8 errori da evitare nella gestione della forza lavoro da remoto.

13/09/2021 17:00:00

Il Covid-19 ha influito sulle aziende in molti modi. Alcuni settori (in particolare quello dell'assistenza sanitaria) hanno dovuto rispondere a un improvviso e significativo aumento della domanda di servizi e ciò ha portato a una maggiore esigenza di personale. Altri, come il settore di viaggi e ospitalità, sono stati costretti a ridimensionare la propria forza lavoro in seguito all'arresto delle attività di consumo e svago su cui si basavano.

Una delle conseguenze più comuni della pandemia per le organizzazioni, come tutti sappiamo, è stata l'aumento del lavoro a distanza, misura consigliata da governi e autorità sanitarie per contrastare la diffusione del virus.

Una ricerca di PwC indica che si tratterà probabilmente di un "cambiamento persistente" nelle modalità operative delle aziende. Quasi otto intervistati su dieci (78%) durante il CEO Panel Survey condotto dalla società prevedono che la collaborazione da remoto continuerà anche con il ritorno alla normalità. Anche gli ambienti di lavoro a bassa densità (61%) e la gig economy (54%) sono stati identificati come tendenze durature.

Se la gestione della forza lavoro da remoto rappresenta una nuova sfida, è importante conoscere alcuni degli errori e delle insidie più comuni da evitare.

mancato supporto all’equilibrio tra vita professionale e privata.

I dipendenti abituati a un ambiente di lavoro tradizionale possono riscontrare una serie di complessità nel passaggio ad una realtà permanente di lavoro da remoto. Ad esempio nel mantenimento di un buon equilibrio tra lavoro e vita privata. Il lavoro a distanza può migliorare questo aspetto, permettendo di recuperare il tempo prima trascorso per gli spostamenti da e verso l'ufficio. Tuttavia, può anche rendere labili i confini tra lavoro e vita domestica.

Per questo è bene invitare il personale a creare una netta distinzione tra realtà professionale e personale dedicando uno spazio della casa unicamente al lavoro. Quando è ora di fare una pausa o di fermarsi del tutto, la soluzione migliore è spostarsi in un altro ambiente per distrarsi dalla logica lavorativa. Si può inoltre consigliare ai dipendenti di disattivare le e-mail e notifiche di lavoro al di fuori dell'orario dedicato. L'accesso immediato agli strumenti di comunicazione, infatti, può far sì che le persone si sentano costantemente disponibili e con la mente rivolta al lavoro, rischiando il burnout.

L'introduzione di misure mirate per aiutare il personale a mantenere un buon equilibrio tra vita professionale e privata può rivelarsi essenziale per il benessere mentale, soprattutto nei periodi di forte stress e ansia. Questa deve essere una priorità per i datori di lavoro nell'era post-Covid. Secondo gli esperti del Cedars-Sinai Medical Center, è probabile che la pandemia abbia conseguenze a lungo termine per la salute mentale

routine quotidiana non strutturata.

I dipendenti abituati a uno spazio di lavoro tradizionale possono affrontare diverse complessità nel passaggio al lavoro da remoto, ad esempio la difficoltà a mantenere una routine coerente nell'ambiente domestico. Tenendo in considerazione questo aspetto, è bene che i responsabili delineino in modo chiaro e strutturato la giornata lavorativa.

Un'ottima idea è fissare riunioni ricorrenti a intervalli regolari durante la settimana, in modo che tutti abbiano più opportunità per confrontarsi, fornire aggiornamenti sui progressi e condividere informazioni. Si può anche stabilire un calendario per aggiornamenti periodici con alcuni membri dello staff, in particolare quelli che danno il meglio di sé quando collaborano e condividono idee.

Sono molti gli strumenti per la gestione dei progetti, facilmente condivisibili con tutte le risorse, da utilizzare per creare piani e programmi. Piattaforme come Asana, Trello, Basecamp e Liquid Planner possono essere particolarmente utili per creare elenchi di task, attribuire priorità a quelli più importanti e assegnare incarichi.

I programmi giornalieri offrono anche il modo di ritagliarsi del tempo da dedicare alle pause, ai pasti e all'attività fisica. I lavoratori da remoto possono definire i confini tra lavoro e vita privata, ma i datori di lavoro devono supportarli in questo obiettivo.

comunicazioni sporadiche.

Quando le persone trascorrono molto tempo insieme sul posto di lavoro, i contatti e le comunicazioni tra colleghi sono automatici e frequenti. Ci si confronta e si discute spontaneamente delle rispettive opinioni e ciò contribuisce ad alleviare lo stress e a condividere idee, svolgendo così il proprio lavoro in modo più efficace.

Quando i dipendenti lavorano da remoto, i contatti e le conversazioni abituali diventano più difficili da portare avanti. Questa situazione può causare conseguenze negative. Oltre a far sentire il personale isolato e a privarlo dei vantaggi fondamentali associati al contatto umano, una comunicazione limitata può influire anche sulle prestazioni complessive dell'azienda.

Ad esempio, lavorando a un ordine per un cliente di grandi dimensioni con una scadenza molto ravvicinata, è necessario che tutte le risorse coinvolte siano in contatto l'una con l'altra. Ciò riduce infatti il rischio di errori o di trascurare le priorità del cliente a causa di una comunicazione inefficace.

Anche in questo caso, la tecnologia svolge un ruolo fondamentale: strumenti come Zoom, Microsoft Teams e G Suite di Google permettono di rimanere in contatto costantemente senza costi aggiuntivi. Le stesse applicazioni possono essere utilizzate per interazioni informali ed eventi in team, come le pause caffè virtuali, fondamentali per tenere alto il morale e consolidare i rapporti tra i colleghi che lavorano da remoto.

credere che non tutti i dipendenti abbiano bisogno di supporto.

Ogni lavoratore percepisce il lavoro da remoto in modo diverso. Alcuni ritengono che l'interazione sociale e la collaborazione siano un vero e proprio punto di forza e hanno quindi bisogno di contatti costanti con i propri colleghi e responsabili per rimanere produttivi. Tuttavia, le persone abituate a lavorare da sole e più introverse per natura rischiano di diventare ancora più schive lavorando da remoto, poiché possono sentirsi insicure ad esporsi in caso di domande o problemi.

I responsabili devono fare attenzione a non dare per scontato che i dipendenti siano soddisfatti del loro lavoro solo perché non esprimono alcuna preoccupazione. Le risorse più tranquille e riservate possono, al contrario, avere bisogno di maggiore attenzioni, essendo meno propense a farsi avanti di propria iniziativa.

Anche i gesti più piccoli, ad esempio la telefonata di un responsabile a un dipendente con cui non parla da un paio di giorni, possono far sentire quest'ultimo supportato. Ciò riduce anche il rischio che questioni apparentemente irrilevanti e irrisolte si trasformino in problemi seri. Inoltre, adottare questo approccio proattivo dimostra l’impegno dell’azienda nel prendersi cura della sua forza lavoro, rafforzando così l’employer branding.

assenza di supporto tecnico.

Una delle priorità per le aziende che stanno effettuando un passaggio al lavoro a distanza, per scelta o per necessità, è garantire che i dipendenti abbiano accesso agli strumenti tecnologici necessari per svolgere il proprio lavoro in modo efficace. Il passo successivo è capire quali processi e sistemi implementare per fornire soluzioni e supporto tecnico senza interruzioni.

Ecco alcune domande che bisogna porsi:

  • quali risposte sono previste a fronte dei problemi tecnici che potrebbero impedire alle persone di svolgere il proprio lavoro, ad esempio il guasto di un laptop?
  • è disponibile un servizio di supporto tecnico per i lavoratori che hanno problemi con il software o i sistemi utilizzati per lavorare da remoto?
  • l’azienda è in grado di fornire una formazione continua che aiuti i dipendenti a trarre il massimo vantaggio dalla tecnologia per il lavoro a distanza?

Secondo quanto emerso dal report Randstad Workmonitor 2020, la maggior parte delle aziende ha affrontato efficacemente le implicazioni tecnologiche associate all'aumento del lavoro da remoto. Il 79% dei dipendenti ritiene di aver avuto accesso alle tecnologie necessarie per adattarsi al processo di digitalizzazione. Un dato significativo alla luce dei dati relativi alla ricerca del primo trimestre del 2018: allora, il 35% dei lavoratori sosteneva di non aver ricevuto dal proprio datore di lavoro le attrezzature tecniche necessarie per lavorare in modo produttivo da casa.

Allo stesso tempo, tornando allo studio del 2020, il 40% degli intervistati in tutto il mondo ha avuto difficoltà ad acquisire nuove competenze per adattarsi alle sfide legate alla pandemia. Molti datori potrebbero quindi offrire un supporto maggiore e migliore ai propri dipendenti attraverso una formazione adeguata alle tendenze e agli sviluppi tecnologici più recenti.

scarsa attenzione alla sicurezza.

È essenziale che i dipendenti siano in grado di svolgere il proprio lavoro da casa, ma contenere i rischi per la sicurezza aziendale è altrettanto fondamentale. Vediamo dunque alcune misure per aumentare il livello di protezione e mantenere al sicuro risorse e informazioni sensibili.

In primo luogo, è bene valutare la possibilità di fornire dispositivi aziendali, ad esempio laptop e telefoni, alle persone che lavorano con dati sensibili. Adottando questo approccio, i dispositivi utilizzati dai dipendenti saranno settati con impostazioni di sicurezza efficaci e protetti da software antivirus adeguati.

Un'altra ottima opzione è creare una VPN dedicata per la propria azienda. La VPN aumenta il livello di protezione, poiché permette di creare un "canale" privato in cui inviare e ricevere dati in modo sicuro, integrando strumenti di crittografia e autenticazione.

I dipendenti devono inoltre conoscere le best practice in materia di sicurezza:

  • effettuare chiamate che possono includere informazioni sensibili in un luogo appartato o utilizzare le cuffie per garantire la privacy
  • non stampare dati protetti
  • bloccare gli schermi dei laptop quando non in uso e aggiungere password a tutti i dispositivi hardware

micromanagement.

Come abbiamo visto, il lavoro a distanza può aumentare il rischio di problemi legati all'assenza di interazioni abituali tra responsabili e personale. Nonostante il contatto con le risorse e gli aggiornamenti periodici siano essenziali, è altrettanto importante non passare all'estremo opposto e diventare un micromanager. Bisogna mantenere comunicazioni regolari con i dipendenti, ma anche dimostrare fiducia nel fatto che svolgeranno il loro lavoro e rimarranno produttivi anche senza un responsabile che gli sta (virtualmente) con il fiato sul collo.

Stare lontano dall'ambiente di lavoro può effettivamente aiutare i lavoratori a ottenere risultati migliori, con il 77% del personale da remoto che afferma di essere più produttivo da casa e il 76% che sceglie di evitare l'ufficio quando ha bisogno di concentrarsi su un progetto. In definitiva, i responsabili devono individuare il giusto equilibrio tra la gestione della forza lavoro da remoto, con il supporto necessario, e un buon livello di libertà e autocontrollo sul proprio compito.

assenza di aspettative definite.

È necessario che le persone abbiano ben chiaro come svolgere il proprio compito da casa e qual è il livello di produttività desiderato. Soprattutto se il lavoro a distanza è una novità a cui devono ancora riuscire ad adattarsi.

Per alcuni ruoli, ad esempio quelli che richiedono solo un computer, una connessione a Internet e l'accesso ai dati e ai sistemi aziendali, la differenza tra il lavoro in ufficio e da casa è potenzialmente minima. Tuttavia, il lavoro da remoto può non essere la soluzione ideale per le mansioni che fanno maggiore affidamento sulla collaborazione e sull'interazione tra colleghi. In questi casi, è importante interagire con i dipendenti ed elaborare un piano per far sì che possano continuare a sfruttare le proprie competenze ed essere produttivi anche in circostanze diverse. 

È in situazioni come queste che le competenze manageriali risultano subito evidenti e si osservano davvero i vantaggi del disporre di un piano chiaro per gestire efficacemente la forza lavoro da remoto.

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Andrea Tonin

Area Manager Randstad Italia

A seguito della Laurea in Diritto Amministrativo, con tesi sulle Autorità di regolamentazione dei Servizi di Pubblica Utilità, decide di dedicarsi al mondo delle risorse umane occupandosi di start up di Apl nel nordest. Entra in Randstad nel 2014, coordinando lo sviluppo commerciale di clienti direzionali per le regioni Veneto e Friuli. Dal 2015 supporta le filiali di diversi territori con il ruolo di Area Manager, ruolo prima ricoperto in Puglia e successivamente in Marche, Abruzzo, Romagna ed Umbria. Dal 2017 sempre per Randstad è Area manager delle filiali in provincia di Bologna e Ferrara con l'obiettivo di consolidare Randstad come punto di riferimento del mercato del lavoro nel territorio di appartenenza.

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