chi è il responsabile amministrativo?
Un responsabile amministrativo è un professionista dalle solide competenze relative all'analisi del bilancio e della produttività aziendale. È il responsabile della funzione contabile e amministrativa e, spesso, degli investimenti finanziari. Si tratta di una figura professionale con un ruolo manageriale che possiede una notevole autonomia decisionale. Si rapporta con la Direzione, riferendo direttamente all'Amministratore Delegato o al Direttore Generale e fungendo da coordinatore per le risorse umane.
cosa fa un responsabile amministrativo?
Si tratta di una posizione professionale di tipo dirigenziale, riservata a persone che possiedono conoscenze e competenze specialistiche. Per avere un'idea delle diverse attività richieste ad un responsabile amministrativo, ecco quali sono le azioni principali che deve essere in grado di svolgere durante l'attività lavorativa quotidiana:
• sovrintendere la contabilità generale e la gestione finanziaria dell'azienda. In particolare, gestisce la stesura del budget annuale e ne monitora l'andamento.
• gestire i diversi processi amministrativi.
• gestire i rapporti e le operazioni con gli istituti bancari. Si occupa degli investimenti mobiliari e immobiliari e delle compravendite. Ha la responsabilità di garantire la correttezza formale e legale di eventuali fusioni o acquisizioni.
• preparare la reportistica periodica relativa all'andamento economico dell'azienda, da presentare in seguito alla Direzione Generale.
• tenere i rapporti con le società di revisione del bilancio e con i vari consulenti esterni fiscali e legali.
• valutare i più appropriati accorgimenti da prendere allo scopo di recuperare eventuali perdite in termini di produttività.
• gestire, insieme al responsabile delle risorse umane, l'aspetto fiscale, legale, contributivo e sindacale relativo alle retribuzioni del personale. Risponde della contabilità e dell'amministrazione di paghe e contributi e si occupa dei benefit che spettano ai dipendenti.
• controllare i pagamenti ai fornitori e gli incassi dai clienti, sia dal punto di vista amministrativo che contabile.
Hai le competenze contabili e amministrative, l’interesse per l’economia aziendale e le doti di leadership necessarie per lavorare come responsabile amministrativo? Se la risposta è sì, allora continua a leggere per scoprire quali sono le competenze e le qualifiche di cui hai bisogno per avere successo nel ruolo di responsabile amministrativo.
vedi offertequali ruoli ha il responsabile amministrativo?
Il ruolo del responsabile amministrativo è particolarmente importante a livello aziendale, essendo la figura professionale da cui dipende la correttezza della gestione amministrativa e finanziaria di un'intera azienda. Svolge funzioni di supervisione e di controllo e ha la responsabilità di verificare profitti e redditività, con l'obiettivo di mantenere ottimale lo stato economico dell’organizzazione.
responsabile amministrativo stipendio
Lo stipendio medio in Italia per il 2022 che può percepire un responsabile amministrativo è di circa € 41.500 lordi annui. Chi è all’inizio della carriera può aspirare ad un pacchetto retributivo che si aggira intorno a € 35.000, mentre i più esperti possono arrivare a superare € 55.000. L'attività professionale di un responsabile amministrativo può essere svolta in aziende di ogni dimensione e settore economico oppure all’interno di enti pubblici o privati. È una posizione con inquadramento manageriale e la retribuzione di base è definita dal contratto nazionale di lavoro del settore economico di appartenenza. Ogni contratto di lavoro prevede benefit aggiuntivi, come le indennità sanitarie e assicurative e forme particolari di previdenza complementare. Una parte, spesso consistente, del pacchetto retributivo è costituita dai bonus annuali definiti dal raggiungimento dei risultati aziendali.
Quella del responsabile amministrativo è una figura chiave che garantisce il corretto ed efficiente funzionamento di un’azienda. Per questo motivo, il suo pacchetto retributivo risulta interessante anche partendo da una posizione Junior. Fra i principali fattori che possono influenzare il suo livello salariale ci sono il grado di esperienza maturata e il tipo e le dimensioni dell’azienda per la quale presta servizio. Dopo aver acquisito un buon bagaglio di esperienza nella gestione delle proprie quotidiane mansioni, questo professionista può ottenere uno stipendio migliore che rispecchia le competenze ottenute e le conoscenze approfondite nel corso degli anni. Inoltre, se trova un impiego all’interno di una grande azienda, magari internazionale, il suo ruolo diventa ancora più fondamentale, arrivando a richiedere ottime abilità manageriali e capacità amministrative. Tutto ciò porta ad un miglioramento del pacchetto retributivo.
tipi di responsabile amministrativo
La principale distinzione che si può effettuare nel classificare i diversi tipi di responsabile amministrativo è relativa agli specifici compiti che questo professionista porta a termine. A seconda della particolare sfera di interesse della quale si occupa, possiamo individuare:
- responsabile amministrativo contabile: questa figura professionale ha la responsabilità di gestire ogni aspetto relativo alla contabilità e al reparto economico di un’impresa. Elabora i resoconti sull’andamento aziendale, redige il bilancio e supervisiona l’insieme delle attività economiche. A seconda dei casi, può anche svolgere mansioni generali di segreteria, occupandosi di corrispondenza, archiviazione e immissione di dati. È sua responsabilità gestire anche il budget per le forniture dell’ufficio, i sistemi di database e l’eventuale riparazione o sostituzione di apparecchiature e strumentazioni. Inoltre, coordina le risorse umane all’interno dell’organizzazione, rivestendo un ruolo da manager e guidando in modo efficiente un team di colleghi. Fra le sue mansioni, rientrano anche la redazione dei contratti dei dipendenti, la gestione delle buste paga e, talvolta, il reclutamento e la formazione del personale. Se lavora per un’azienda di dimensioni limitate, avrà, probabilmente, la necessità di svolgere tutti questi compiti. All’interno di una grande azienda, invece, sono solitamente presenti molteplici professionisti, ciascuno incaricato di dirigere un determinato reparto. Per esempio, il responsabile alla supervisione dei contratti e delle buste paga è distinto dal responsabile per il reparto IT dell’azienda.
- responsabile amministrativo finanziario: in questo caso, si prende cura da vicino dell’aspetto finanziario di un’organizzazione, sfruttando una visione d’insieme più ampia. A questo professionista spetta stringere e mantenere i rapporti e le operazioni con banche e altri istituti finanziari. È, quindi, la figura responsabile per eventuali acquisizioni, vendite o fusioni societarie. Conduce compravendite e investimenti, assicurandosi che tutte le operazioni siano corrette dal punto di vista legale. Collabora a stretto contatto con la Direzione allo scopo di migliorare l’aspetto economico dell’impresa.
lavorare come responsabile amministrativo
Quella del responsabile amministrativo è una figura professionale di natura dirigenziale e gestionale, direttamente collegata con la direzione aziendale. Collabora infatti con il direttore amministrativo per coordinare e ottimizzare i reparti economico, fiscale e finanziario dell’azienda. Ecco quali sono le principali mansioni e responsabilità che si deve aspettare chi sceglie di percorrere questo genere di carriera lavorativa.
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come diventare responsabile amministrativo: compiti e responsabilità
Fra i compiti primari che spettano a questo professionista, si possono individuare:
- analisi della situazione economica, fiscale e finanziaria aziendale: il responsabile amministrativo è la persona incaricata di supervisionare tutto ciò che riguarda il reparto economico di un’organizzazione. In base all’analisi dell'attuale struttura e dei modelli utilizzati, valuta quanto sia efficiente la gestione finanziaria e la contabilità generale dell’impresa. Se necessario, fornisce suggerimenti e linee guida per organizzare al meglio i processi aziendali, ottimizzandoli.
- gestione delle politiche di amministrazione, analisi finanziaria/economica, reporting e budgeting: questa figura professionale sovrintende tutti i processi amministrativi dell’impresa, redige il bilancio e prepara periodici report. Nella maggioranza dei casi, ricopre anche un ruolo fondamentale nella redazione delle policy contabili, collaborando con auditor interni ed esterni. Insieme a questi professionisti, garantisce la correttezza dei dati contabili aziendali.
- coordinazione delle risorse umane: il responsabile amministrativo si occupa del reclutamento, dell’assunzione e della formazione del personale. Fra i suoi compiti rientra anche la coordinazione delle attività relative alla sua area di competenza, la preparazione delle buste paga e il calcolo di eventuali benefit e indennità.
- gestione dei rapporti e delle operazioni con banche e istituti di credito: è sua responsabilità gestire acquisizioni, compravendite, investimenti e altri tipi di operazioni finanziarie. Garantisce la legalità e la correttezza di tali operazioni.
- collaborazione con colleghi responsabili di aree differenti: in caso di particolari eventi e situazioni che richiedono un intervento a livello globale, condivide dati e informazioni con colleghi e direttori appartenenti a zone di competenza differenti.
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ambiente di lavoro
Il responsabile amministrativo trascorre la maggior parte della propria giornata lavorativa all’interno del proprio ufficio. È qui che organizza e analizza ogni dato relativo all’andamento dell’azienda per cui presta servizio. A seconda dei casi, è possibile che questo professionista si rechi di persona dai clienti, magari affiancato da membri del team direttivo, per illustrare loro eventuali modifiche a prodotti e servizi offerti dall’azienda. Pur non trattandosi di una professione in continua trasformazione, talvolta è necessario presenziare a corsi di aggiornamento e convention. In particolar modo per quanto riguarda grandi organizzazioni internazionali che operano in diversi Paesi, un responsabile amministrativo ha la possibilità di compiere trasferte di lavoro per verificare e valutare l’andamento locale del business. Anche forme di lavoro a distanza sono disponibili, dal momento che si tratta di un lavoro svolto principalmente al computer o, comunque, per via telematica.
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chi sono i colleghi del responsabile amministrativo?
A seconda del datore di lavoro e del settore in cui lavora, tra i colleghi del responsabile amministrativo potrebbero esserci controller, contabili e buyer. Il responsabile amministrativo potrebbe anche lavorare a stretto contatto con addetti al reparto risorse umane e ufficio paghe, così come con altri specialisti che potrebbero includere, ma non solo, project manager, dirigenti e specialisti di credito e finanza.
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orario di lavoro
Generalmente, l'orario di lavoro di un responsabile amministrativo coincide con il classico orario di ufficio. In linea di massima, il numero di ore lavorative rispetta l’orario previsto dal Contratto Nazionale di Lavoro del settore. Tuttavia, trattandosi di una posizione dirigenziale con molteplici responsabilità, molto spesso questo professionista ricorre a delle ore di straordinario di tanto in tanto. Questo si verifica soprattutto nel caso di eventi inaspettati, sia positivi che negativi, durante i quali il responsabile amministrativo interviene coordinando le necessarie attività per rispondere al meglio alla situazione che gli si presenta. Il suo orario potrebbe anche cambiare nel caso in cui si debba muovere o presenziare a particolari riunioni e convention, oppure abbia incontri e appuntamenti programmati con altri specialisti di banca e finanza. In alcune situazioni questi incontri possono anche comportare viaggi di trasferta nazionali o internazionali.
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profilo professionale
Un responsabile amministrativo ricopre un ruolo di natura dirigenziale, operando all’interno della Direzione Amministrativa dell’azienda per cui presta servizio, oppure facendo parte della Direzione Generale. Per raggiungere questa posizione è necessario possedere una formazione adeguata in partenza, ma anche accumulare esperienza ricoprendo posizioni junior in ambito contabile e amministrativo. Questi ruoli permettono infatti di mettere in pratica le proprie competenze e di operare con maggior consapevolezza e autonomia nel lavoro, anche imparando da colleghi più esperti. Una volta raggiunto un livello senior si può poi ricoprire la posizione manageriali di responsabile amministrativo vero e proprio. In base alle dimensioni dell’azienda o dell’ente, possono essere presenti molteplici responsabili, ognuno incaricato di supervisionare una determinata area di interesse. Anche il numero di collaboratori varia in modo notevole a seconda del genere di organizzazione. Questa figura professionale ha l’opportunità di assumere più responsabilità, arrivando anche a ricoprire ruoli centrali all’interno della direzione aziendale.
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istruzione e competenze
Per avere la possibilità di diventare responsabili amministrativi, è necessario portare a termine studi universitari in economia e commercio, oppure giurisprudenza. Fondamentale è possedere ottime conoscenze nel campo della contabilità, dell’economia e dell’amministrazione aziendale. Entrambi i percorsi accademici citati contengono approfondimenti in questi campi, anche se il più specifico resta economia e commercio, dal momento che si concentra sulle aree: economica, gestionale, giuridica, matematico-statistica. Tra le discipline affrontate nel piano di studi si trovano infatti materie come: organizzazione aziendale, controllo di gestione, sviluppo delle risorse umane, diritto privato e commerciale, politica economica, statistica, micro e macroeconomia, marketing. In seguito, questi studi possono essere approfonditi attraverso un master o corsi specialistici in materia di gestione amministrativa contabile. Oltre alle competenze di natura economica, ad un responsabile amministrativo può anche essere richiesta la capacità di utilizzare software dedicati alla gestione contabile e programmi di office automation. La conoscenza di lingue straniere, in particolare della lingua inglese, è molto apprezzata da ogni azienda che opera all’interno di un contesto internazionale.
capacità e competenze
Un buon responsabile amministrativo necessita di competenze specifiche in materia di servizi amministrativi, contabili e finanziari. Tuttavia, questo genere di professionista ha anche bisogno di soft skill essenziali. Fra le conoscenze e le abilità richieste a questa figura professionale, possiamo trovare:
- approfondite conoscenze in ambito amministrativo, finanziario e contabile: grazie a queste conoscenze, è in grado di gestire al meglio l’organizzazione dell'azienda o dell'ente. Sfruttando le proprie competenze nel campo della contabilità, riesce ad analizzare il bilancio aziendale, individuando i punti deboli dei processi. In base a questa analisi, concepisce soluzioni efficaci e offre suggerimenti alla direzione per migliorare la gestione e la strategia aziendale.
- ottime doti organizzative: per svolgere questo tipo di professione, è necessario saper organizzare in modo ordinato e comprensibile una mole imponente di dati e informazioni di carattere fiscale e civilistico. Possedere una grande capacità organizzativa rappresenta un fattore essenziale per non perdere il filo nel corso di operazioni complicate, come acquisizioni o fusioni.
- doti di problem solving: una delle competenze più richieste in ambito lavorativo, la capacità di risolvere eventuali problemi, è un requisito fondamentale per un responsabile amministrativo.
- leadership: questo professionista ha la responsabilità di coordinare il lavoro di un team di dipendenti e assistenti. Deve essere in grado di motivare coloro che lo circondano e riuscire a condurli verso i risultati sperati.
- capacità di decision making: prende in considerazione tutte le alternative e le valuta con estrema attenzione allo scopo di scegliere la soluzione più efficace per risolvere un determinato problema.
- grandi doti di comunicazione ed empatia: lavorando con un team di colleghi, un responsabile amministrativo interagisce in modo costante con altre persone. Inoltre, collabora anche con figure professionali esterne alle aziende, in particolare quando ha la responsabilità di stringere rapporti positivi e duraturi con altre aziende, banche e istituti di credito.
- visione prospettica d’insieme: per avere successo in questa professione, è essenziale riuscire ad assumere un’ampia visione d’insieme che coinvolge ogni aspetto dell’azienda. Un responsabile amministrativo sa come prendere in esame l’ottica generale senza, però, trascurare dettagli e particolari.
FAQ sul lavoro come responsabile amministrativo
Ecco le domande più frequenti riguardo il lavoro di responsabile amministrativo:
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in quale genere di aziende può trovare lavoro un responsabile amministrativo?
Un responsabile amministrativo può trovare impiego presso qualsiasi tipo di azienda che necessita di un professionista in grado di tenere sotto controllo l’aspetto burocratico e finanziario.
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qual è la differenza tra impiegato, responsabile e direttore amministrativo?
Tutti questi professionisti operano nel reparto amministrativo di un’azienda o di un ente. Il responsabile coordina il proprio lavoro in base alle istruzioni ricevute dalla direzione. Si tratta, quindi, di un ruolo subordinato a quello del direttore il quale, invece, occupa una posizione strettamente dirigenziale. Queste figure hanno, comunque, la possibilità di collaborare e condividere compiti e mansioni. Un impiegato amministrativo presta servizio all’interno del settore di amministrazione e risponde direttamente al responsabile.
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quali sono le prospettive retributive di un responsabile amministrativo?
Il pacchetto retributivo di questo professionista, in Italia nel 2022, si aggira intorno a €41.500 lordi annui. A seconda del tipo di azienda o ente per cui lavora, questo livello salariale può variare notevolmente, ad esempio nel caso di aziende multinazionali che operano a livello internazionale.
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è necessario un diploma di laurea in economia per diventare responsabile amministrativo?
Non è strettamente necessario possedere una laurea in economia e commercio. È anche possibile effettuare studi in materia di giurisprudenza o di ingegneria gestionale. Tuttavia, questo genere di professione prevede l’utilizzo di competenze e conoscenze specifiche nel campo della contabilità.
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quali competenze aggiuntive dovrebbe avere un responsabile amministrativo?
Oltre a conoscenze di tipo tecnico, un bravo responsabile amministrativo dovrebbe possedere un set di soft skill fra le quali ottime doti comunicative, organizzative e di leadership.
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