l’assenteismo dal lavoro impatta sulla tua produttività?

ecco cosa dovresti sapere per migliorare il tasso di presenza e il coinvolgimento della tua forza lavoro.

Coloro che gestiscono persone sono sempre alla ricerca di soluzioni per aumentare la produttività ed è quindi consueto vederli tra i promotori di proposte speciali come percorsi di upskilling per i lavoratori, strumenti tecnologici innovativi e l’implementazione di processi Lean per migliorare l’efficienza.

Tuttavia, c’è un fattore che spesso le aziende sottovalutano e che può migliorare notevolmente le performance senza dover necessariamente allocare particolare budget o risorse. 

L’assenteismo dal lavoro, che può avere un impatto critico su ogni organizzazione, è naturalmente fisiologico quando è dentro il perimetro di controllo dei responsabili della forza lavoro.

le principali cause e come combattere l'assenteismo in azienda.

I lavoratori si assentano a causa di malattie, stress, problemi familiari, malcontento o semplicemente vogliono un giorno libero, fornendo possibili segnali di insoddisfazione o malcontento. Qualunque sia la causa, le aziende possono migliorare la produttività della propria forza lavoro attraverso una serie di azioni pensate per incoraggiare e ricompensare i lavoratori che raggiungono alti livelli di presenza.

Numerose assenze possono impattare sia sul business che sul morale. Per esempio, assenze non pianificate si riflettono su altri lavoratori che potrebbero dover fare straordinari o aumentare i carichi di lavoro per coprire i colleghi. Se sono coinvolte mansioni di front office a farne le spese possono essere gli stessi clienti. Ritardi nei progetti e nei processi decisionali sono inevitabili conseguenze dell’assenteismo.

In accordo con lo U.S. Centers for Disease Control and Prevention i datori di lavoro americani perdono 225,8 miliardi di dollari all’anno a causa dell’assenteismo - con una media di $1.685 per lavoratore. L’IZA Institute of Labor Economics stima che un aumento dell’1% delle assenze per malattia genera una perdita di produttività dello 0,24%. Solo nel Regno Unito, mediamente 15,4 milioni di giorni lavorativi vengono persi ogni anno a causa di stress, ansia e depressione collegate al lavoro con un costo stimato di £13.5 milioni. 

Il costo totale delle ore di assenza come percentuale sulla busta paga, considerando sia costi diretti e indiretti, si attesta fra il 20,9% e il 22,1% negli Stati Uniti, tra il 32,8% e il 34% in Australia e tra il 36,3% e il 38,3% in Europa.

Anche se il tuo business non registra nell'immediato una significativa perdita di produttività a causa dell’assenteismo, è utile in ogni caso identificare, misurare e motivare le principali cause di assenza. Questo potrebbe richiedere dei cambi nella cultura lavorativa, nell'approccio manageriale e nella comunicazione interna, ma tale sforzo può produrre risultati sorprendenti anche oltre le attese. Il coinvolgimento e la retention possono crescere nel tempo, dando un boost alle performance di business e alla crescita.

c’è un problema di assenteismo in azienda? come risolverlo.

La gran parte delle organizzazioni non analizza regolarmente lo stato di presenza dei lavoratori a meno che non sorgano dei problemi, ma questo non deve impedirti di organizzare assessment periodici. Il fatto che i responsabili di linea non abbiano identificato criticità apparenti non significa che non ce ne siano. Alcuni indicatori potrebbero essere picchi di spesa per i lavoratori temporanei a causa di assenze inaspettate, una crescita accentuata dell’utilizzo dei permessi per malattia o familiari.
Oltretutto, i giorni di assenza possono precedere un picco nelle dimissioni volontarie, il che indica un problema più ampio a livello di management.

Quindi il primo passo che dovresti considerare è definire lo scostamento tra quanto pianificato e le assenze inaspettate. Nonostante possa sembrare un semplice esercizio, può rivelarsi più complicato di quanto si pensi. Per esempio, i periodi di maternità possono essere gestiti e pianificati, ma qualora la lavoratrice non rientrasse al lavoro oppure estendesse i mesi di assenza allora bisognerebbe categorizzare la situazione come inaspettata.
Ci sono diversi scenari in cui è complicato stabilire come definire una certa assenza lavorativa e l’unico modo per capirlo è tenerne traccia per comprendere se esistono delle correlazioni.

Una volta che hai identificato le assenze non pianificate, usa i dati per determinare in che modo incidono sulla tua organizzazione. Hai bisogno di ricorrere alla flessibilità per coprire il carico di lavoro? Le date di consegna dei progetti sono state rinviate? Le tue vendite hanno subito delle ripercussioni? Dovresti tenere in considerazione nell’assessment globale anche eventi circoscritti - come riunioni o conference call posticipate a causa di partecipanti malati.

Da questo punto in poi puoi iniziare a misurare l’estensione del problema. Comincia a stabilire un dato di riferimento iniziale - il numero di assenze mensili, ad esempio - per tracciare l’ampiezza del fenomeno all’interno della tua forza lavoro. Il secondo passo è restringere il focus sulle business units o dipartimenti che rilevano un livello particolarmente alto di mancate presenze non pianificate. Per ultimo occorre entrare in profondità dell’analisi e identificare quegli individui che sono ai primi posti di queste statistiche.

principali cause dell’assenteismo dal lavoro.

Il procedimento illustrato qua sotto ti aiuterà a identificare le ragioni di questi comportamenti e determinare i rimedi più efficaci. I motivi possono includere stress, salute psicologica, coinvolgimento, soddisfazione lavorativa, discriminazione e mobbing, retribuzione inadeguata, salute e benessere. Esaminiamo come puoi ricondurre alcuni fattori tipici all’assenteismo:

• stress lavorativo.
  Una delle ragioni più comuni è lo stress lavoro correlato. Che sia avere troppo lavoro o troppo poco, stare in ufficio per troppo tempo, gestire le pressioni per i risultati, i dipendenti hanno bisogno di tregue regolari dalle proprie attività. Le ricerche mostrano come siano maggiori i giorni persi a causa di stress o ansia rispetto a malattie e infortuni. Sia il dipartimento HR che i responsabili di business devono essere formati per identificare i segnali di allarme e trovare con discrezione soluzioni per alleviare il carico di lavoro. Molto utili possono essere anche altre forme di supporto come il counseling o risorse aggiuntive per aiutare i dipendenti a rendere al meglio nelle loro mansioni.
   
• coinvolgimento/mancanza d’interesse.
  In accordo con Gallup, solo il 13% dei lavoratori nel mondo si sente coinvolto nell’ambiente lavorativo. Da notare che le organizzazioni con i valori di coinvolgimento più alto hanno mediamente il 41% in meno di assenteismo delle altre. Gallup sottolinea come con questo tipo di risultati i datori di lavoro dovrebbero prestare molta più attenzione a cosa succede dentro le proprie aziende. Per esempio dare ai lavoratori più spazio decisionale e di ownership sui progetti può portare un maggiore senso di appartenenza. Aumentando il livello di responsabilizzazione dell’intera forza lavoro puoi aumentare in egual modo il livello di coinvolgimento
   
• family care.
  La normativa riguardante i congedi familiari differisce nelle diverse parti del mondo, ma la tua organizzazione potrebbe considerare agevolazioni supplementari rispetto a quelle previste per legge. Prendere del tempo per i propri figli, parenti e coniugi è inevitabile perciò occorre che le tue policy siano adeguate rispetto ai bisogni dei tuoi dipendenti. Considera anche forme alternative di lavoro per i neo-genitori come lo smart working che permette flessibilità negli orari di attività.
   
• mobbing.
  Affrontare le situazione di mobbing deve essere una priorità fondamentale nella tua organizzazione, che può avere ripercussioni anche penali. Fornisci ai tuoi dipendenti canali appropriati per poter denunciare questi episodi e prendi immediatamente iniziative al riguardo.

L’assenteismo dal lavoro può essere una sfida più o meno significativa nella gestione della forza lavoro. Parte della responsabilità ricade anche su di te ed è strettamente dipendente da come decidi di monitorare, prevedere e rimediare alle situazioni di criticità.