la robotic process automation rivoluziona il back office

06/09/2016 18:03:41

Robotic Process Automation: vantaggi e implementazione

Non è nuovo l’argomento secondo cui l’automazione dei processi lavorativi resa possibile dall’innovazione tecnologica avrebbe il potere di avviare una riorganizzazione delle strutture aziendali nella direzione di una loro maggiore efficienza e produttività.
Il settore Banking & Finance, in particolare, da anni è interessato a verificare la fattibilità di un simile progetto e, in una contingenza recessiva quale quella che l’intero sistema economico sta attraversando, ciò che un tempo era un semplice interesse si fa reale necessità.

I processi di back office, infatti, hanno oggi un costo considerevole, soprattutto alla luce della diminuzione dei ricavi causata dall’abbassamento dei tassi e dall’esigenza di far fronte ai crediti in sofferenza.
Le nuove tecnologie di Robotic Process Automation (RPA) sembrano finalmente riuscire nell’intento di soddisfare in modo più completo i sempre più pressanti bisogni delle imprese in termini di diminuzione dei costi e aumento della redditività.
È così che, dal settore finanziario, la richiesta dei nuovi software si estende capillarmente anche ad altri campi: si prevede, almeno fino al 2020, una crescita annuale del mercato superiore al 60%.

Cosa s’intende esattamente per RPA?
Nella definizione di “Robotic Process Automation” rientrano tutti quei software “intelligenti” in grado di svolgere le attività di una risorsa umana, sostituendosi efficacemente ad essa anche nell’interazione con altre applicazioni. Acquisizione e inserimento dati, controlli, verifiche e spunte: il livello di automazione raggiunto dai nuovi programmi permette di sollevare l’operatore umano da compiti gravosi in termini di ripetitività e monotonia.

I vantaggi della RPA Sono molti gli aspetti che rendono la RPA molto più efficace rispetto ai classici sistemi di automazione nell’efficientare i processi di back office - processi lunghi, noiosi e ripetitivi.
Ecco i principali:

  • Notevole riduzione del margine d’errore nell’esecuzione dei task
  • Aumento della velocità di svolgimento dei processi
  • Esecuzione contemporanea di processi diversi, anche lunghi, che richiedono l’impiego di sistemi e applicazioni differenti
  • Possibilità di pieno controllo e verifica costante dei processi e degli errori riscontrati nel corso della loro esecuzione
  • Assenza d’impatto sui sistemi informativi preesistenti, che non necessitano di alcun adattamento o variazione, e tempi rapidi d’installazione
  • Bassi costi d’implementazione rispetto a quelli necessari per la remunerazione di una risorsa umana, interna o esterna

Consigli per una corretta implementazione

L’implementazione della RPA non richiede l’impiego di profili IT altamente specialistici, essendo la sua programmazione piuttosto semplice. Ciò non significa, però, che non si debba tener conto di alcuni delicati aspetti, la cui sottovalutazione potrebbe compromettere l’efficacia stessa del sistema e, dunque, il raggiungimento degli obiettivi prefigurati in termini di ROI (Return Of Investment) a fronte dell’investimento effettuato per la sua stessa implementazione.

Oltre ad aspetti meramente tecnici afferenti ai protocolli ingegneristici del software - quali la gestione degli errori, la sicurezza dei dati e le procedure di disaster recovery da concepire all’interno di un più ampio piano di continuità operativa - ve ne sono altri di natura organizzativa che è necessario considerare in fase preliminare.

Si tratta, dunque, di valutare attentamente, ancor prima di procedere a qualunque installazione, quali processi di back office automatizzare, con quale priorità e con quali ritorni attesi; come assicurare la manutenzione del sistema e come far fronte ai cambiamenti organizzativi che inevitabilmente interverranno nella struttura aziendale a fronte della realizzata automazione.

A proposito di quest’ultimo punto, in particolare, è opportuno far luce su un altro aspetto decisivo dell’implementazione della RPA: il suo impatto sull’impiego di risorse umane. Solo una visione superficiale può indurre a pensare che essa origini una riduzione delle figure necessarie per un corretto svolgimento dei processi aziendali.

Al contrario, proprio come già avvenuto in passato, invece di sostituirsi agli operatori umani, la RPA richiederà l’affiancamento di figure specializzate, che dovranno dotarsi di nuove e più complesse competenze al fine di supervisionare le attività robotiche, oltre che interpretarne e analizzarne i risultati.

In altre parole, grazie all’automazione robotica la forza lavoro sarà liberata da incombenze di back office faticose, perché monotone e poco stimolanti, per passare ad attività analitiche e creative certamente più appaganti.