chi è l'assistente di direzione?
L’assistente di direzione è la persona incaricata di fornire supporto ai vertici dirigenziali di un’organizzazione e di assisterli nello svolgimento delle loro attività quotidiane. Non svolge soltanto compiti di segreteria, ma porta a termine mansioni di natura amministrativa e manageriale. Il suo obiettivo principale consiste nell’ottimizzare il regolare processo lavorativo, rendendo così più semplice e rapido il lavoro del direttore. Si tratta di una delle figure professionali più ricercate nel mondo del lavoro, in particolare all’interno di imprese medio-grandi e multinazionali.
cosa fa un assistente di direzione?
Un assistente di direzione si occupa di compiti fondamentali da un punto di vista sia strategico che operativo. Le sue responsabilità possono variare molto a seconda del tipo di azienda, del ruolo ricoperto dal suo superiore e dell’area di competenza. La caratteristica essenziale di questo professionista è la capacità di multitasking. Nel corso della sua giornata lavorativa si trova infatti di fronte a numerose situazioni differenti, che possono coinvolgere l’intera organizzazione aziendale. Una delle principali responsabilità riguarda la gestione dell’agenda del proprio capo: un assistente di direzione fissa appuntamenti e incontri, organizza meeting e riunioni e pianifica le trasferte di lavoro. Si assicura che ogni particolare dei viaggi di lavoro venga preso in considerazione, effettuando le necessarie prenotazioni e, talvolta, accompagnando il dirigente. In aggiunta, gestisce i principali aspetti di natura amministrativa e burocratica dell’attività aziendale: controlla e smista tutti i tipi di corrispondenza relativa al manager, come telefonate, e-mail e posta cartacea. Nella maggioranza dei casi, filtra le comunicazioni in modo da inoltrare solamente quelle più importanti che richiedono l’intervento diretto del capo. Può anche occuparsi delle pratiche relative al personale e, se lavora per una grande organizzazione multinazionale, può anche essere richiesta la traduzione di documenti in altre lingue.
Hai le doti organizzative, l’abilità di lavorare in multitasking, la precisione e la flessibilità necessaria per lavorare come assistente di direzione? Se la risposta è sì, allora continua a leggere per scoprire quali sono le competenze e le qualifiche di cui hai bisogno per avere successo nel ruolo di assistente di direzione.
offerte di lavoroquali ruoli ha l'assistente di direzione?
L'assistente di direzione è una figura professionale fondamentale che rappresenta il punto di contatto fra un dirigente e i colleghi. Ha la responsabilità di gestire l’agenda del dirigente, organizzando appuntamenti, meeting e viaggi di lavoro. Smista inoltre le chiamate e la posta, sia in entrata che in uscita, in modo da facilitare il lavoro del proprio responsabile. Fra le sue mansioni rientra anche la redazione e preparazione di testi e documenti, report, verbali, comunicati stampa e pratiche burocratiche.
assistente di direzione stipendio
Lo stipendio medio in Italia per il 2023 che può percepire un assistente di direzione è di circa € 27.000 lordi annui per chi è alle prime armi. I professionisti che hanno acquisito qualche anno di esperienza collaborando da vicino con manager e dirigenti possono guadagnare cifre intorno a € 30.000 annui, mentre gli assistenti esperti che lavorano a stretto contatto con il top management aziendale possono anche avere la possibilità di ottenere uno stipendio base pari a € 40.000 all’anno. Questo pacchetto retributivo deve poi essere integrato da eventuali bonus e indennità offerte dall’azienda per cui si lavora. In ogni caso il livello salariale di un assistente di direzione è direttamente proporzionale alla quantità e complessità delle responsabilità affidategli dalla figura dirigenziale che assiste.
Lo stipendio di questo professionista può variare in base a molteplici fattori, legati sia al grado di esperienza e alle ore effettivamente lavorate, che al contesto lavorativo e alla natura dell’organizzazione per la quale si presta servizio. I dirigenti di piccole e medie imprese hanno un carico di lavoro meno imponente rispetto ai CEO di grandi multinazionali e, quindi, anche le responsabilità affidate ad un assistente saranno minori e meno complesse. Un’azienda che estende, o ha intenzione di estendere, il proprio raggio d’azione su un ampio mercato avrà sicuramente una maggiore quantità di risorse da poter distribuire a tutti i dipendenti. Anche l’esperienza e le specifiche competenze possedute da un assistente di direzione giocano un ruolo essenziale nella determinazione del suo stipendio. Un professionista in grado di parlare diverse lingue straniere e di gestire al meglio gli aspetti legati alla presenza online di un’impresa ha l’opportunità di prendersi carico di maggiori responsabilità all’interno del panorama aziendale e ciò si riflette sul suo pacchetto retributivo.
Stai cercando opportunità lavorative per questa professione? Entra nella nostra sezione dedicata e dai un'occhiata alle nostre offerte di lavoro come assistente di direzione.
tipi di assistente di direzione
Gli assistenti di direzione si possono distinguere in base alla loro esperienza, alla quantità e all’importanza delle responsabilità a loro affidate e al tipo di figura manageriale o dirigenziale che assistono:
- assistente entry-level: avendo a disposizione un’esperienza limitata, può ricoprire un ruolo da assistente junior o aiuto-assistente, affiancando altri professionisti più esperti. In generale, un assistente di direzione alle prime armi può fornire supporto soltanto a manager di basso livello all’interno della gerarchia aziendale, soprattutto nel caso di grandi imprese.
- assistente mid-level: grazie ad un buon bagaglio di esperienza che gli permette di assumere maggiori responsabilità, questo professionista è in grado di svolgere compiti più importanti e di gestire in modo più ampio e diretto le attività della figura dirigenziale di riferimento.
- assistente top-level: si tratta di un professionista navigato che si è messo alla prova in diversi contesti, riuscendo a dimostrare le proprie capacità e competenze. Fornisce assistenza a figure dirigenziali di alto livello, come presidenti e CEO.
Un’ulteriore distinzione può essere effettuata a seconda degli specifici compiti assegnati a questa figura professionale:
- assistente personale: ha la responsabilità di fornire supporto e assistenza nella gestione dell’agenda quotidiana e di altre mansioni amministrative. Lavora a stretto contatto con un dirigente per garantire il raggiungimento di tutti gli obiettivi organizzativi. Può anche occuparsi della gestione di impegni e appuntamenti a livello personale.
- assistente amministrativo: collabora con un dirigente, o con un team di dirigenti, per portare a termine tutte le attività quotidiane di un’organizzazione. Risponde alle chiamate e accoglie ospiti e clienti ma si occupa anche di compiti più complessi, come la gestione di meeting, appuntamenti e incontri.
- receptionist: in questo caso, l’assistente funge da primo punto di contatto con clienti e impiegati. Gestisce il Front Desk, smistando le chiamate in entrata e la posta in arrivo.
- Virtual Assistant o assistente personale online: questo tipo di lavoro può anche essere effettuato completamente da remoto. Un assistente virtuale porta a termine online tutte le attività che possono essere richieste ad un assistente personale o esecutivo.
lavorare come assistente di direzione
Il ruolo dell'assistente di direzione richiede conoscenze contabili e amministrative. Ecco quali sono i principali compiti e le responsabilità più importanti da aspettarsi quando si decide di intraprendere questo tipo di professione.
-
come diventare assistente di direzione: compiti e responsabilità
Tra i compiti principali che un assistente di direzione porta a termine, possiamo trovare:
- gestione dell’agenda e degli impegni del dirigente: l’assistente organizza e mette in ordine tutti gli impegni del proprio superiore. Fissa appuntamenti, meeting, incontri e riunioni, verifica che l’organizzazione di questi appuntamenti avvenga nel migliore dei modi, controlla che il proprio capo disponga di tutta la documentazione e informazione necessaria per affrontarli al meglio, gestisce i contatti con l’esterno.
- pianificazione di trasferte, spostamenti e prenotazioni: quando il proprio responsabile deve effettuare un viaggio di lavoro, l’assistente si occupa di tutti i necessari dettagli connessi con la trasferta. Questo può comportare la prenotazione del viaggio e dell’alloggio, l’organizzazione degli incontri ed eventi previsti, la pianificazione di eventuali altri spostamenti, la presa di contatti con le persone che incontrerà in trasferta.
- smistamento di telefonate e corrispondenza: l’assistente di direzione si occupa di filtrare le comunicazioni dirette o provenienti dal proprio superiore. Nella maggior parte dei casi inoltra soltanto quelle più importanti, o che richiedono un intervento diretto da parte del dirigente, e gestisce il resto delle comunicazioni in modo indipendente e autonomo sulla base delle istruzioni che gli sono state precedentemente fornite.
- stesura di testi e documenti: oltre ad altre mansioni amministrative di supporto, l’assistente di direzione si occupa anche di redigere i verbali delle riunioni e, specialmente nel caso di grandi aziende multinazionali, di traduzioni da lingue straniere e comunicazioni con importanti partner esteri. Spesso gli viene richiesto anche di stilare report e resoconti di varia natura, utili al lavoro del dirigente, e di preparare e raccogliere la documentazione e i dati di cui ha bisogno per effettuare analisi e valutazioni riguardanti l’andamento aziendale.
-
ambiente lavorativo
Un assistente di direzione può trovare impiego in qualsiasi settore lavorativo e all’interno di qualunque tipo di azienda. Tuttavia, questa figura professionale è particolarmente richiesta da aziende di grandi dimensioni, come le multinazionali. Questo genere di organizzazione è caratterizzato da una complessa gerarchia e un organigramma strutturato. Il top management di una multinazionale non può gestire tutto personalmente e decide quindi di avvalersi di assistenti per portare a termine tutte le attività quotidiane. Per quanto riguarda l’ambiente di lavoro, un assistente di direzione lavora spesso in ufficio, dove può gestire tutti gli appuntamenti della figura dirigenziale e contattare clienti e colleghi. Si tratta, tuttavia, di un ambiente dinamico che varia a seconda delle situazioni e delle necessità. Un assistente di direzione ha talvolta la possibilità di accompagnare il dirigente nei suoi viaggi di lavoro, fornendo supporto anche in trasferta.
-
chi sono i colleghi dell'assistente di direzione?
A seconda del datore di lavoro e del settore in cui lavora, tra i colleghi dell’assistente di direzione potrebbero esserci impiegati, segretari e contabili. L’assistente di direzione potrebbe anche lavorare a stretto contatto con capo reparto e direttori, così come con altri specialisti che potrebbero includere, ma non solo, CEO, manager e presidenti.
-
orario di lavoro
L'orario di lavoro di un assistente di direzione dipende soprattutto dalle esigenze della figura dirigenziale di riferimento. La giornata lavorativa, che generalmente si basa su un orario standard d’ufficio, può essere lunga e impegnativa, in quanto le agende risultano spesso molto fitte di appuntamenti. Può inoltre essere necessario ricorrere a diverse ore di straordinario per portare a termine tutte le attività nei tempi stabiliti e, in alcuni casi, ciò può comportare anche un impegno nelle ore serali, nei fine settimana e, anche se più raramente, nei giorni festivi. La stessa prospettiva si verifica nel caso di un assistente virtuale che opera a distanza, in quanto gli orari di lavoro dipendono interamente dalle richieste del superiore. Non va inoltre dimenticato che, nel caso si renda necessaria la presenza dell’assistente anche in trasferta, va messa in conto la possibilità di affrontare viaggi, talvolta lunghi, e rimanere lontano anche per più giorni consecutivi.
-
profilo professionale
Nella maggior parte dei casi, un assistente di direzione dà inizio alla propria carriera lavorativa accumulando esperienza come segretario o impiegato o comunque ricoprendo un ruolo simile all’interno della segreteria aziendale. Dopo aver maturato una solida esperienza in questo campo, inizialmente fornendo assistenza a manager di medio basso livello, un assistente di direzione può scalare la gerarchia, arrivando a lavorare per figure dirigenziali di alto livello, come CEO, amministratori delegati e presidenti. Chiaramente più ci si avvicina ai vertici aziendali più aumentano le responsabilità, ma il lavoro diventa sempre più dinamico e stimolante e la retribuzione, più elevata, riflette il livello raggiunto. In alternativa, questo professionista può anche scegliere di specializzarsi nell’attività online, diventando a tutti gli effetti un assistente personale online o Virtual Assistant. Anche in questo caso, continuerà a svolgere le stesse attività di supporto di un assistente personale, tuttavia lavorerà interamente da remoto.
-
i vantaggi di trovare un lavoro come assistente di direzione grazie a randstad
Trovare il proprio lavoro di assistente di direzione attraverso Randstad offre importanti vantaggi, quali:
- un’area privata dove puoi trovare i tuoi documenti e aggiornare il tuo cv con facilità
- programmi formativi gratuiti altamente professionalizzanti
- account esperti che conoscono bene la realtà del territorio e che sapranno aiutarti fin dalla prima fase di selezione fino all’inserimento in azienda
- consulenti per lo sviluppo di carriera che ti seguiranno nel percorso di crescita delle tue competenze
- un network di importanti aziende che si affidano a Randstad per la ricerca e selezione dei loro talenti
istruzione e competenze
Per poter ricoprire un ruolo da assistente di direzione non sono strettamente necessari particolari titoli di studio. Nella maggioranza dei casi, tuttavia, i datori di lavoro preferiscono candidati in possesso di una formazione accademica in discipline legate al settore dell’economia, della giurisprudenza, della comunicazione o della psicologia. In ogni caso, è necessario disporre di ottime doti organizzative e relazionali per intraprendere questo tipo di carriera, ma spesso queste devono essere accompagnate anche da competenze amministrative, contabili, matematiche, redazionali e di raccolta dati. Queste ultime sono infatti indispensabili per alleggerire e supportare il lavoro del manager, mentre competenze comunicative e psicologiche sono utili per gestire correttamente i contatti con i partner, i comunicati stampa, le relazioni con l’esterno in generale. Molto richieste sono anche delle solide basi informatiche e linguistiche. La conoscenza di lingue straniere, in particolare dell’inglese, è fondamentale in determinati contesti lavorativi, come quelli delle multinazionali. Riuscire a destreggiarsi con i principali software e dispositivi utilizzati in ufficio è inoltre essenziale per poter organizzare al meglio la giornata lavorativa del proprio superiore. Sono inoltre disponibili specifici corsi di formazione che forniscono ogni competenza necessaria per accrescere la propria preparazione ed essere sempre aggiornati.
capacità e competenze
Un assistente di direzione deve essere in grado di utilizzare un vasto set di competenze tecniche e soft skills per svolgere al meglio il proprio lavoro. Tra le competenze e le abilità richieste a questo professionista, possiamo riscontrare:
- ottime doti organizzative e gestionali: un assistente affianca una figura dirigenziale per facilitare e alleggerire il suo lavoro. È quindi necessario che disponga di eccellenti capacità organizzative e manageriali.
- multitasking e problem solving: nel corso della propria giornata di lavoro, un assistente di direzione può trovarsi di fronte a problemi, imprevisti e situazioni di ogni tipo che richiedono una grande flessibilità. Questa figura professionale riesce a destreggiarsi con disinvoltura tra appuntamenti, meeting, clienti, partner, corrispondenza, pratiche burocratiche e banche dati senza mai perdere il filo.
- spiccata capacità di time management: una delle mansioni fondamentali di questo professionista è quella di gestire il tempo della figura dirigenziale che assiste. Gestisce l’agenda, pianifica e organizza appuntamenti, incontri e meeting, filtra le chiamate e la posta in arrivo.
- precisione, riservatezza e capacità di ascoltare: un bravo assistente è in grado di essere discreto e riservato quando necessario. Lavorando a stretto contatto con dirigenti e manager, si trova spesso davanti a scelte strategiche e dinamiche private che richiedono discrezione e riservatezza. L’assistente di direzione è una persona di fiducia che può lavorare con informazioni riservate senza divulgarle o condividerle con altri.
- self-control e ottima gestione dello stress: un buon assistente sa mantenere la calma anche di fronte alle situazioni più complesse e spinose, senza cadere preda delle emozioni. È in grado di portare a termine i propri compiti in un ambiente molto dinamico e frenetico. I ritmi di lavoro possono essere serrati e richiedere grandi responsabilità.
FAQ sul lavoro come assistente di direzione
Ecco le domande più frequenti riguardo il lavoro di assistente di direzione:
-
come si diventa assistente di direzione?
Pur non essendo necessaria una formazione di tipo accademico, molti datori di lavoro danno la precedenza a candidati in possesso di un titolo di studio legato a discipline economiche o di pubbliche relazioni. È anche possibile frequentare corsi di formazione che mettono a disposizione tutte le competenze richieste per ricoprire questo ruolo.
-
qual è la differenza tra assistente di direzione e assistente amministrativo?
I due termini possono essere anche utilizzati come sinonimi. In generale, un assistente amministrativo si concentra sulla gestione di un dipartimento o di un team di dirigenti. Al contrario, un assistente di direzione si dedica a fornire supporto ad una o più persone specifiche.
-
quali sono i compiti di un assistente di direzione?
Ha la responsabilità di affiancare i vertici aziendali nella regolare gestione di ogni attività dell’impresa. Si occupa di mansioni amministrative e organizzative, gestendo l’agenda del dirigente di riferimento, la corrispondenza, la preparazione, redazione e archiviazione di testi e documenti.
-
il lavoro di un assistente di direzione è impegnativo?
Si tratta di un impiego che può risultare molto stressante, dal momento che a questo professionista viene richiesto di gestire un’ampia gamma di situazioni e attività. Gli orari di lavoro possono essere serrati, a seconda dell’azienda per cui si presta servizio e in base alle specifiche richieste della figura dirigenziale.
-
una posizione da assistente di direzione fornisce buone opportunità di carriera?
La crescita professionale di un assistente di direzione è strettamente legata alla figura dirigenziale alla quale fornisce supporto. Dopo aver acquisito un buon bagaglio di esperienza e aver affinato le proprie competenze e abilità, può scalare la gerarchia aziendale, arrivando a collaborare con il top management.
-
come faccio a candidarmi ad un'offerta di lavoro come assistente di direzione sul sito di randstad italia?
Candidarsi per un posto di lavoro come assistente di direzione è facile: crea un profilo nell’area privata di Randstad ed invia il tuo CV. Cerca tra le nostre opportunità di lavoro quella più adatta a te e candidati all’offerta. Hai bisogno di qualche consiglio per trovare lavoro? Scopri qui tutti i nostri suggerimenti per la ricerca di lavoro!
