cos'è il background check e perché è utile per le aziende.

Selezionare le persone giuste è una delle sfide più complesse per le organizzazioni. Come ridurre il rischio di sbagliare? Le aziende possono avvalersi di strumenti specifici pensati per verificare l’affidabilità, la preparazione e l’integrità dei candidati. Tra questi, il background check si rivela uno dei più efficaci.

indice dei contenuti:

• cos'è un background check in ambito lavorativo?
• come viene utilizzato in Italia.
• qual è la differenza tra reference checking e background check?
• perché i background check sono importanti?
• in cosa consiste un background check?
• cosa rivela un background check?

cos'è un background check in ambito lavorativo?

Cos’è il background check? L’espressione deriva dall’unione delle parole “background” - ovvero “contesto”, “passato”, “percorso” - e “check”, inteso come “verifica” o “accertamento”. La combinazione dei due termini esprime chiaramente l’obiettivo della procedura, ovvero approfondire ciò che si cela dietro al curriculum o alla presentazione formale di un candidato prima di inserirlo all’interno dell’organizzazione, andando a valutare:

• storia lavorativa e professionale;
• percorso formativo;
• reputazione;
• integrità.

Sebbene oggi sia considerato uno strumento tecnico legato alla gestione del personale e alla prevenzione dei rischi, l’idea alla base del background check affonda le radici in pratiche antiche. 

Già in epoca romana, chi ambiva a incarichi pubblici o militari veniva giudicato sulla base della propria condotta morale e delle sue relazioni sociali. Allo stesso modo, nel Medioevo, i sovrani e i funzionari di corte svolgevano indagini informali per valutare l’affidabilità dei propri collaboratori. 

È però nel Novecento, soprattutto negli Stati Uniti, che il background check viene formalizzato e adottato su larga scala: inizialmente utilizzato da agenzie governative per motivi di sicurezza nazionale, diventa uno strumento diffuso durante la Guerra Fredda, in funzione anti-spionaggio.

Con l’evoluzione tecnologica e la diffusione delle banche dati digitali, a partire dagli anni ’90 il background check ha iniziato a trovare spazio anche nel settore privato. Inizialmente adottato in ambiti sensibili (sanità, finanza, ICT, …), è successivamente diventato una prassi comune in molti altri settori, anche in Europa.

Oggi, nei paesi anglosassoni, il background check è una fase standard del processo di ricerca e selezione del personale. Viene effettuato tramite agenzie specializzate che, su mandato delle aziende, conducono verifiche approfondite sui candidati.

Questa pratica si sta diffondendo anche nel nostro Paese, soprattutto per i processi di selezione che riguardano ruoli di responsabilità o con accesso a dati sensibili, infrastrutture critiche, risorse finanziarie o informazioni strategiche.

come viene utilizzato in Italia.

L’interesse per i background check in Italia ha ricevuto ulteriore impulso con l’entrata in vigore di alcune normative europee e nazionali. In particolare, il Regolamento di Esecuzione (UE) 2024/2690 della Commissione Europea evidenzia la necessità di condurre controlli sistematici sulle figure chiave delle organizzazioni, specialmente in ambiti legati alla sicurezza informatica, alla supply chain e alla governance. 

Anche il Decreto Legislativo n. 138 del 4 settembre 2024, che recepisce la Direttiva NIS 2, va in questa direzione: attribuisce al background check un ruolo chiave nella verifica dell’affidabilità delle figure che ricoprono ruoli critici, con l’obiettivo di prevenire vulnerabilità organizzative e garantire la sicurezza di sistemi e processi.

Ma attenzione: il background check deve sempre rispettare i diritti fondamentali della persona e le normative vigenti in materia di privacy e lavoro. In Italia, ad esempio, l’articolo 8 dello Statuto dei Lavoratori “fa divieto al datore di lavoro, ai fini dell’assunzione, come nel corso dello svolgimento del rapporto di lavoro, di effettuare indagini, anche a mezzo di terzi, sulle opinioni politiche, religiose o sindacali del lavoratore, nonché su fatti non rilevanti ai fini della valutazione dell’attitudine professionale del lavoratore”.

Il background check, quindi, non è una “caccia alle streghe”, ma un’attività che, se svolta correttamente, permette alle imprese di prendere decisioni più consapevoli in fase di selezione, limitando il rischio di assumere candidati non idonei.

qual è la differenza tra reference checking e background check?

I background check e i reference checking vengono entrambi impiegati nel processo di ricerca e selezione del personale per raccogliere maggiori informazioni sui potenziali candidati. 

In molti casi, questi controlli vengono effettuati nelle ultime fasi del processo di recruiting. Infatti, le indagini pre-assunzione sono spesso utilizzate dalle aziende per selezionare il talento migliore o verificare le informazioni contenute nel curriculum prima di elaborare un'offerta di lavoro.

La differenza principale tra reference checking e background check risiede nella finalità e nel tipo di informazioni che questi strumenti permettono di acquisire:

• il background check serve a verificare le informazioni contenute nel curriculum e nella domanda di lavoro del candidato. In altri termini, è utile per approfondire la storia lavorativa del candidato e avvalorare le sue esperienze formative. Un controllo pre-assunzione, inoltre, può aiutare il recruiter ad individuare eventuali rischi potenziali associati ai talenti. Ne sono un esempio i precedenti penali o episodi di cattiva condotta;
• il reference checking, invece, serve a valutare le prestazioni lavorative pregresse del candidato, nonché la compatibilità con la posizione lavorativa e con la cultura aziendale. Questo tipo di controllo prevede che il recruiter contatti un elenco di referenti fornito direttamente dal candidato. Solitamente, si tratta di nominativi e informazioni di contatto relativi ad attuali ed ex colleghi, manager, ma anche docenti, ex clienti o venditori. Nel corso di queste interazioni, è possibile porre al referente una serie di domande relative al candidato. Sebbene alcune informazioni fornite dai referenti siano utili a verificare quanto riportato nel curriculum, la maggior parte di questi feedback riguarda le prestazioni, le competenze e le qualità professionali.

perché i background check sono importanti?

I background check permettono alle aziende di prendere decisioni più consapevoli nella fase finale del processo di ricerca e selezione del personale, prevenendo rischi che potrebbero compromettere l’equilibrio organizzativo, la sicurezza interna o l’efficienza operativa.

Vediamo nel dettaglio quali sono i principali motivi per cui le imprese scelgono di adottare questa procedura.

verifica delle credenziali del talento.

Mentire sul curriculum è una pratica più diffusa di quanto si pensi. Alcuni talenti lo fanno nella speranza di risultare più competitivi agli occhi dei selezionatori. Questo comportamento mette a rischio la trasparenza e l’affidabilità del processo di selezione.

Nella maggior parte dei casi si tratta di un’esagerazione delle competenze, finalizzata a rendere il profilo più attraente. In altri, però, le informazioni false o fuorvianti fornite dal candidato possono avere conseguenze serie per l’azienda.

Ad esempio, se il ruolo prevede una laurea in un campo specifico e il candidato mente sulla propria formazione, il datore di lavoro potrebbe essere ritenuto responsabile di eventuali errori commessi dal neoassunto.

Un background check può evitare questo tipo di problemi poiché assicura che le informazioni contenute nel curriculum del candidato siano accurate e aggiornate.

mantenere la sicurezza sul posto di lavoro.

Assumere talenti non idonei può minare la sicurezza sul posto di lavoro. Coloro che mentono sulle proprie competenze ed esperienze potrebbero non ricevere il giusto tipo di formazione e rappresentare un rischio per la sicurezza propria e altrui. 

In secondo luogo, mancati controlli su precedenti o cattiva condotta potrebbero rendere l'azienda responsabile di eventuali problemi futuri causati da queste persone sul posto di lavoro.

Un background check completo permette di prevenire eventuali criticità legate ai neoassunti, individuando fin da subito i professionisti non allineati alla cultura aziendale.

proteggere la reputazione dell'azienda.

La reputazione di un'azienda può essere danneggiata dalle azioni compiute da uno dei suoi dipendenti. 

Sebbene non sia possibile monitorare ogni singola azione dei lavoratori, si possono adottare misure per ridurre al minimo qualsiasi rischio potenziale. 

Una di queste è proprio il background check. Assicurarsi, ad esempio, che il candidato non abbia un trascorso di comportamenti violenti o l'abitudine di pubblicare commenti offensivi online può evitare all’azienda possibili problemi in futuro.

massimizzare la produttività.

Alcune persone in cerca di lavoro inseriscono all’interno del CV una serie di competenze che in realtà non possiedono. Altre enfatizzano in maniera eccessiva le proprie skills per apparire più capaci di quanto non siano. 

Assumere talenti non in possesso delle giuste competenze può aumentare notevolmente il tempo di inserimento e incidere sulla produttività lavorativa. Effettuare background check e reference checking permette di stabilire in anticipo se le informazioni presenti sul curriculum sono veritiere.

in cosa consiste un background check?

Un background check può includere diverse tipologie di controlli, che variano in base al ruolo da ricoprire, al settore di attività e al livello di responsabilità previsto. Non esiste un’unica formula valida per tutte le posizioni: ogni verifica deve essere calibrata con attenzione, nel rispetto delle normative vigenti e della proporzionalità tra informazioni richieste e finalità perseguite.

Le aziende più strutturate personalizzano i controlli in funzione dei rischi associati a ciascun profilo: per un ruolo dirigenziale o con accesso a informazioni sensibili, ad esempio, è lecito aspettarsi un controllo più approfondito rispetto a una posizione operativa.

Vediamo ora quali sono le principali verifiche che possono rientrare in un background check e quali informazioni permettono di acquisire.

background check di natura penale.

Un background check di natura penale viene condotto per determinare se il talento sia mai stato arrestato per un reato. Fornisce tutte le informazioni rilevanti per il caso, come il tipo di reato per cui è stato arrestato, le date dell'arresto, il verdetto finale e la pena comminata. 

Generalmente, la finalità di tale background check è quella di trovare un candidato che non abbia avuto problemi con la giustizia. Ma qualora ve ne sia uno, l'azienda può decidere se accettare o meno il candidato.

test antidroga.

Alcune tipologie di lavoro, in particolare quelle che implicano la guida di mezzi aziendali o l’utilizzo di particolari macchinari, richiedono anche un test antidroga pre-assunzione. 

Questo test viene effettuato all’interno del background check per garantire che la persona non faccia uso di sostanze illegali. La maggior parte dei test antidroga viene eseguita presso ambulatori locali e può fornire risultati in poche ore o giorni.

verifica del percorso formativo.

Le aziende controllano il diploma o la laurea? Non sempre, ma possono farlo, soprattutto nei casi in cui il possesso di un determinato titolo di studio sia un requisito imprescindibile per il ruolo da ricoprire. 

Non si tratta solo di accertare che il candidato abbia effettivamente conseguito una laurea o un diploma, ma anche di verificare la coerenza tra quanto dichiarato e le reali competenze acquisite.

Ci sono diversi modi per effettuare la verifica:

• contattando direttamente l’istituto scolastico o l’università e chiedendo loro di confermare che il candidato si sia laureato/diplomato presso quell'istituto;
• richiedendo al talento una trascrizione ufficiale del proprio percorso di studi, che riporti la media dei voti, i corsi seguiti e altri elementi utili a valutare la sua formazione.

Questo tipo di check è particolarmente utile per contrastare eventuali dichiarazioni mendaci e per tutelare l’azienda nel processo di selezione.

verifica della solvibilità.

La verifica della solvibilità personale dei candidati è di solito riservata esclusivamente alle posizioni lavorative che implicano l’impiego di risorse finanziarie o la gestione di denaro. 

Secondo un recente studio, solo il 25% dei datori di lavoro effettua abitualmente un background check sulla solvibilità. In alcuni settori, invece, questo tipo di verifica viene svolta su quasi tutti i dipendenti.

Le verifiche della solvibilità illustrano nel dettaglio le fatture insolute dei candidati e gli eventuali debiti a lungo termine. È importante notare che alcuni Paesi, come diversi stati degli Stati Uniti, hanno dichiarato illegale effettuare verifiche della solvibilità pre-assunzione per la maggior parte delle posizioni lavorative.

controllo della condotta alla guida.

Se la posizione lavorativa richiede l’utilizzo di veicoli, è sempre necessario eseguire un background check della condotta alla guida. 

È importante assicurarsi che l’individuo non abbia precedenti di guida pericolosi, tra cui violazioni del Codice della Strada e incidenti. 

Fatti negativi associati al candidato non solo potrebbero far lievitare l'assicurazione dell'azienda, ma anche rendere la stessa responsabile di eventuali incidenti che si verificano mentre il candidato è alla guida di un mezzo aziendale.

verifica dei rapporti di lavoro.

Questo controllo consente di confermare la veridicità delle informazioni relative alle esperienze professionali pregresse e di valutarne la coerenza rispetto al ruolo da ricoprire.

Le aziende possono vedere dove hai lavorato? Sì, contattando direttamente l’impresa presso cui affermi di aver lavorato, al fine di accertare dati oggettivi come la durata dell’impiego, la posizione effettivamente ricoperta, il livello di responsabilità e - in alcuni casi - le ragioni dell’uscita.

Non sempre viene richiesto un feedback qualitativo all’ex datore di lavoro. Tuttavia, il solo riscontro fattuale è già utile per smascherare incongruenze o eventuali omissioni.

Questa attività tutela l’azienda da possibili rischi reputazionali o operativi, assicurando che le competenze dichiarate dal candidato siano fondate su esperienze professionali reali e verificabili.

verifica su dati pubblici.

Visure camerali, iscrizioni ad albi professionali, partecipazioni societarie, proprietà immobiliari, eventuali procedimenti civili in corso: sono tutte informazioni contenute in registri pubblici, accessibili legalmente da chiunque.

In particolare, questo tipo di verifica può essere utile quando si devono selezionare figure di responsabilità, soci, collaboratori esterni o professionisti chiamati a gestire risorse economiche o informazioni riservate.

Senza invadere la sfera privata, l’analisi dei dati pubblici consente di individuare eventuali incongruenze, conflitti d’interesse o contesti che potrebbero rappresentare un rischio reputazionale o organizzativo per l’azienda.

controlli sui social media.

Secondo un sondaggio condotto da The Harris Poll, per il 60% dei datori di lavoro le aziende dovrebbero esaminare attentamente i profili social dei candidati durante il processo di assunzione. Nel mercato del lavoro attuale, in cui le persone sono costantemente connesse ai social media, questo tipo di controllo assume una certa rilevanza. 

Il rischio che la reputazione aziendale possa essere messa a repentaglio da commenti pubblicati da uno o più dipendenti sui social media, oggi, è molto alto. Per proteggere l’azienda, è importante controllare i profili dei candidati sui social media per assicurarsi che non sia stato pubblicato nulla di offensivo o inappropriato.

cosa rivela un background check?

Un background check completo può rivelare molto sul talento. Ad esempio, permette di verificare i titoli di studio, di assicurarsi che quest’ultimo sia in possesso delle licenze necessarie e di scoprire eventuali precedenti penali. 

Le informazioni che si possono ottenere da un background check, tuttavia, dipendono dal tipo di processo adottato. Un background check di natura penale non fornirà informazioni su impieghi precedenti. Analogamente, un semplice test antidroga non rivelerà alcuna informazione su precedenti condanne per droga.

È quindi indispensabile determinare esattamente il tipo di informazioni che si desidera verificare o scoprire sui talenti, in modo da sapere quali tipi di background check richiedere. 

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