dalla prontezza al multitasking, ecco le skill necessarie ad un addetto alla segreteria.

13/09/2017 15:05:09

All’interno di un’azienda si possono trovare molte figure lavorative diverse, ma una delle più importanti per l’organizzazione interna e per il contatto con il pubblico è quella dell’addetto alla segreteria, ruolo conosciuto più comunemente con il nome di segretaria o segretario.

Di che cosa si occupa questo professionista? Quali sono le sue mansioni all’interno dell’ambiente lavorativo? E che tipo di formazione e competenze sono richieste per ricoprire questo ruolo? Di seguito risponderemo a tutte queste domande importanti per tutti coloro interessati a diventare addetti alla segreteria.

Addetto alla segreteria: compiti e mansioni

L’addetto alla segreteria supporta le attività che si svolgono in un ufficio e si occupa sia di compiti relativi all’organizzazione delle attività interne, sia di attività di front-office, ossia di ciò che concerne il contatto con l’esterno e le relazioni col pubblico.

Per quanto riguarda la gestione interna, ossia quella di back-office, alcune mansioni dell’addetto alla segreteria sono:

  • Gestione delle email e della posta cartacea in entrata e in uscita 

  • Rispondere alle telefonate e inoltrarle ai responsabili di reparto o ai propri superiori

  • Organizzazione di riunioni, appuntamenti, conferenze stampa, pranzi con i clienti ed eventuali trasferte del personale o dei dirigenti (prenotazione di biglietti del treno/aereo, hotel, ecc.)

  • Gestione delle comunicazioni e dei documenti indirizzati ai vari responsabili

  • Redazione di verbali

  • Gestione di archivi di documenti, schedari e catalogazione di bolle e fatture

  • Redazione e revisione di documenti

  • Gestione degli impegni dei dirigenti (soprattutto nel caso si svolga il ruolo di segretaria di direzione, che lavora a stretto contatto con i dirigenti di un’azienda o di un’impresa)

  • Talvolta l’addetto alla segreteria si occupa anche di compiti di tipo amministrativo

A livello di front-office, ossia di relazioni con l’esterno, alcuni compiti dell’addetto alla segreteria sono:

  • Accoglienza delle persone e dei clienti che si recano presso l’ufficio (attività di reception)
  • Eventuale supporto all’attività dell’ufficio stampa
  • Predisposizione di comunicazioni e lettere

Dobbiamo specificare che, oltre all’addetto alla segreteria con competenze generiche, esistono altre tipologie di figure più specializzate come:

  • L’addetto alla segreteria amministrativa, che si occupa in particolar modo di contabilità e amministrazione
  • L’addetto alla segreteria di direzione, che ha il compito principale di gestire le comunicazioni, l’agenda e gli impegni del dirigente
  • L'addetto alla segreteria didattica: figura impiegata all’interno di scuole, università ed enti di formazione che si occupa della documentazione riguardante gli studenti, della gestione delle circolari, della prenotazione delle aule e della gestione degli orari di lezione

Competenze e capacità richieste ad un addetto alla segreteria

Per svolgere questo ruolo sono richieste alcune skill fondamentali come:

  • Ottime doti comunicative e relazionali
  • Buona conoscenza dei principali strumenti informatici (utilizzo del PC, email, Internet, programmi per la gestione e archiviazione di dati, compilazione di fogli di calcolo)
  • Doti organizzative e di multitasking, ossia la capacità di gestire in modo efficace ed efficiente più compiti contemporaneamente
  • Conoscenza di almeno una lingua straniera, soprattutto nel caso si lavori in un’azienda che ha relazioni con l’estero
  • Competenze di ambito commerciale, economico-gestionale e amministrativo

Formazione come addetto alla segreteria

Per lavorare come addetto alla segreteria non è necessariamente richiesta una laurea in materie economiche o giuridiche: può essere sufficiente un diploma di scuola superiore, ad esempio in indirizzi come ragioneria. È possibile comunque seguire corsi di formazione specifici.

Quella dell’addetto alla segreteria è una figura professionale che ha sempre una buona domanda all’interno del mercato del lavoro, e che quindi offre buone opportunità di trovare un impiego. Se siete interessati a ricoprire questo ruolo, consultate la nostra sezione dedicata alle offerte di lavoro per scoprire tutte le opportunità disponibili.