPP aziendale. 

i documenti relativi al rapporto di lavoro.

Per quanto riguarda i documenti relativi al rapporto di lavoro con i singoli dipendenti, il datore di lavoro deve obbligatoriamente predisporre:

• lettera di assunzione
• busta paga
• certificazione unica

comunicazioni normative.

Il reparto di amministrazione del personale deve adempiere allo svolgimento di  comunicazioni obbligatorie verso alcuni enti e nei confronti dei dipendenti. In particolare, deve occuparsi degli inquadramenti aziendali e degli obblighi contributivi e fiscali nei confronti di

• INPS
• INAIL
• centri per l’impiego
• Agenzia delle entrate. 

Tra le attività e comunicazioni obbligatorie rientrano inoltre quelle relative alla previdenza integrativa e alle casse sanitarie. Infine, l’addetto all’amministrazione si occupa di redigere il Libro unico del lavoro, un registro obbligatorio che ha la funzione di documentare la situazione effettiva di ogni singolo rapporto di lavoro. Esso rappresenta inoltre lo strumento attraverso il quale gli organi di vigilanza possono verificare lo stato occupazionale dell’azienda.

elaborazione buste paga/payroll.

Il termine payroll si riferisce all’elaborazione delle buste paga dei dipendenti nel senso più ampio del concetto. 

L’elaborazione della busta paga non è un’attività banale, in quanto questo documento contiene i dettagli relativi a numerosi aspetti: stipendio  , premi, permessi, ferie, trattenute, ingaggi. 

Ecco perché alcune aziende scelgono di esternalizzare questo servizio), che altrimenti resta in carico all’ufficio di amministrazione del personale.

congedi, permessi, infortuni.

I responsabili dell’ amministrazione del personale si occupano anche della documentazione relativa a congedi, permessi e infortuni.  . Rientrando nella più ampia categoria dei permessi retribuiti, questi variano in base ai diversi Contratti Collettivi del Lavoro. In generale, i lavoratori dipendenti hanno diritto ad un permesso nei seguenti casi:

• Rol (Riduzione orario di lavoro)
• festività soppresse
• lutto o grave infermità
• studio, concorsi ed esami
• donazione di sangue e midollo osseo
• motivi personali
• cariche pubbliche elettive
• impiego presso i seggi elettorali
• matrimonio
• cure genitoriali
• assistenza di familiari 

In caso invece di infortunio sul lavoro, il datore, tramite l’ufficio amministrazione del personale, deve avvertire l’INAIL inviando comunicazione o denuncia entro due giorni da quando il lavoratore ha fornito il relativo certificato medico.

compliance aziendale.

Con il termine compliance aziendale, ci si riferisce alla conformità di tutte le attività aziendali in termini di  regolamenti, procedure, disposizioni di legge, normative e codici di condotta. 

È fondamentale occuparsi di compliance per tutelare l’azienda dai rischi legali e di reputazione. Si tratta soprattutto di procedure di verifica e di vigilanza: occorre accertarsi che ogni attività sia svolta a norma di legge e che tutta la documentazione necessaria sia presente. 

Soprattutto per un settore delicato, contenente numerosi dati personali, come quello dell’amministrazione del personale. 

L’attività di compliance va organizzata in modo che possa svolgersi continuativamente, secondo una prassi organizzativa quotidiana e protocolli verificati.

salute e sicurezza sul lavoro.

Il tema della salute sul lavoro è molto delicato e prevede il rispetto e l’applicazione di una serie di normative e adempimenti a tutela della sicurezza di ogni individuo.

Le regole da applicare in questo ambito sono contenute nel Testo Unico sulla Sicurezza Sul Lavoro o D.lgs. 81/08 che viene applicato a ogni settore di attività e comprende tutto ciò che riguarda la tutela della salute fisica, ma anche psicologica e valoriale della persona. 

Il compito dell’amministrazione del personale, o del dipartimento Health & Safety, nel caso di aziende maggiormente strutturate, è garantire che i lavoratori operino in un luogo di lavoro sicuro, in cui l'esposizione a rischi collegati a incidenti, infortuni o malattie professionali siano ridotti al minimo. 

A tal proposito il datore di lavoro ha l’obbligo di elaborare il Documento Valutazione dei Rischi (DVR) e di designare il Responsabile del Servizio di Prevenzione e Protezione dai Rischi (RSPP). L’amministrazione del personale, dal suo canto, coadiuva il datore di lavoro nella supervisione di questi adempimenti.