hr digital transformation: vantaggi e prospettive.

La digitalizzazione è un processo che riguarda la società contemporanea in tutte le sue declinazioni, compreso quindi il mondo del lavoro e, nello specifico, la gestione delle risorse umane in un’azienda.

Si parla in quest’ultimo caso di HR Digital Trasformation per descrivere la fase di passaggio verso una completa digitalizzazione di tutti i processi che riguardano il mondo HR: dalla ricerca e selezione del personale fino alla candidate experience e all’employer branding.

In questo articolo cercheremo di capire:

•  che cos’è la trasformazione digitale
• come viene declinata nel settore HR
• quale impatto sull’esperienza delle persone e sulle strategie per il capitale umano
• quali sono le figure professionali scelte per favorirla
• quali sono i vantaggi per le organizzazioni che affrontano al meglio questa transizione.

indice dei contenuti:

• HR Digital Transformation: cos’è la trasformazione digitale nel settore HR
• HR Transformation e Digital HR
• digital transformation delle risorse umane: come cambia il processo di recruiting
• HR Digital Transformation: i vantaggi per le aziende
• le 6 fasi dell’HR Digital Transformation
• come progettare e affrontare l’HR Digital Transformation
• cosa sono e cosa si intende per digital hr

HR digital transformation: cos’è la trasformazione digitale nel settore HR.

La trasformazione in ottica digitale del settore delle risorse umane descrive un cambiamento a tutto tondo, che tocca potenzialmente la totalità dei processi HR, allo scopo di automatizzarli e renderli progressivamente sempre più guidati, a livello strategico, dai dati.

Non si parla dunque solo di un cambiamento culturale, ma anche di un cambiamento radicale nella gestione delle human resources. Le innovazioni in atto richiedono, infatti, l’adozione di una logica sempre più agile, nuovi punti di vista e l’ampliamento del concetto di risorse umane, in cui le persone diventano un fattore strategico di successo per l'organizzazione. 

L’HR Digital Trasformation riguarda tutte le fasi del processo di selezione e non solo: dal recruiting vero e proprio, alla talent acquisition, fino all’onboarding e alla formazione del proprio personale. Tutti elementi che, tra le altre cose, servono a consolidare e rafforzare l’employer branding di un’azienda.

La trasformazione digitale tocca senza dubbio anche l’universo degli eventi HR come:

• career day
• job meeting,
• eventi corporate

HR transformation e digital HR.

La digitalizzazione del mondo HR è un processo di trasformazione guidato principalmente dall’innovazione tecnologica applicata al recruiting e all’intera filiera dell’employer experience.

Gli obiettivi di questa trasformazione sono molteplici. 

L’HR Digital Trasformation serve innanzitutto a ridurre la complessità con cui i dipendenti hanno a che fare quotidianamente, diminuendo le informazioni e le comunicazioni che devono gestire. Ciò, a sua volta, può aumentare la produttività e, di conseguenza, la soddisfazione e la motivazione dei lavoratori.

Digitalizzare i processi HR, in definitiva, significa ridisegnare l’intero modello in base al quale, fino ad oggi, sono state selezionate, formate e motivate le potenziali risorse di un’organizzazione.

digital transformation delle risorse umane: come cambia il processo di recruiting.

Abbiamo accennato a come la digitalizzazione del mondo HR vada ad impattare innanzitutto sulla fase di ricerca e selezione delle risorse. Sono, infatti, diversi gli strumenti tecnologici utilizzati per snellire, semplificare e rendere più efficiente il processo di recruiting.

Uno di questi è sicuramente la realtà virtuale applicata alla candidate experience, attraverso la quale la risorsa può vivere un’esperienza unica e immersiva nell’azienda per la quale si sta candidando, la quale garantisce una maggiore partecipazione e un coinvolgimento superiore rispetto a quanto fatto dai metodi di selezione tradizionali.

Non si può non citare, poi, l’intelligenza artificiale, utilizzata in particolare per reclutare i cosiddetti candidati passivi, ossia le risorse che non ricercano attivamente un nuovo impiego in quanto già occupati. Con l’AI è possibile automatizzare gran parte dei processi, con un risparmio di tempo e una riduzione dei costi.

Digitalizzazione del mondo HR significa anche sfruttare al meglio il potenziale dei social media, consolidando il proprio employer branding. Attraverso queste piattaforme, infatti, l’azienda può comunicare in modo moderno la propria identità e i valori che essa trasmette, raggiungendo un target molto più ampio rispetto a quello garantito dai media tradizionali. In quest’ottica, il concetto di employer branding si sovrappone a quello di web reputation, consentendo di attrarre talenti su scala significativamente maggiore rispetto al passato.

La capacità di trasmettere in modo efficace la propria cultura aziendale, infatti, sta diventando uno dei fattori più importanti quando si parla di talent attraction.

Il ricorso sempre più assiduo alla gamification è un’altra delle conseguenze della trasformazione digitale dell’universo HR. Questa consiste nell’utilizzo esperienze interattive appositamente concepite per valutare i candidati nelle varie fasi del processo di selezione.

HR digital transformation: i vantaggi per le aziende.

Abbiamo descritto in che cosa consiste la trasformazione digitale del mondo HR e quali sono i principali strumenti dei quali si stanno servendo i responsabili delle risorse umane. Ora bisogna chiedersi: quali sono i vantaggi della digital transformation per le risorse umane?

Innanzitutto, i principali benefici si riflettono sul miglioramento delle relazioni tra dipendenti, dovuto ad una comunicazione più efficace ed efficiente. Le piattaforme digitali, infatti, possono:

• ridurre il tasso di comunicazioni incomplete o approssimative
• velocizzare i tempi di risposta
• ridurre la perdita di informazioni
• di conseguenza, ridurre i costi, sia in termini di tempo sia di denaro.

La digitalizzazione della comunicazione può aumentare, di riflesso, la produttività e favorire la retention di dipendenti più soddisfatti e motivati.

Un ambiente di lavoro digitalizzato, inoltre, fornisce ai manager tutti gli strumenti e i dati necessari per elaborare strategie di lungo periodo, attraverso l’implementazione di sistemi automatizzati, report e documenti di analisi approfonditi e soluzioni software capaci di portare a compimento un numero elevatissimo di task, con un basso tasso di errore.

Sul fatto che gli investimenti in tecnologie possano creare valore, inoltre, è d’accordo la maggioranza dei top manager e human capital leader coinvolti nell’ultimo Talent Trends Report. 

Il 69% del campione, infatti, ritiene che la crescente automazione stia influenzando la pianificazione del personale e spostando i talenti necessari all'interno delle rispettive organizzazioni verso ruoli altamente qualificati.

L'innovazione in ambito di risorse umane starebbe determinando una maggiore trasparenza organizzativa e riducendo al minimo i pregiudizi nel processo di recruitment.

Quest'ultimo aspetto, in particolare, ci porta direttamente ad un altro aspetto chiave quando si parla dei benefici portati dalla digital trasformation: la talent experience.

La digitalizzazione può garantire esperienze efficaci grazie, come detto, all’automatizzazione dei processi, all’utilizzo dell’intelligenza artificiale e di tutti gli strumenti di self service che rendono l’esperienza lavorativa sempre più fluida.

Infine, un ultimo vantaggio per le aziende è dato dalla mole di informazioni che si possono raccogliere attraverso gli strumenti digitali: una quantità significativamente più alta rispetto a quella del passato. 

Grazie a questo surplus, è possibile prendere decisioni più consapevoli e, di conseguenza, scegliere la direzione migliore da seguire sul medio e lungo periodo a livello strategico.

le 6 fasi dell’HR Digital Transformation.

La trasformazione digitale del mondo HR non è un processo breve che si può risolvere nel giro di pochi giorni, ma descrive un cambiamento profondo, che tocca tutte le anime di un’organizzazione. 

Essa si può articolare in diverse fasi, sei per la precisione.

1. business as usual.

Si parte da un primo step, più concettuale che pratico, sintetizzato dall’espressione “business as usual”. In sostanza, l’approccio al digital deve sempre tenere presente quella che è la direzione organizzativa e la strategia di business.

2. sperimentazione.

La seconda fase è quella della sperimentazione: piccoli accorgimenti vengono introdotti gradualmente all’interno dei processi aziendali, allo scopo di promuovere l’alfabetizzazione digitale e favorire nella maniera meno traumatica possibile la transizione.

3. formalizzazione.

Si entra, quindi, nella terza fase, quella della formalizzazione, in cui business e transizione digitale vanno conciliati e allineati.

4. definizione del piano strategico.

Dopodiché, va elaborata una roadmap strategica, che rappresenta la quarta fase della trasformazione digitale HR.

5. formazione del team specializzato.

Nella quinta fase, che fa seguito alla stesura del piano strategico, viene individuato il team dedicato che dovrà eseguirlo e portarlo a compimento, assicurandosi che venga rispettato in tutti i suoi punti e secondo le tempistiche stabilite.

6. innovazione in azienda e monitoraggio costante.

L’ultima fase, infine, riguarda l’innovazione e il conseguente adattamento ai cambiamenti. Tenendo conto, però, che la digitalizzazione è un processo in continua evoluzione, che va studiato con regolarità per trovare di volta in volta le soluzioni più efficaci.

come progettare e affrontare l’HR Digital Transformation.

Abbiamo indicato le fasi della trasformazione digitale, ma a livello più sostanziale quali sono i punti che vanno necessariamente seguiti per progettarla e affrontarla al meglio?

Di seguito proviamo ad elencarli.

• Obiettivi chiari e misurabili: innanzitutto, è necessario stilare degli obiettivi da raggiungere, ma questi non devono essere generici e irrealistici, bensì facilmente comprensibili e soprattutto misurabili, per valutare di volta in volta i progressi fatti
• Coinvolgimento: la transizione digitale deve coinvolgere tutti in azienda perché sia davvero efficace. Ci si può servire di promoter, ossia dei veri e propri influencer, per raggiungere più persone possibili.
• Semplificazione: portare avanti processi semplici, con obiettivi di breve periodo, in modo da valutare a cadenza regolare i progressi fatti.
• Scala di priorità: nell’elaborazione di un piano strategico e nella definizione degli obiettivi, è inevitabile che si diano anche delle priorità, in modo da rendere il meno dispersivo possibile il processo di transizione.
• Valutazione e monitoraggio delle prestazioni: procedere per step consente di valutare, come anticipato, il proprio lavoro a cadenza regolare, in modo da rimodulare o correggere la rotta se necessario.
• Formazione continua: la digitalizzazione – lo abbiamo detto più volte – è un processo in continua evoluzione che richiede aggiornamento e studio costanti per rimanere al passo con le innovazioni e i cambiamenti più recenti.

cosa sono e cosa si intende per digital hr.

Il Digital HR è la figura professionale che accompagna e supporta le attività di gestione delle risorse umane in ottica digitale. Nel farlo, si serve di strumenti sempre più sofisticati e aggiornati quali:

• HR Analytics
• algoritmi di intelligenza artificiale
• hybrid workplace
• software di performance management

Il responsabile digital HR deve padroneggiare questi strumenti utilizzandoli per ottimizzare i processi, avendo sempre un’ottica integrata sulle dinamiche aziendali e mettendo a disposizione tutti i dati e le informazioni utili al business.

cosa fa il digital hr.

Abbiamo visto come il principale compito del Digital HR sia quello di supportare i processi di gestione delle risorse umane servendosi di strumenti digitali. Lo scopo è prendere decisioni rapide, consapevoli e informate in base all’analisi dei dati

La digitalizzazione abbraccia tutti i processi HR, per cui la figura professionale che si occupa di questa transizione è coinvolta in:

• recruiting
• onboarding
• formazione e sviluppo
• amministrazione
• pianificazione e allocazione delle risorse.

Oltre a questi processi, il Digital HR deve supportare i colleghi nella fase di alfabetizzazione digitale, facendo prendere loro confidenza con i nuovi strumenti e, soprattutto, facendogli comprendere l’importanza del loro utilizzo.

Il Digital HR, poi, analizza i dati raccolti con gli strumenti digitali sulla forza lavoro, redige piani di formazione per colmare eventuali gap in termini di competenze e interviene per potenziare l’organizzazione, aumentando il livello di coinvolgimento e produttività dei dipendenti.

le competenze del digital hr.

Alla luce del ruolo svolto all’interno di un’azienda e delle mansioni principali che deve svolgere, un Digital HR dovrebbe possedere le seguenti competenze e conoscenze:

• principi di gestione e organizzazione del personale;
• conoscenza dei principali strumenti digitali per varie attività (recruiting, analisi dati, training, pianificazione, comunicazione);
• conoscenza di strumenti di HR Analytics e UX Design (per la talent experience);
• conoscenza dei pacchetti software di talent, performance management e learning management system.

La formazione di base di un Digital HR è, nella maggior parte dei casi, umanistica, con specializzazioni in risorse umane e metodologie digitali applicate alla gestione delle risorse umane.

digital hr specialist e digital hr manager: differenze e ruolo nel processo di HR Digital Transformation.

Il Digital HR può essere declinato, in particolare, in due figure professionali, sempre più presenti all’interno delle organizzazioni: Digital HR specialist e manager.

La prima è una figura junior, con competenze sia nella gestione delle risorse umane sia tecnico-digitali. Il Digital HR manager, invece, ha un ruolo senior e si trova in cima alla piramide della sezione digitale delle risorse umane. Dipende comunque dal Direttore delle Risorse Umane. Anche questa figura professionale abbina competenze di natura tecnico-digitale a funzioni più gestionali e di indirizzo.

Il Digital HR manager fa da punto di riferimento quando vengono introdotte nuove modalità di lavoro agili o nel momento in cui vengono implementate piattaforme integrate o adottati nuovi strumenti digitali.

Il suo ruolo è anche quello del promotore, all’interno dell’azienda, dell’innovazione, sia in termine di adozione di nuovi tool, come abbiamo visto, sia di nuove metodologie di lavoro volte a favorire socialità, produttività ed engagement dei dipendenti.

perché sono importanti in azienda.

Digital HR specialist e Digital HR manager, come abbiamo visto, sono quindi due figure chiave nel favorire il rinnovamento digitale di un’organizzazione. Sono loro, infatti, a promuovere l’innovazione e a preparare il personale nelle fasi di transizione (digital learning).

Dalla bontà del loro lavoro passa la possibilità di sfruttare al meglio le nuove tecnologie, automatizzando e modernizzando i processi di reclutamento e formazione e implementando nuovi strumenti digitali come il machine learning, la realtà aumentata o l’intelligenza artificiale.

conclusioni.

Alla luce di tutto quello che abbiamo detto, ne deriva che la digitalizzazione è un processo ormai irreversibile che non rappresenta più un’opzione ma il futuro. Anche e soprattutto del mondo del lavoro.

Ecco perché i responsabili HR devono mantenersi al passo con un cambiamento sempre più veloce e in costante evoluzione, guidato dall’innovazione tecnologica.

La risposta del mondo HR, almeno stando a quanto emerso dal Talent Trends Reports, è confortante. Il 74% degli human capital leader coinvolti nell’indagine, infatti, starebbe già investendo in tecnologie di analisi: il dato più alto mai registrato in questo tipo di rilevazione.

L’analisi dei dati supportata dagli strumenti digitali rappresenta già il presente e non può essere ignorata.

Le tecnologie digitali, in generale, potranno aiutare in misura sempre maggiore le aziende a determinare le proprie esigenze attuali e future in ambito di risorse, competenze e strategie per rimanere competitive.