Il lavoro di data entry implica un’eccezionale capacità di dattilografia e conosce le applicazioni informatiche. La sua attività consiste in un lavoro d’ufficio che comporta l’inserimento di dati nei computer. Trascrive le registrazioni vocali e trasferisce dati in fogli di calcolo. Presta servizio in diversi ambiti del settore impiegatizio (sanitario, finanziario, dei trasporti, della vendita al dettaglio…).

L'inserimento dei dati si concentra sull'immissione di informazioni in vari file, registri e software. Quando si effettua l'inserimento dei dati, le informazioni raccolte si inseriscono in un database o in applicazioni come Word. L’inserimento dati comporta molto lavoro al computer, ma alcuni professionisti effettuano trascrizioni anche in documenti cartacei o registrazioni audio. 

I professionisti dell'inserimento dati spesso inseriscono i nuovi clienti nel database di un'azienda, trascrivono le note di una riunione in un documento ufficiale o inseriscono le informazioni finanziarie nei software di contabilità. Tutto ciò che comporta la scrittura, la digitazione o l'inserimento di informazioni riguarderanno offerte di lavoro per data entry. Il livello di responsabilità di questi professionisti può arrivare a diversi gradi: mentre alcuni inseriscono enormi quantità di dati di routine in un software di base, altri smistano le informazioni e decidono come utilizzare al meglio i vari dati in loro possesso.

Il campo dell'inserimento dati è molto ampio. La maggior parte delle persone immagina l'inserimento dati come un lavoro svolto dagli impiegati amministrativi di un ufficio. In effetti molti uffici assumono personale per l'inserimento dati, tuttavia, quasi tutti i settori hanno bisogno di questi professionisti. Si possono trovare lavori di inserimento dati nell'industria, nell'ospitalità, in ambito manifatturiero, negli ambienti creativi e altro ancora. Qualsiasi settore che preveda l'archiviazione di informazioni ha bisogno di un lavoro di inserimento dati.

Ritieni che lavorare come addetto/a inserimento dati possa adattarsi alle tue capacità amministrative e informatiche? Cerca subito le offerte di lavoro come data entry che fa per te o continua a leggere per scoprire quali sono le competenze e le qualifiche necessarie per ricoprire al meglio un ruolo di inserimento dati a livello professionale.

Il data entry generalmente ha il compito di raccogliere e inserire all’interno di un foglio di calcolo i dati relativi alle operazioni dell’azienda per la quale presta servizio. In seguito, controlla che questi dati siano corretti e precisi, organizzandoli in maniera ordinata e comprensibile a tutti. Può anche occuparsi di alcune mansioni amministrative in ufficio.

Le aziende hanno la possibilità di pagare gli addetti all'inserimento dati in diversi modi. Mentre alcune compagnie pagano su base oraria, altre preferiscono una tariffa mensile o in base ai caratteri per minuto. A volte un operatore di data entry viene pagato anche per parola o per minuto di audio. Secondo le stime degli stipendi medi in Italia nel 2022, un addetto all'inserimento dati guadagna circa € 15.000 all’anno. I data entry con più esperienza ricevono solitamente uno stipendio maggiore rispetto a chi ricopre una posizione entry-level. I professionisti più qualificati infatti possono raggiungere stipendi di oltre € 23.000 l’anno.

quali fattori influenzano lo stipendio di un data entry?

Gli stipendi dei professionisti dell'inserimento dati variano molto perché le mansioni sono diverse. Ad esempio, un lavoro può comportare il semplice inserimento di dati dei clienti in un foglio di calcolo, mentre un altro può prevedere l'utilizzo di programmi complessi e l'impiego di attrezzature altamente specializzate. In generale, le mansioni più complesse che richiedono un lavoro indipendente hanno una retribuzione più elevata. Lo stipendio è più alto anche se si lavora come professionista dell'inserimento dati a tempo pieno invece che come assistente part time. Anche la posizione lavorativa influisce sulla retribuzione. Se l'azienda è di alto livello o in una zona dove il costo della vita è elevato, lo stipendio sarà più alto.

All’interno di questa professione, a seconda della sede di lavoro, esistono due tipi di posizioni:

• inserimento dati a distanza: i professionisti dell'inserimento dati a distanza svolgono i loro compiti in una sede remota. L'orario di lavoro viene scelto in base al carico di lavoro e al fuso orario dei clienti. La maggior parte dei datori di lavoro paga i data entry che lavorano da remoto per progetto, o per numero di parole, anziché con una retribuzione oraria.
• inserimento dati interno: i professionisti dell'inserimento dati interni all’azienda completano le attività di inserimento dati per un cliente o per più clienti interni. Si tratta di lavori di inserimento dati come la trascrizione, e si riceve una retribuzione oraria per il lavoro svolto. Alcuni datori di lavoro offrono anche tutti i benefici collegati all’occupazione a tempo pieno.

Per diventare un professionista dell'inserimento dati, è necessario possedere le seguenti qualifiche:

• corso universitario: per diventare data entry è consigliabile conseguire una laurea breve; non è necessaria una laurea magistrale per ottenere questo tipo di occupazione. Tuttavia, l'acquisizione di maggiori competenze migliora le prospettive di carriera. È preferibile quindi frequentare un corso di laurea di secondo livello, preferibilmente in materie informatiche. Alcuni addetti all'inserimento dati possiedono una laurea in materie economiche.
• esperienza lavorativa: per diventare un professionista dell'inserimento dati, un'esperienza precedente in un ruolo simile è un vantaggio. Si può iniziare con stage e apprendistato per sviluppare le proprie capacità di dattilografia e di inserimento dati.

capacità e competenze

Tra le competenze richieste a un data entry vi sono:

• competenze informatiche: è necessario avere dimestichezza con i programmi informatici, poiché, durante l’attività giornaliera, si inseriscono e si modificano dati elettronici. È necessario essere in grado di utilizzare Microsoft Office, scanner e stampanti.
• competenze linguistiche: un addetto all'inserimento dati di livello professional deve avere ottime capacità di lettura e scrittura. Il lavoro prevede la stesura di documenti ed è indispensabile essere preparati anche a svolgere un’accurata correzione di bozze per evitare errori.
• automotivazione: spesso il lavoro procede senza nessuna forma di supervisione e bisogna essere particolarmente motivati a portare a termine i propri compiti. A volte tali compiti possono essere ripetitivi; senza una buona motivazione, non sarebbe possibile portarli a termine nei tempi prefissati.
• attenzione ai dettagli: il professionista che si occupa di data entry deve essere orientato ai dettagli per fornire un lavoro di alta qualità. L'obiettivo principale, infatti, è quello di inserire e memorizzare informazioni accurate nei database dei computer.