meeting aziendali: 5 regole d'oro per conquistare i partecipanti

05/08/2016 10:50:14

I meeting o riunioni aziendali sono spesso ritenute una perdita di tempo o un’inutile interruzione del lavoro, specialmente se non sono gestite nel modo giusto. A questo problema non sono immuni nemmeno i colossi del digitale – basti pensare a Facebook e alle strategie messe a punto dallo stesso Zuckerberg per migliorare l’efficacia dei meeting aziendali. Il punto è soprattutto quello di riuscire a non perdere tempo durante la riunione, magari fornendo i materiali di discussione in anticipo a tutti i partecipanti, e di avere chiari gli obiettivi da raggiungere in ciascun incontro. 

Ecco dunque 5 regole d’oro per gestire al meglio tempo ed energie nei meeting aziendale, rendendo i partecipanti decisamente più “partecipi”.

  1. Avere un ordine del giorno ben preciso a cui attenersi: stabilire una scaletta e chiarire a tutti i partecipanti gli obiettivi, le motivazioni e le linee generali entro cui si deve svolgere la discussione richiede senza dubbio uno sforzo organizzativo ulteriore, ma ripaga ampiamente rendendo ciascun meeting ben focalizzato e davvero utile per trovare soluzioni o affrontare eventuali problemi. Inoltre, se ciò che è in agenda viene deciso in anticipo, è possibile anche fornire i materiali per la discussione ai partecipanti qualche giorno prima. In questo modo ci sarà anche occasione per inviare un reminder della riunione a cui tutti potranno arrivare in parte già preparati.
  2. Ridurre il numero dei partecipanti allo stretto necessario: le riunioni svolte tra un numero ristretto di persone sono spesso quelle più efficaci. È possibile, in questo modo, evitare di allungare i tempi di discussione e di aggiornare dipendenti che non sono direttamente interessati dagli argomenti da trattare. 
  3. Puntualità e durata: fare in modo che tutti, compresi gli organizzatori, arrivino in orario al meeting è essenziale sia per evitare ritardi e allungamenti dei tempi, sia per stabilire un approccio rigoroso e chiaro. Al tempo stesso, la richiesta di puntualità deve essere compensata da una durata ridotta, e preferibilmente già stabilita in precedenza, degli incontri. Questo aspetto contribuirà ad aumentare la partecipazione e il coinvolgimento dei dipendenti.
  4. Coinvolgere al massimo i partecipanti: per una buona riuscita di un meeting aziendale i partecipanti devono essere il più possibile coinvolti. Il leader, in questo caso, può come chiedere a tutti di esprimere un’opinione su uno dei punti in discussione, evitando di intervenire per primo e di intimorire così i partecipanti a parlare pubblicamente.
  5. Esplicitare gli esiti della riunione: per evitare che un meeting si trasformi in un insieme di chiacchiere vaghe e fumose, è necessario saper tirare le fila di quanto discusso, ed esplicitare a conclusione dell’incontro quali sono gli esiti finali a cui si è pervenuti. Tutti i partecipanti devono avere ben chiaro cosa è stato deciso e quali sono le conseguenze pratiche o le azioni da intraprendere di conseguenza.