lavorare come coordinatore

I compiti specifici assegnati a un coordinatore mutano in base al progetto o all’evento del quale è responsabile e allo specifico settore di riferimento. Tuttavia alcuni tra i compiti più comuni sono:

• creare e gestire i budget: un coordinatore realizza i budget necessari affinché progetti, eventi o programmi possano aver luogo. Ciò significa che deve calcolare e organizzare i fondi stanziati per coprire ogni costo. Nel corso dell’evento o progetto in questione, il coordinatore tiene sotto controllo le risorse disponibili e i costi complessivi per assicurarsi che il budget stabilito a priori non venga superato.
• trovare i fornitori e negoziare i contratti: qualunque tipo di evento o progetto ha bisogno di fornitori che siano in grado di mettere a disposizione materie prime o che offrano servizi. Catering, intrattenimento e sicurezza sono elementi fondamentali per la buona riuscita di un evento e i fornitori di materiali sono necessari per realizzare progetti di costruzione o di altro genere. Dopo aver individuato i fornitori, un coordinatore deve negoziare i contratti e assicurarsi che i preventivi rientrino nei limiti del budget.
• programmare gli orari dei dipendenti: un coordinatore ha la responsabilità di programmare gli orari di lavoro assegnati ai dipendenti in modo da garantire una corretta gestione del flusso di lavoro. Mentre il team leader o il project manager distribuisce i diversi compiti, il coordinatore si occupa dei programmi di lavoro per assicurarsi che il progetto sia completato entro i tempi previsti.
• promuovere e commercializzare eventi o programmi: questa figura professionale collabora con il team di marketing per creare e mettere in pratica strategie promozionali. È inoltre responsabile per il miglioramento dell'esperienza dei partecipanti. Ciò significa che la sua presenza in loco è necessaria per poter gestire bisogni, richieste ed esigenze dei partecipanti e gestire eventuali reclami.
• supervisionare l'esecuzione e il completamento dei progetti: i coordinatori riuniscono tutte le risorse e tengono sotto stretto controllo l'esecuzione di un progetto fino al suo completamento. Il suo compito consiste nel garantire che il progetto venga portato a termine nel rispetto dei tempi previsti e che riesca a soddisfare gli standard di qualità richiesti. Inoltre, tiene traccia del progetto redigendo rapporti a partire dalla fase di pianificazione fino a quella di esecuzione.

Un coordinatore non svolge le proprie mansioni in un solo tipo di ambiente. Il suo lavoro può essere effettuato all’interno di centri congressi e sedi predisposte a eventi oppure anche in cantieri e uffici, a seconda dello specifico genere di evento o progetto e delle responsabilità a lui affidate. Quando lavora in ufficio, trascorre la maggior parte della giornata alla scrivania, lavorando al computer o completando le pratiche. A volte, è necessario incontrare i clienti in ufficio o fuori sede. Un coordinatore che trova impiego all’interno del settore edilizio deve portare a termine i propri compiti direttamente sul posto, dove può gestire la squadra di costruzione e svolgere numerose altre mansioni di natura gestionale. Per questo motivo, i coordinatori di eventi trascorrono spesso molte ore in piedi, magari camminando all'interno della sede nella quale ha luogo un evento.

A seconda del datore di lavoro e del settore in cui lavora, tra i colleghi del coordinatore potrebbero esserci project manager, gestori di risorse, material planner e pianificatori di eventi. Il coordinatore potrebbe anche lavorare a stretto contatto con ingegneri civili e manager delle costruzioni, così come con altri specialisti che potrebbero includere, ma non solo, contabili, team leader e specialisti di contrattazione.

Per quanto riguarda gli incarichi a tempo pieno, l’orario lavorativo di un coordinatore, come stabilito dal CCNL (Contratto Collettivo Nazionale del Lavoro), coincide con un classico orario di ufficio di circa 40 ore alla settimana. Poiché lavora insieme al project manager, gli orari lavorativi di queste due figure professionali spesso coincidono. Se il team effettua alcune ore di straordinario, il coordinatore deve fornire un supporto amministrativo. Per completare i progetti in tempo, risulta talvolta necessario lavorare anche la sera e nei fine settimana. Per i coordinatori sono inoltre disponibili opportunità part-time o contratti a breve termine. Esiste anche la possibilità di lavorare come freelance, soprattutto nell'ambito della pianificazione di eventi e delle organizzazioni no-profit. L'attività di coordinatore prevede spostamenti per incontrare fornitori e clienti.

La professione di coordinatore offre interessanti opportunità di avanzamento di carriera e di specializzazione in diversi settori. L'avanzamento di carriera come coordinatore dipende dagli interessi personali. Ad esempio, se un coordinatore desidera lavorare su progetti di natura edilizia, ha la possibilità di diventare project manager o direttore dei lavori. In alternativa, se preferisce occuparsi di eventi, può intraprendere la carriera di organizzatore di eventi. Alcuni coordinatori si specializzano nel settore contrattuale e diventano manager di contratti, mentre altri passano a carriere nel marketing o a ruoli concernenti l’analisi dei costi.

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Il compito primario di un coordinatore consiste nell’individuare e riunire tutte le risorse necessarie per la corretta realizzazione di un progetto o di un evento. Per esempio, può trovare i materiali, i fornitori e gli appaltatori adatti per un progetto di costruzione.

Un manager supervisiona l’intero processo, dalla fase di pianificazione fino all’esecuzione finale. Inoltre, gestisce compiti come l’assunzione del personale e la determinazione del budget. Un coordinatore, invece, concentra la propria attenzione sugli aspetti organizzativi di un progetto.

Il coordinatore è un professionista incaricato di pianificare e facilitare l’esecuzione di un progetto. Può anche avere la responsabilità di organizzare eventi, gestendo le necessarie risorse.

I coordinatori gestiscono le risorse necessarie per portare a termine un determinato progetto o per organizzare un particolare evento. Per esempio, un coordinatore di eventi gestisce orari e programmi di lavoro relativi all’evento in questione, gestisce materiali e risorse e distribuisce gli inviti agli ospiti.

Il pacchetto retributivo di questo professionista può variare in modo notevole a seconda dei progetti o degli eventi a lui affidati. In media, un coordinatore che può vantare un discreto bagaglio di esperienza guadagna intorno a € 31.500 lordi annui.

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