come organizzare un meeting aziendale in poche semplici mosse

24/04/2018 12:55:35

Pianificare in modo corretto una conferenza aziendale può essere un'occasione per mettere in mostra le proprie capacità all'interno della propria azienda e acquisire visibilità. La pianificazione è essenziale e nulla deve essere lasciato al caso: dal programma alla location, dagli ospiti al cibo, dalle sedute confortevoli all'aria condizionata. Non c'è possibilità di realizzare un buon evento aziendale di questo tipo senza una buona pianificazione preliminare.

Sapere cosa è necessario fare procedendo in base a tempi prestabiliti e seguendo metodi molto chiari è l'unico modo per rimanere organizzati e concentrati dall'inizio alla fine. A prescindere dall'entità dell'evento, è sempre una buona regola lavorare in squadra delegando responsabilità e suddividendo i compiti. È quasi impossibile che una sola persona possa occuparsi di tutto, è quindi necessario disporre di un team o, nei casi più complessi,  farsi affiancare eventualmente da un organizzatore di eventi professionale. 

1. Il primo step fondamentale per la riuscita di una conferenza è avere ben chiaro lo scopo per cui viene organizzata: conoscerne infatti gli obiettivi sarà indispensabile per decidere la sede più appropriata, le dimensioni, i relatori, l'agenda, il target di riferimento e il numero degli invitati. Partendo dalla missione specifica del meeting, è di grande utilità quindi procedere con una fase di brainstorming per decidere insieme quali temi affrontare. 

2. Una volta chiarito lo scopo ed elencate le tematiche in oggetto, è il momento di impostare un budget. All'interno di questa delicata fase è necessario includere tutte le categorie interessate facendo una vera e propria lista di ciò che serve e dei relativi costi: è importante gestire questi dati con un discreto margine di flessibilità mantenendo la mente aperta a tutte le possibili alternative, riducendo o modificando le opzioni finché il piano non rientri nei limiti di spesa prefissati. 

3. A questo punto si può cominciare la ricerca delle date disponibili, considerando che il periodo di pianificazione di un meeting aziendale deve essere fatto con qualche mese di anticipo in modo da avere tutto il tempo necessario per definire ogni minimo dettaglio. I due elementi che maggiormente influiscono sulla definizione della data sono la disponibilità della location in grado di ospitare, per tipologia e dimensione, l'evento e la presenza dei nomi più importanti invitati come relatori. Come criterio generale, è bene ricordare che un evento ha maggior probabilità di successo se non viene scelto in concomitanza di giorni di vacanza o festività. Un ulteriore controllo preventivo è quello di verificare che la scelta della data non coincida con alcun altro evento di settore a cui potrebbe partecipare lo stesso pubblico.

4. Fissata la data, si può procedere con la prenotazione della sede e con gli accordi con fornitori e oratori. A quest'ultimi sarà opportuno inviare, oltre alla data e l'orario della riunione, anche qualsiasi altro materiale necessario, con particolare attenzione all'ordine del giorno e all'agenda completa dell'incontro. Tali inviti dovranno essere spediti con largo anticipo in modo da avere l'elenco completo delle presenze confermate almeno un mese prima dell'evento aziendale. 

5. Ogni tipo di meeting, che sia interno o esterno all'azienda, dovrebbe essere pubblicizzato: nel primo, la pubblicità servirà a stimolare i dipendenti, nel secondo, a fornire i motivi per partecipare facendo sapere di cosa tratta l'incontro. A questo proposito, bisogna ricordarsi che il branding è essenziale e, per questo motivo, è importante assicurarsi che il logo aziendale sia ben visibile sul programma dell'evento, sui documenti e sui blocchi per appunti da fornire ai partecipanti. 

6. Una fase che spesso viene sottovalutata, ma che darà particolare dimostrazione della cura di un'organizzazione ineccepibile, è la valutazione dell'evento: raccogliere feedback concreti attraverso un breve questionario da distribuire ai partecipanti sarà un ottimo sistema per verificare se lo scopo prefissato sia stato raggiunto.