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L'automazione robotica dei processi (Robotic Process Automation, RPA) è un concetto a cui tutte le aziende dovrebbero prestare particolare attenzione, soprattutto le organizzazioni di grandi dimensioni che puntano a rendere le loro operazioni più agili ed efficienti.

automazione hr
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che cos’è l’RPA (automazione robotica dei processi) 

L’acronimo RPA sta per Robotic Process Automation. Questa sigla fa riferimento al concetto di automazione dei processi lavorativi, un obiettivo da raggiungere attraverso l’utilizzo di software e applicativi intelligenti che riescano ad eseguire in maniera automatica le attività di lavoro più meccaniche e ripetitive. Si tratta in realtà di una tendenza sempre più in voga, oltre che vitale per migliorare i processi.

Si prevede infatti che il mercato dell'automazione dei processi aziendali raggiungerà un valore di 12,7 miliardi di dollari entro la fine del 2021. A favorire tale crescita è l'adozione da parte di aziende che riconoscono i potenziali vantaggi di questa tecnologia, tra cui una maggiore efficienza dei costi, un minor rischio di errori umani e persino un employer branding più efficace

Non essendo vincolata agli orari lavorativi, l'RPA permette di fornire risposte più rapide e di ottenere un coinvolgimento immediato con i candidati. L’automazione dei processi chiave del recruitment può dunque ottimizzare l'esperienza dei candidati e supportare i datori di lavoro. Le persone che si candidano per una posizione possono ottenere dai robot risposte immediate alle loro domande e stabilire al contempo un contatto umano migliore. Delegando all’intelligenza artificiale gran parte delle attività ripetitive, infatti, il personale avrà più tempo per concentrarsi su questo aspetto del proprio lavoro, quando sarà il momento.

Un ambito in cui questi vantaggi sono particolarmente evidenti è quello delle assunzioni di forza lavoro su larga scala  . Nell’assunzione di più risorse in un breve intervallo di tempo, i processi rpa  svolgono un ruolo fondamentale perché permettono di 

  • rispettare le scadenze
  • soddisfare i requisiti di budget
  • assumere talenti idonei.

ricerca e valutazione dei candidati.

Trovare un numero di candidati sufficiente è un aspetto essenziale delle assunzioni su larga scala, ma risulta anche molto dispendioso in termini di tempo. È inoltre necessario identificare un metodo efficace per preselezionare le candidature iniziali e assicurarsi che solo i candidati idonei superino la prima fase del processo.

Per raggiungere il maggior numero possibile di candidati, l'RPA è utilissima perché permette, tra le altre cose, di interagire con potenziali lavoratori sui social media e sui siti web. Con quasi 2,5 miliardi di persone che usano Facebook ogni mese e un numero ancora maggiore che naviga quotidianamente su internet, è impossibile ignorare il potenziale della rete e dei social network per pubblicizzare le opportunità di lavoro disponibili. 

I software RPA consentono di sfruttare questo potenziale tramite la pubblicazione automatica su piattaforme preselezionate e tramite l'elaborazione delle risposte.

Al momento della ricezione delle candidature, ci si può servire di software intelligenti  per scansionare e identificare in modo automatico le risorse valutando:

  • competenze
  • qualifiche 
  • livello di esperienza. 

Ciò consente di risparmiare tempo prezioso nelle operazioni di recruitment su larga scala, facendo sì che il personale possa dedicarsi ad attività essenziali, piuttosto che allo smistamento di pile di curriculum per escludere i meno idonei.

Nelle prime fasi del processo di assunzione, è possibile combinare l'RPA con altre tecnologie che utilizzano l'intelligenza artificiale e l'apprendimento automatico per risparmiare tempo e migliorare l'efficienza. Un esempio sono i chatbot come AllYo, che semplifica l'interazione con i candidati e fornisce risposte immediate alle domande più comuni.

monitoraggio dei candidati e pianificazione dei colloqui.

L'impiego di sistemi di monitoraggio dei candidati (Applicant Tracking System, ATS) è uno degli esempi più comuni di come sempre più datori di lavoro stiano integrando l'automazione nella loro strategia di recruitment: infatti, ben tre addetti al recruitment su quattro (75%) utilizzano qualche tipo di ATS

Il software di monitoraggio automatico consente di tenere sotto controllo lo stato di avanzamento delle candidature. Le informazioni sui singoli candidati e le relative prestazioni possono essere archiviate in un database centrale e poi consultate da responsabili delle risorse umane e altre parti interessate.

È possibile usufruire degli ATS anche per programmare i colloqui: automatizzare la selezione dei candidati idonei e assegnare automaticamente una finestra temporale disponibile, in base all'agenda del responsabile, garantisce un enorme risparmio di tempo. Questa tecnologia  permette in conclusione di eliminare gran parte delle attività manuali necessarie nelle prime fasi della selezione, che sono tra le più impegnative dell'intero processo di recruitment.

robotic process automation in azione: i campi di applicazione della rpa.

Randstad vanta un'ampia esperienza diretta nel migliorare in modo significativo le attività di recruitment su larga scala grazie all'automazione dei processi chiave. Ne è un chiaro esempio un recente progetto, particolarmente ambizioso, nato in risposta alla pandemia da COVID-19.

Dopo aver accettato di produrre attrezzature essenziali per il National Health Service del Regno Unito, un'importante multinazionale automobilistica aveva bisogno di assumere personale in tempi brevissimi. L'azienda si è rivolta a Randstad e nello specifico alla nostra divisione Inhouse Services, specializzata nel fornire soluzioni complete di recruitment per le assunzioni, l'onboarding e la gestione di nuovi lavoratori su larga scala.

Randstad Inhouse Services ha incentrato il proprio approccio a questa sfida su una combinazione di RPA e competenze umane, in linea con i valori di tecnologia e umanità alla base dell'identità del nostro brand

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autore
isabella_demarchi
isabella_demarchi

Isabella Demarchi

inhouse operations director - randstad inhouse services