l’onboarding da remoto è destinato a rimanere una realtà: ecco come gestirlo in modo efficace.

13/09/2021 16:00:00

Nell’ultimo anno e mezzo, le aziende di tutto il mondo hanno affrontato grandi cambiamenti a causa della pandemia. Le novità introdotte in questo periodo sono destinate a protrarsi ed evolvere nel lungo periodo: per questo è importante che le aziende si attrezzino per gestirle correttamente.

Una delle conseguenze più evidenti della pandemia, in particolar modo in ambito HR, è stata l'espansione del lavoro da remoto, una tendenza già evidente prima del COVID-19. Non c'è dubbio che la distribuzione della forza lavoro in varie sedi diventerà un’abitudine sempre più comune e diffusa in futuro. Grandi aziende come Twitter e Slack daranno a tutto il personale la possibilità di lavorare da casa in modo permanente, mentre Salesforce ha introdotto un modello ibrido che vedrà la maggior parte dei suoi dipendenti combinare lavoro da remoto e in ufficio. Il colosso del software CRM, a conferma ulteriore, ha affermato che "La giornata lavorativa basata sui tradizionali orari di ufficio fa parte del passato".

L'approccio adottato da Salesforce anticipa una prassi che si diffonderà ampiamente nel mondo del lavoro. Il report Randstad Workmonitor di dicembre 2020 ha evidenziato due modalità molto apprezzate dai dipendenti durante la pandemia: una pianificazione ibrida, con alcuni giorni in ufficio e altri a casa (indicata dal 35% degli intervistati come l’organizzazione lavorativa ideale) e gli orari flessibili, per destreggiarsi al meglio tra vita privata e professionale (preferita dal 24% degli intervistati).

Un cambiamento positivo anche per le aziende, che hanno l'opportunità di ridurre i costi diminuendo il numero di persone contemporaneamente presenti sul posto di lavoro. Secondo alcuni dati, inoltre, il lavoro da remoto può migliorare anche la produttività. Considerando questo scenario, è bene che le aziende inizino a valutare la propria capacità di adattamento alle nuove modalità organizzative. In particolare, un fattore molto importante da considerare è la gestione dell'onboarding da remoto.

onboarding da remoto: cos'è e perché è importante.

L’onboarding da remoto consiste nell'insieme delle procedure aziendali per l'inserimento di nuovi assunti che lavoreranno a distanza. Chi svolgerà il proprio lavoro da casa, naturalmente, dovrà comunque completare le attività previste per l'integrazione di un nuovo dipendente, anche se non è fisicamente in loco e non trascorrerà molto tempo in ufficio.

Queste attività includono:

  • firma del contratto di lavoro e compilazione di altri documenti necessari
  • lettura di informazioni chiave (politiche aziendali, regole e le linee guida per il lavoro da remoto)
  • conoscenza dei colleghi, dalle persone con cui il nuovo assunto lavorerà ogni giorno ai componenti di altri team e dipartimenti
  • configurazione di strumenti e attrezzature IT, incluso l'accesso ad applicazioni, risorse e dati online
  • avvio di conversazioni più dettagliate sul ruolo, sulle responsabilità e sulle reciproche aspettative

Tutti questi processi risultano ancora più importanti quando i dipendenti lavorano da remoto, non potendo godere dei vantaggi correlati alla presenza in azienda. Ad esempio, una risorsa che non si trova fisicamente sul posto di lavoro e non può incontrare persone faccia a faccia potrà trovare più difficile familiarizzare con l'azienda, i colleghi, l'etica e l'atmosfera lavorativa.

L'onboarding, nel complesso, è una parte fondamentale del rapporto tra datore di lavoro e dipendente. Se gestito efficacemente, garantisce che la relazione con un neoassunto inizi con il piede giusto ed entrambe le parti traggano vantaggio da una collaborazione positiva, produttiva e duratura. 

Dal punto di vista puramente commerciale, un'introduzione positiva dei dipendenti riduce il rischio di abbandono della posizione poco dopo l'assunzione, contribuendo a evitare disagi finanziari e operativi correlati al turnover rapido del personale. Inoltre, le persone che vivono un'esperienza di onboarding positiva ne parleranno probabilmente ad altri, consolidando l’employer branding dell’azienda.

Una recente ricerca ha evidenziato che:

  • il 20% dei nuovi assunti lascia un nuovo lavoro entro 45 giorni per perseguire un'opportunità diversa
  • le aziende con un processo di onboarding efficace migliorano la fidelizzazione dei neoassunti dell'82% e la produttività di oltre il 70%
  • il 69% dei dipendenti è più propenso a rimanere in un'azienda per tre anni se ha usufruito di un onboarding ottimale
  • le aziende con prestazioni migliori hanno il 53% di probabilità in più rispetto ad altre di iniziare
  • l'onboarding in anticipo rispetto al primo giorno di lavoro del dipendente (attività nota come pre-boarding)
  • il 72% dei lavoratori afferma che l'interazione diretta con il proprio responsabile costituisce la parte più importante di qualsiasi processo di pre-boarding o onboarding
  • l'88% dei dipendenti ritiene che il proprio datore di lavoro abbia gestito l'onboarding in modo inadeguato

passaggi essenziali per un onboarding da remoto efficace.

L'onboarding da remoto rappresenta una sfida sia per i lavoratori che per i dirigenti. Una nuova risorsa può riscontrare maggiori difficoltà a iniziare in modo positivo trascorrendo molto tempo a lavorare in autonomia. D’altro canto, è possibile che un responsabile non abbia familiarità con il processo di onboarding virtuale. Considerata l'importanza di questo aspetto nella gestione HR, quali sono le misure da adottare per garantire che la crescita del lavoro da remoto non comprometta l'efficacia dell'onboarding?

offri un'accoglienza speciale.

Il lavoro a distanza priva il neo dipendente dell’immediatezza che solo un rapporto diretto, faccia a faccia, può garantire. I responsabili possono risolvere questo problema adottando misure speciali per accogliere le risorse da remoto e farle sentire parte del team. È possibile, ad esempio, inviare un kit di benvenuto con piccoli regali e gadget aziendali, come un capo di abbigliamento, una tazza o una borraccia.

Un datore di lavoro che utilizza questo approccio è Miro, un fornitore di software per lavagne interattive. Secondo AJ Josephson, responsabile HR della società, è importante condividere i simboli della cultura aziendale, mostrare ai lavoratori da remoto quanto siano preziosi e farli sentire davvero accolti.

È inoltre utile riflettere sull'approccio migliore per presentare gradualmente i nuovi assunti ai colleghi. Oltre ad essere poco pratico, riunire tutti in una singola videochiamata può essere impegnativo per le nuove risorse. È quindi preferibile elaborare un piano per organizzare riunioni virtuali con i principali colleghi e team di piccole dimensioni nel corso di una o due settimane. Ciò aiuterà i lavoratori da remoto a conoscere il resto dei dipendenti in modo rilassato, graduale e non precipitoso.

trai vantaggio dalla tecnologia.

La tecnologia è una delle risorse più preziose a disposizione di qualsiasi azienda che effettua il passaggio dall'onboarding fisico a quello da remoto. Esistono molti strumenti che possono contribuire a rendere questo processo più efficiente. DocuSign, ad esempio, consente di gestire e firmare contratti e altri documenti in modo elettronico, mentre le piattaforme di messaggistica istantanea e di gestione dei progetti come Slack sono progettate per facilitare la collaborazione da remoto, aiutando i team a rimanere in contatto e condividere dati in tempo reale.

Allo stesso tempo, è fondamentale assicurarsi che i lavoratori da remoto abbiano accesso a tutti gli strumenti necessari per svolgere efficacemente il proprio lavoro. L’azienda deve preoccuparsi, ad esempio, di fornire un laptop in anticipo, in modo che l'utente possa configurarlo e familiarizzare con il dispositivo, o garantire che il dipendente abbia pieno accesso a qualsiasi software proprietario o piattaforma cloud di cui avrà bisogno. È inoltre necessario offrire ai dipendenti da remoto formazione e supporto IT, in modo che possano sfruttare al meglio le tecnologie a disposizione. Specialmente se questo è il loro primo approccio a determinati software.

promuovi l'interazione umana.

Come abbiamo visto, gli strumenti tecnologici svolgono un ruolo chiave, soprattutto per quanto riguarda l'onboarding da remoto. Tuttavia, è importante ricordare che la tecnologia non sostituisce mai l'interazione umana. I lavoratori da remoto non hanno i contatti diretti e le conversazioni ricorrenti che avvengono in modo spontaneo in uno spazio di lavoro fisico. Per questo, è fondamentale trovare il modo di replicare queste pratiche di condivisione in un ambiente virtuale.

Per incoraggiare i propri dipendenti a interagire e conoscersi meglio tra loro, Miro suddivide la forza lavoro in piccoli gruppi che si riuniscono in sessioni conoscitive dall'atmosfera raccolta. L'azienda ha persino invitato i lavoratori nel proprio ufficio di Amsterdam per partecipare insieme a un gioco da tavolo virtuale. Analogamente, Kaelyn Phillips, Global Talent Development di Monster, ha sottolineando come l’onboarding, da remoto o in presenza, debba essere completamente orientato alle persone: "Si tratta di creare legami - afferma - e di assicurarsi che il neoassunto senta di essere entrato a far parte di una comunità che lo vuole con sé, di un ambiente che lo accoglie".

utilizza programmi di mentoring o un buddy system.

Nel caso in cui sia necessario inserire più lavoratori da remoto contemporaneamente, implementare un buddy system che li aiuti ad acquisire informazioni e a conoscere insieme l'azienda può essere vantaggioso. Oltre a sostenere l'apprendimento e lo sviluppo, questo approccio, che consiste in sostanza nella condivisione di uno spazio virtuale, contribuisce a creare un senso di unione e spirito di squadra, prezioso per le persone che lavorano per molto tempo da sole.

Un'altra strategia che può rivelarsi efficace è l’introduzione di iniziative di mentoring. Quando un nuovo dipendente entra a far parte dell’organizzazione, assegnargli un mentore, una persone di riferimento, può aiutarlo a conoscere meglio l'azienda e ad integrarsi il più rapidamente possibile, aumentando la probabilità che realizzi appieno il proprio potenziale e diventi un membro produttivo del team. Il mentoring è anche un ottimo modo per trasmettere competenze trasversali e conoscenze maturate nel tempo dai dipendenti con più esperienza.

crea un pacchetto di onboarding virtuale dedicato.

Aspettarsi che un approccio tradizionale all'onboarding sia altrettanto efficace per i lavoratori da remoto può rivelarsi un errore costoso. Il dipartimento HR deve adattarsi alle esigenze e ai requisiti specifici del lavoro a distanza progettando un pacchetto di onboarding virtuale su misura, che può essere fornito in anticipo ai neoassunti in modo che abbiano tempo a sufficienza per consultarlo e assimilarne i contenuti.

È necessario che il pacchetto includa le risorse chiave e le informazioni di cui i nuovi lavoratori hanno bisogno per iniziare nel modo giusto, ad esempio un riassunto delle politiche aziendali, un manuale dei dipendenti e i dettagli dell'help desk. È inoltre importante includere indicazioni dettagliate su come il personale da remoto può accedere a strumenti e software e su cosa fare in caso di problemi tecnici.

follow-up.

Il processo di onboarding da remoto non termina due o tre settimane dopo l'assunzione. Sebbene questo intervallo di tempo possa essere sufficiente all'assestamento, la nuova risorsa potrebbe avere ancora dubbi da chiarire o domande che non ha avuto l'opportunità di porre.

È importante seguire i lavoratori da remoto durante le prime fasi dell'onboarding e verificare regolarmente come si trovano nei primi tre mesi in azienda. Sarà così possibile comprendere chiaramente cosa pensano del lavoro, se sono soddisfatti e hanno bisogno di formazione o supporto. Alcune aziende scelgono di distribuire le proprie procedure di onboarding nel corso di un intero anno, in base alla natura e alla complessità del ruolo. Un approccio a lungo termine può inoltre offrire informazioni preziose sull'efficacia del processo di onboarding da remoto e su come migliorarlo.

Randstad ha creato una nuova guida che affronta questo specifico argomento con una serie di misure da attuare per ottimizzare i metodi di onboarding virtuale e ottenere i migliori risultati per tutte le parti coinvolte. La guida illustra le best practice in ambiti chiave, come lo sviluppo di un piano di formazione per la forza lavoro da remoto e il mantenimento dell'interazione personale tra colleghi.

come eseguire l'onboarding dei dipendenti che lavorano da remoto.

scarica la guida gratuita.

Andrea Tonin

Area Manager Randstad Italia

A seguito della Laurea in Diritto Amministrativo, con tesi sulle Autorità di regolamentazione dei Servizi di Pubblica Utilità, decide di dedicarsi al mondo delle risorse umane occupandosi di start up di Apl nel nordest. Entra in Randstad nel 2014, coordinando lo sviluppo commerciale di clienti direzionali per le regioni Veneto e Friuli. Dal 2015 supporta le filiali di diversi territori con il ruolo di Area Manager, ruolo prima ricoperto in Puglia e successivamente in Marche, Abruzzo, Romagna ed Umbria. Dal 2017 sempre per Randstad è Area manager delle filiali in provincia di Bologna e Ferrara con l'obiettivo di consolidare Randstad come punto di riferimento del mercato del lavoro nel territorio di appartenenza.

come eseguire l'onboarding dei dipendenti che lavorano da remoto.

scarica la guida gratuita.