smart working: cosa dice la normativa per le aziende

06/02/2021          17:00:00

Modalità di lavoro agile, smart working o lavoro da remoto sono tutte espressioni utilizzate per descrivere una realtà sempre più diffusa nelle aziende non solo a livello globale, ma anche in Italia. Dal quadro normativo di riferimento, agli orari e ai luoghi di lavoro, passando per le disposizioni sulla sicurezza, vediamo tutto quello che c’è da sapere sullo smart working.

come viene definita la modalità di lavoro agile?

Per lavoro agile si intende “una modalità di esecuzione del rapporto di lavoro subordinato stabilita mediante accordo tra le parti, anche con forme di organizzazione per fasi, cicli e obiettivi e senza precisi vincoli di orario o di luogo di lavoro, con il possibile utilizzo di strumenti tecnologici per lo svolgimento dell’attività lavorativa”.

esiste una legge sullo smart working?

Sì. Lo smart working per le aziende italiane è regolato dalla legge 81 del 22 maggio 2017, “Jobs Act lavoro autonomo”. Qualunque organizzazione che decida di attivare forme di lavoro a distanza è tenuta a rifarsi a questa normativa e rispettarne le regole. Inoltre, prima di implementare lo smart working, il datore di lavoro e il dipendente devono stipulare un accordo scritto che ne disciplina lo svolgimento.

cosa stabilisce l’accordo individuale per lo smart working?

Nell’accordo stipulato tra le parti devono essere esplicitati i requisiti della collaborazione, la durata, il tempo e la modalità di recesso, nonché le misure per la tutela della salute e sicurezza. Nell'accordo in forma scritta, quindi, è necessario descrivere quelle che saranno le modalità di esecuzione della prestazione lavorativa al di fuori delle sedi aziendali. È, infine, necessario esplicitare il potere direttivo dei superiori, gli strumenti da impiegare, gli orari e i tempi di riposo.

come è strutturato un accordo individuale di smart working?

Ecco un fac simile di un accordo di smart working che datore di lavoro e dipendente devono sottoscrivere. (Fonte: Studio Cataldi)

accordo individuale smart working

cos’altro stabilisce l’accordo per il lavoro agile?

Nell'accordo che definisce il rapporto di smart working devono essere specificati anche i termini di recesso. Per quanto riguarda i lavori a tempo indeterminato, in ogni caso, il preavviso non può essere inferiore ai 30 giorni, con la sola eccezione del recesso con giustificato motivo. Nel caso di lavoratori disabili, il limite non può essere inferiore a 90 giorni.

l’accordo è necessario anche durante l’emergenza covid? in cosa consiste il regime semplificato introdotto in fase emergenziale?

Per arginare la diffusione del coronavirus, il governo, nell’ambito della normativa emergenziale, ha riconosciuto la possibilità di fare ricorso al remote working anche in assenza dell’accordo normalmente previsto dalla normativa. Si è parlato a questo proposito di smart working semplificato. Nel medesimo contesto si è previsto inoltre che gli obblighi di informativa di cui all’art. 22 della legge 22 maggio 2017, n. 81, possano essere assolti in via telematica anche ricorrendo alla documentazione resa disponibile sul sito dell’Istituto nazionale assicurazione infortuni sul lavoro e che le comunicazioni al Ministero del lavoro possano essere rese in modalità semplificata”.

fino a quanto dura lo smart working semplificato?

Ad oggi l’articolo 90 del Decreto rilancio come da ultimo prorogato dal D.L. n. 183/2020 (cfr. articolo 19-allegato n. 1, punto n. 29) prevede la possibilità, fino alla cessazione dello stato di emergenza e comunque non oltre il 31 marzo 2021, di ricorrere allo smart working con un regime semplificato rispetto a quello “ordinario” previsto dalla normativa generale sullo smart working di cui alla Legge n. 81/2017.

esistono degli uffici per lo smart working?

Le attività lavorative in regime di lavoro agile possono essere svolte sia all’interno degli spazi messi a disposizione dall’azienda, sia all’esterno di questi. Lo smart worker non è vincolato ad una postazione fissa e può svolgere le proprie prestazioni mediante gli strumenti tecnologici atti a lavorare da remoto.

come funzionano gli orari di lavoro per lo smart working?

Per quanto riguarda gli orari di lavoro della modalità a distanza, gli smart worker hanno gli stessi diritti e doveri dei normali dipendenti. I limiti per la durata massima del turno giornaliero e per il monte ore settimanale sono, quindi, quelli stabiliti a livello di contrattazione collettiva. Questo per garantire ai lavoratori il diritto a svolgere la propria attività nel rispetto dei tempi di vita del diritto alla disconnessione (leggi anche: diritto alla disconnessione, cos’è e come funziona in Italia).

cosa prevede la norma sulla sicurezza in smart working?

La normativa spiega che il dipendente è tenuto a osservare le necessarie misure di prevenzione disposte dal datore di lavoro per fronteggiare i rischi connessi all'esecuzione della prestazione all'esterno dei locali aziendali. Oltre questo, bisogna precisare che il lavoratore ha diritto alla tutela contro gli infortuni e contro le malattie professionali anche per quanto riguarda l'attività lavorativa svolta da remoto.

quali sono le tutele assicurative per lo smart worker?

L’articolo 23 della legge 81 estende la tutela Inail anche al dipendente in modalità di lavoro agile. L’infortunio sul lavoro, per essere definito tale, deve avere diretta connessione con la prestazione lavorativa “anche con riguardo alla fattispecie dell’infortunio in itinere”, ovvero quello che può occorrere nel percorso di andata e ritorno dalla propria abitazione al luogo prescelto per la propria attività, esterno ai locali aziendali.

quali sono le responsabilità del datore di lavoro?

L’articolo 18 della legge 81 spiega che “il datore di lavoro è responsabile della sicurezza e del buon funzionamento degli strumenti tecnologici assegnati al lavoratore per lo svolgimento dell’attività lavorativa”. Spetta, inoltre, al datore di lavoro stilare, con cadenza annuale, un’informativa scritta, indirizzata al dipendente e al rappresentante dei lavoratori per la sicurezza, nella quale vengano evidenziati “i rischi generali e i rischi specifici connessi alla particolare modalità di esecuzione del rapporto di lavoro”. Anche la denuncia di eventuali infortuni è compito del datore di lavoro, il quale ha l’obbligo di segnalarli all’Inail.

si può beneficiare dei permessi della legge 104 in smart working?

Così come i dipendenti che lavorano in presenza in azienda, anche i lavoratori agili hanno diritto a ferie, malattie e permessi, compresi quindi quelli previsti dalla legge 104. La normativa emergenziale inoltre ha riconosciuto e prevede tuttora il diritto o comunque l’accesso prioritario allo smart working a specifiche categorie di lavoratori individuate dalla stessa normativa, che è comunque, vale la pena sottolinearlo visto il permanere dello stato emergenziale, in costante evoluzione ed emergenziale.

come organizzare lo smart working al meglio in azienda?

Per un’efficace gestione comunicativa sia “dall’alto verso il basso”, sia “dal basso verso l’alto”, ecco alcuni punti chiave da seguire (leggi anche: le politiche attive del lavoro per motivare i dipendenti in smart working e sviluppare competenze trasversali)

  • Empatia e ascolto attivo: è necessario mettersi nei panni dell’interlocutore, in modo da cogliere sia ciò che sta dicendo ma, soprattutto, il non detto
  • Capacità di muoversi nell’incertezza: i lavoratori tendono a dare maggiore fiducia a chi sa dare una prospettiva credibile di riuscita anche nei momenti più complessi (scopri i risultati della HR Trends & Salary Survey 2020 di Randstad)
  • Comunicazione trasparente: è necessario evitare una comunicazione ridondante e poco chiara che rischia di generare un clima di sfiducia. Anche l’ammissione di non avere tutte le risposte nel momento in cui si parla può essere una strategia consigliabile nell’ottica di una comunicazione trasparente