novità digitali in arrivo per le aziende: le note spese possono essere "dematerializzate"

21/08/2017 16:35:17

Note spese e relativi giustificativi dei dipendenti saranno a breve conservati dalle aziende italiane solo all’interno di archivi elettronici. Lo ha annunciato di recente l’Agenzia delle Entrate con l’approvazione della risoluzione 96/E/2017 del 21 luglio scorso, spiegando nel dettaglio anche come fare per convertire i documenti cartacei in dati elettronici, senza lasciare nulla al caso e mantenere così invariata l’efficacia fiscale dei documenti stessi. Solo infatti nell’eventualità in cui a dover essere “dematerializzati” siano documenti unici, sarà necessaria la presenza di un pubblico ufficiale che ne comprovi la procedura, l’integrità e la validità.  

Cambieranno, di conseguenza, tutte le procedure che il datore di lavoro dovrà seguire per pagare ai dipendenti le singole trasferte lavorative. La risoluzione dell’Agenzia delle Entrate arriva infatti quest’anno, a seguito di una richiesta di interpello, proprio con l’obiettivo di regolamentare grazie all’utilizzo di documenti informatici tutti i pagamenti in contanti in favore dei dipendenti e controllare senza possibilità di errore le uscite e gli anticipi di cassa. Con la “dematerializzazione” delle note spese si punta, infatti, all’abbassamento dei costi di gestione finanziaria e ad una migliore allocazione delle risorse economiche dell’azienda, che vedrà in tal modo crescere l’efficienza in fatto di contabilità interna.

L’Ente preposto al controllo e alla gestione tributaria dei lavoratori italiani ha definito nel seguente modo le diverse fasi della procedura necessaria per rendere elettronico ogni documento sulle trasferte:

  1. Il dipendente è tenuto in primis a fotografare con il proprio smartphone - o tablet - il documento di spesa in suo possesso, sia esso uno scontrino, una ricevuta o un biglietto. In questo modo si verrà a creare un documento elettronico statico e immodificabile che attesta il giustificativo informatico.

  2. Collegandosi all’apposito programma informatico e inserendo Id e password, il dipendente potrà quindi creare la nota spese effettiva, contenente la dichiarazione, le immagini dei giustificativi e la sottoscrizione finale con firma elettronica.

  3. A questo punto il controllo delle spese, la loro approvazione e la conservazione dei relativi documenti sono nelle mani dell’applicativo web. Solo dopo un’attenta verifica dei documenti digitali, infatti, questi saranno liquidati ai dipendenti che ne hanno diritto. Dopo l’esecuzione del pagamento, la nota di spesa sarà inoltrata e dematerializzata a tutti gli effetti per essere infine conservata nell’archivio digitale.

Il dipendente potrà cancellare le foto dei documenti che dimostrano gli effettivi giustificativi solo nel momento in cui l’intera procedura avrà avuto esito positivo. Una volta che tutti i documenti saranno stati effettivamente resi disponibili in modalità elettronica, infatti, avranno piena validità fiscale. 

Per rendere ogni processo ancora più snello e migliorare l’efficienza della contabilità aziendale, inoltre, sono molte le innovazioni tecnologiche che consentono di monitorare conti spese online: dai pannelli web di amministrazione ai sistemi di reportistica, oggi all’interno delle aziende è possibile tenere tutto sotto controllo per via digitale.