scopri come gestire l'assenteismo e garantire la continuità del business.

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L'assenteismo è una sfida comune e inevitabile per tutte le aziende. I dipendenti avranno sempre bisogno di assentarsi dal lavoro, soprattutto a seguito di malattie di lieve entità, infortuni e visite mediche, ma anche a causa di fattori come stress, impegni familiari e insoddisfazione nei confronti del proprio impiego. Come datore di lavoro, devi adottare un approccio ben pianificato e ponderato se vuoi evitare che il problema si ripercuota seriamente sulla tua azienda e sui tuoi clienti (leggi anche: 4 cause comuni di assenteismo e come gestirle).

Fortunatamente, l'assenteismo può essere gestito attraverso diverse misure e strategie. Tra le più efficaci rientrano:

  1. l'adozione di un approccio proattivo, che ti aiuterà a pianificare in anticipo il modo in cui far fronte agli effetti della carenza di personale
  2. una visione di lungo termine, che ti consentirà di identificare e gestire i motivi per cui le persone tendono ad assentarsi in modo non pianificato.

costi e cause dell'assenteismo.

Quando il tasso di assenteismo raggiunge livelli superiori alla media o quando i dipendenti continuano ad assentarsi in modo imprevisto o a non rispettare la politica in materia di assenze, l'effetto sull'azienda può essere grave. Ecco alcune ripercussioni:

  • mancato rispetto delle scadenze
  • clienti insoddisfatti
  • calo della produttività dei dipendenti, nel caso in cui sia necessario ricollocare il personale per coprire le carenze di organico
  • morale basso tra i membri del personale che devono gestire carichi di lavoro pesanti o imprevisti

Le difficoltà che le aziende si trovano ad affrontare quando l'assenteismo aumenta in modo significativo (o diventa un problema costante e di lungo termine) sono risultate particolarmente evidenti nel 2020. Secondo un'analisi a livello federale condotta da USA Today, la media dei lavoratori che si sono assentati per malattia, infortunio o problemi medici nel corso dell'anno è stata di 1,5 milioni al mese, con un incremento medio del 45% rispetto ai due decenni precedenti.

Questo aumento è stato favorito dalla pandemia, che ha anche contribuito all'aumento delle assenze legate all'accudimento infantile, con un incremento del 250% rispetto alla media statunitense degli ultimi 20 anni. Nell'Unione europea, le assenze dal lavoro dovute a malattia o disabilità sono salite dai 3,9 milioni del primo trimestre del 2020 ai 4,4 milioni del secondo, ovvero nei mesi in cui molti Paesi hanno risentito delle conseguenze della prima ondata di infezioni da COVID-19.

La malattia fisica è però solo uno dei possibili motivi che costringono le persone ad assentarsi. Come datore di lavoro, è importante tenere conto anche della salute mentale dei dipendenti. Secondo i Centers for Disease Control and Prevention (CDC), negli Stati Uniti la depressione provoca la perdita di 200 milioni di giorni lavorativi all'anno, con un costo tra i 17 e i 44 miliardi di dollari per i datori di lavoro. Quasi il 7% della popolazione dell'Unione europea ha dichiarato di soffrire di depressione cronica, con numeri a due cifre registrati in Paesi come Irlanda, Portogallo, Germania e Finlandia.

I dipendenti possono essere costretti ad assentarsi in maniera non pianificata anche per prendersi cura di parenti malati o anziani (leggi anche: caregiver familiare), o semplicemente perché non sono soddisfatti sul posto di lavoro oppure hanno bisogno di tempo per cercare un'altra occupazione. Qualunque sia la causa, se il personale tende ad assentarsi di frequente e stai riscontrando un calo della produttività dei dipendenti, ritardi nelle consegne ai clienti e aumento dei costi per straordinari o indennità di malattia, significa che l'assenteismo è diventato un problema ed è ora di prendere provvedimenti.

diventare proattivi e pianificare.

I datori di lavoro che ottengono il maggior successo nella gestione dell'assenteismo e nella mitigazione del suo impatto sull'azienda sono quelli che adottano un approccio proattivo anziché limitarsi a reagire alla carenza di personale e a coprire i vuoti di organico. 

Condurre un'analisi della forza lavoro e svolgere altre attività, come le verifiche delle competenze, ti aiuterà ad ottenere un quadro chiaro della situazione attuale in termini di capacità e skill, nonché a individuare le aree che potrebbero rivelarsi più problematiche in caso di elevati livelli di assenteismo. In questo modo sarà molto più semplice anticipare le sfide derivanti dalla riduzione del personale e affrontarle in maniera efficiente.

Essere pronti a gestire i periodi di carenza di personale identificando le attività e le mansioni critiche per il funzionamento del business è fondamentale. Successivamente, potrai creare un elenco dettagliato delle conoscenze e delle competenze richieste per svolgere tali mansioni, in modo da capire quali attività devono assumere la priorità e quali possono essere eseguite da altri dipendenti in assenza di membri chiave del personale. Queste strategie rappresentano generalmente buone pratiche dal punto di vista della gestione e della pianificazione della forza lavoro, poiché permettono di utilizzare al meglio i talenti disponibili e di assegnare i compiti in modo più efficace.

Individuare le competenze necessarie per completare compiti critici e disporre di un quadro chiaro delle capacità della tua forza lavoro ti aiuterà inoltre a creare piani di formazione e sviluppo efficaci. A sua volta, l'implementazione di programmi di formazione appositamente studiati per migliorare le competenze nelle aree critiche contribuirà a garantire la continuità del core business anche in caso di carenza di personale (leggi anche: come l'assenteismo e il presenzialismo influenzano la produttività).

individuare le cause alla radice dell'assenteismo.

Un altro modo per affrontare l'assenteismo e la gestione della forza lavoro consiste nell’individuare le ragioni di fondo per cui le persone tendono ad assentarsi. Un approccio di questo tipo può favorire soluzioni durature e a lungo termine che consentono di contenere il livello complessivo di assenteismo. Le cause alla radice dell'assenteismo possono essere diverse. I problemi di salute a lungo termine e le malattie croniche sono fattori chiave, ma è anche possibile che molte persone si assentino per altre ragioni. Ad esempio:

Per identificare questi problemi, è necessario stabilire una buona comunicazione con i dipendenti e comprendere il modo in cui le persone percepiscono il proprio lavoro.

Nell'ambito della nostra soluzione Inhouse Services, offriamo un programma di assistenza in grado di supportare le tue iniziative volte a valutare il sentiment del personale e identificare gli aspetti del lavoro che i dipendenti apprezzano o ritengono problematici. Siamo inoltre in grado di sostenere le strategie globali per ottimizzare i processi di recruitment e gestione delle risorse umane, un aspetto che potrebbe rivelarsi cruciale quando il personale è insufficiente e si ha bisogno di assumere rapidamente lavoratori qualificati.

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isabella_demarchi
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Isabella Demarchi

inhouse operations director - randstad inhouse services