offerte di lavoro addetto back office

Il lavoro di back office riguarda la mansione svolta dalla figura professionale che, all'interno delle aziende, verifica, controlla e gestisce tutte le procedure di tipo amministrativo e organizzativo che hanno a che fare con le vendite.

Un back office commerciale è un impiegato che ha il compito di occuparsi dei clienti acquisiti di un'azienda e della gestione dei loro ordinativi. È l'addetto che trascrive i dati degli ordini, li inserisce nei programmi gestionali e controlla che non sia presente alcun genere di errore. Tiene nota delle operazioni contabili e si occupa della documentazione amministrativa. In ogni azienda, qualsiasi sia il settore economico, un servizio di back office commerciale efficiente contribuisce ad una corretta comunicazione tra il reparto vendite e il resto del personale aziendale.

Si tratta di una posizione professionale riservata a persone in possesso di competenze specialistiche. L'attività principale consiste nel supporto al team di vendita. Per conoscere le mansioni richieste ad un back office commerciale, ecco quali sono le attività principali che questo professionista deve essere in grado di svolgere durante l'attività lavorativa quotidiana:

• gestione degli ordini di vendita: raccoglie gli ordinativi ricevuti da personale addetto alle vendite, rappresentanti, agenti, commessi. Tiene sotto controllo l'andamento dei pagamenti e di eventuali resi, annotando in modo costante le date di consegna. Inserisce i dati negli appositi programmi gestionali e controlla che non ci siano errori.

• gestione del database delle anagrafiche dei clienti e dei fornitori: mantiene aggiornato il database di clienti e fornitori, aggiungendo le informazioni necessarie.

• predisposizione della documentazione relativa alle vendite: prepara le bolle di trasporto e le fatture, in collaborazione con il reparto contabilità.

• elaborazione di preventivi e di offerte commerciali: lavora spesso a stretto contatto con l'ufficio marketing per mettere in atto campagne promozionali di vendita.

• esecuzione di attività amministrative: si occupa particolarmente di effettuare controlli periodici sul fatturato e sulle vendite.

• elaborazione dei report: ha il compito di predisporre la reportistica periodica per l'ufficio marketing e per la direzione aziendale.

• archiviazione documenti: svolge la mansione di archiviare le copie degli ordini e degli atti di vendita. L'archiviazione può essere analogica o digitale. Spesso, viene ancora effettuata in entrambe le forme.

• pianificazione del lavoro del team di vendita: tiene copia degli appuntamenti di ogni addetto e si occupa della gestione dell'agenda. Comunica in modo regolare con i venditori, siano essi agenti o rappresentanti, per concordare gli incontri con i clienti.

• gestione di spedizionieri e corrieri: in collaborazione con l'ufficio logistica, pianifica le eventuali spedizioni di merci e prodotti.

Hai le competenze contabili e amministrative, le capacità relazionali e l'attitudine ad affrontare le problematiche di vendita utili per lavorare come back office commerciale? Se la risposta è sì, allora continua a leggere per scoprire quali sono le competenze e le qualifiche di cui hai bisogno per avere successo nel ruolo di back office commerciale.

Il ruolo professionale di un back office commerciale prevede lo svolgimento di compiti che non si limitano ad attività di tipo contabile e amministrativo. La sua è un'occupazione che tocca moltissimi settori aziendali, dalla logistica al marketing, dal customer care alla gestione della comunicazione tra reparti.

Lo stipendio medio in Italia che può percepire un back office commerciale è di circa € 22.000 lordi annui per una posizione entry-level. I lavoratori con un'esperienza media arrivano a cifre intorno a € 26.000 annui, mentre i lavoratori con un bagaglio di esperienza più sostanzioso possono ottenere un salario base intorno a € 31.000. A queste cifre, a seconda del settore economico dell'azienda in cui lavora e quindi del contratto nazionale di categoria, devono poi essere aggiunti eventuali bonus legati alla produttività o al fatturato annuale. La figura professionale del back office commerciale è molto ricercata, essendo un professionista che svolge mansioni di supporto essenziali per l'attività di vendita. A seconda del settore aziendale, sono previsti anche benefici di tipo particolare come le indennità sanitarie e assicurative e i benefit previdenziali. Le aziende più innovative propongono spesso la frequenza di corsi di aggiornamento e di specializzazione in settori particolari di mercato.

Lo stipendio di un back office commerciale può essere influenzato dal settore economico dell'azienda, dal tipo di ruolo ricoperto e da particolari qualifiche eventualmente richieste per ricoprire la posizione. Mentre le grandi aziende hanno un'organizzazione lavorativa molto strutturata, le piccole realtà industriali e le start-up offrono posizioni lavorative in cui l'attività di back office commerciale viene svolta insieme alla contabilità interna.

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La distinzione tra i lavoratori di questo settore professionale si basa sull'operatività geografica dell'azienda:

• back office commerciale interno o nazionale: tradizionalmente, è la figura professionale che opera all'interno di un'azienda che lavora in modo esclusivo, o almeno prevalente, con clienti e fornitori nazionali. In realtà, in un mondo globalizzato, questa posizione sta scomparendo per lasciare spazio ad una figura intermedia, in grado di operare indifferentemente con tutti i mercati.
• back office commerciale estero o internazionale: lavora in aziende che hanno notevoli contatti con l'estero e che si occupano prevalentemente di import-export. Questa figura gestisce i rapporti con i clienti esteri e, in genere, lo fa dal momento del primo contatto fino alla chiusura della trattativa. Ovviamente, il back office commerciale estero, oltre alle competenze contabili e organizzative, deve possedere ottime conoscenze di lingue straniere.

Per riuscire a ricoprire il ruolo di back office, i percorsi formativi che è necessario aver seguito sono fondamentalmente di due categorie. Il diploma di istruzione secondaria superiore conseguito presso un Istituto tecnico commerciale o un altro istituto superiore, spesso completato dalla frequenza di corsi di specializzazione, consente di iniziare a lavorare nel settore. In alternativa, è consigliabile possedere una laurea, triennale o magistrale, in discipline economiche. In entrambi i casi, sono essenziali buone competenze di informatica e la conoscenza approfondita di una o più lingue straniere:

• diploma di scuola media superiore: l'istituto superiore che indirizza naturalmente verso questa professione è l'Istituto Tecnico Commerciale. Questa scuola superiore fornisce le competenze di base in materia di contabilità e tecniche di commercio.
• laurea in materie economiche: il diploma di laurea in materie economiche offre naturalmente maggiori opportunità nella ricerca di lavoro come back office commerciale. Molto richiesto dalle aziende e apprezzato in fase di analisi del curriculum è aver frequentato corsi sulle strategie di marketing e sui mercati.
• stage e corsi di perfezionamento: per conseguire le competenze più utili e approfondire le proprie conoscenze tecniche è molto utile l'esperienza diretta con l'affiancamento ad un operatore esperto in grado di dare consigli e suggerimenti. In alternativa esistono molti corsi di qualifica, a partire da quelli linguistici, fino ai corsi specialistici in informatica e uso di applicazioni gestionali.

capacità e competenze

Tra le capacità richieste a questo professionista possiamo trovare sia competenze tecniche che soft skills:

• grande precisione, concentrazione e attenzione ai dettagli: una delle soft skills più determinanti per un'attività produttiva è l'attenzione che un buon back office commerciale deve mettere in ogni momento del proprio lavoro. La cura nell'elaborazione dei dati contabili e amministrativi è sempre indice di sicurezza e correttezza, in un'attività professionale basata sulla trasparenza.
• competenze approfondite sulle tecniche di contabilità e amministrazione: logicamente, il back office commerciale deve essere in grado di applicare alla perfezione i tradizionali principi contabili. La capacità di gestire le pratiche di clienti e fornitori completa le sue competenze di natura tecnica.
• conoscenze delle strategie di marketing e di vendita: una corretta applicazione delle più efficaci strategie di marketing durante la preparazione di campagne e offerte può determinare un notevole incremento della produttività e quindi dei risultati economici aziendali positivi.
• predisposizione al lavoro in team: il back office commerciale, sebbene possa anche operare da solo, viene spesso coinvolto nell'organizzazione aziendale insieme ai colleghi addetti alle vendite. È buona norma possedere una spiccata predisposizione al lavoro di squadra per incrementare i risultati.
• capacità di utilizzare varie applicazioni informatiche: il back office commerciale utilizza molto il computer, sia come strumento di archiviazione dati che come mezzo di comunicazione veloce. Deve, quindi, avere dimestichezza con fogli elettronici, programmi di scrittura e gestionali, database, posta elettronica e sistemi di archiviazione digitale.
• capacità di comunicazione e di instaurare relazioni: sebbene la sua non sia un'attività che si svolge in modo costante a stretto contatto con i clienti, sono comunque necessarie ottime doti comunicative per fare in modo che le dinamiche aziendali procedano senza intoppi.
• capacità di lavorare in multitasking: le competenze organizzative costituiscono la caratteristica principale di questa figura professionale. Il back office commerciale deve essere in grado di portare avanti contemporaneamente più attività, mantenendo efficiente l'organizzazione, sia per il proprio lavoro che per quello degli altri addetti dell'azienda.