ecco come gestire il budget con excel in modo semplice.

11/04/2019 09:39:02

Grandi aziende e PMI devono prestare molta attenzione alla gestione del budget e al controllo delle spese: due operazioni fondamentali per identificare le eventuali opportunità di risparmio, determinare con precisione l’uso futuro delle proprie finanze e avere una chiara idea delle uscite. Il software più utilizzato per organizzare e analizzare al meglio le spese, fare confronti con il budget e visualizzare graficamente tutte queste operazioni è sicuramente Microsoft Excel. Ma come farlo in maniera rapida e veloce? Te lo diciamo noi.

Per sistemare tutte le voci in un’unica cartella elettronica possiamo inserire 4 diversi fogli al suo interno, suddivisi per Budget, Costi, Riepilogo e Grafico. In questo modo sarà semplice avere sempre a portata di mano una panoramica completa della situazione economica. Vi consigliamo di aprire e aggiornare questi fogli quotidianamente così da avere in ogni momento un documento davvero completo, senza correre il rischio di perdere importanti informazioni strada facendo.

Come creare un foglio Excel per la gestione finanziaria

Per prima cosa avviate il programma e aprite una nuova cartella di lavoro, ossia un file che contiene uno o più fogli, attraverso i quali organizzeremo al meglio tutti i dati in vostro possesso. All’interno del software potrete già scegliere di creare un file a partire da una cartella di lavoro vuota o da un modello predefinito. Scegliete di creare un Nuovo file Excel all’interno del quale aprirete 4 fogli diversi, suddivisi in questo modo:

  • Foglio Budget: dove dovranno essere inserite tutte le spese in essere e le stime delle spese che si ha intenzione di sostenere in un determinato periodo, dividendo il foglio di lavoro per trimestre, quadrimestre o anno a seconda del bisogno.
  • Foglio Costi: in questa tab si dovrà tenere traccia di tutte le spese sostenute dall’impresa, specificando di volta in volta cifre aggiornate e data dell’operazione. Le spese dovranno essere le stesse che troviamo nel campo Spese del foglio Budget in modo tale che ogni volta che si andrà ad aggiungere una nuova voce di spesa nel primo foglio, questa verrà riportata in modo automatico anche nel Foglio Costi.
  • Foglio Riepilogo: all’interno di questo spazio di lavoro si andrà a creare uno specchio che riprende tutti i dati inseriti nei precedenti fogli per creare una somma di tutti i costi e avere una panoramica generale in base al budget che era stato selezionato. È possibile creare riepiloghi decidendo un determinato lasso di tempo da prendere in considerazione o i totali ed avere così soggetti e dati organizzati per colonne.
  • Foglio Grafico: come il riepilogo, questo foglio di lavoro consente di sommare tutte le informazioni precedentemente inserite e consegnarci dei dati importanti per gestire al meglio le spese dell’azienda. Per farlo è necessario selezionare l’intervallo dei dati che ci interessa, fare clic su Inserisci, premere il pulsante Grafici consigliati e selezionare quindi il tipo di grafico che si preferisce tra istogramma, a barre, a linee, a torta o gli altri presenti.

Gestire il budget e le spese con Excel può sembrare complicato, ma è fondamentale: con un po’ di impegno ed esperienza questo foglio di lavoro diventerà un prezioso ed essenziale alleato per il tuo business. Utile per monitorare le attività in corso e future ed intervenire tempestivamente in caso di criticità.