5 modi in cui l'ufficio acquisti può ridurre i costi del lavoro.

scarica la guida

Tenere i costi sotto controllo è una priorità per la maggior parte dei responsabili dell'ufficio acquisti. Quando si acquisiscono le risorse e i beni necessari all’azienda per raggiungere il successo, bisogna avere la certezza che il costo di tali acquisizioni sia gestito in modo efficace.

Per quanto riguarda il recruitment, il monitoraggio dei costi diretti, come retribuzioni e importi da pagare per pubblicizzare la disponibilità di determinate posizioni, è relativamente semplice.

Tuttavia, è importante non concentrarsi esclusivamente sulle spese dirette ignorando i costi indiretti. Tra questi c’è, ad esempio, la perdita di produttività che si verifica in caso di assenze o quando le vacancy rimangono scoperte a lungo. I costi indiretti sono più difficili da quantificare e rappresentare nel budget, ma possono avere un notevole impatto sulle performance finanziarie. Per raggiungere i massimi livelli di efficienza, è necessario conoscere la più ampia gamma possibile di fattori che possono influire nel tempo sulla produttività e sui costi della forza lavoro.

In altre parole, monitorare i costi indiretti del lavoro consente di gestirli in modo ottimale e perfino di ridurli. Di seguito una panoramica di alcuni dei costi indiretti più comuni e di come tenerli sotto controllo.

assenteismo e turnover.

Un elevato tasso di assenteismo comporta un considerevole carico finanziario per l’azienda. Quando non si dispone di un numero di persone sufficiente per svolgere i compiti necessari, bisogna scegliere una di queste opzioni:

  • pagare per procurarsi personale aggiuntivo con un breve preavviso
  • ridistribuire i lavoratori a disposizione
  • chiedere loro di fare gli straordinari

Le ultime due opzioni possono causare una perdita di produttività, poiché i dipendenti vengono distolti dalle loro consuete attività e potrebbero non possedere le competenze richieste per svolgere il lavoro in questione. Occorre, inoltre, considerare le possibili ripercussioni di uno skill mismatch come, ad esempio, un aumento dello stress (leggi anche: 5 miti da sfatare su upskilling e reskilling).

Anche un elevato turnover del personale comporta costi e svantaggi simili. Se un numero troppo alto di persone abbandona l’azienda, sarà necessario investire una grande quantità di tempo, denaro ed energia nel recruitment per colmare le lacune nella forza lavoro. Oltre alle evidenti implicazioni finanziarie, questo potrebbe provocare disagi sul posto di lavoro e influire negativamente sul morale all’interno dell’azienda.

I costi associati all’assenteismo e al turnover possono essere ridotti al minimo adottando un approccio comprovato ed efficace al processo di recruiting. Stabilire processi ben definiti per avere la certezza di acquisire persone di talento aumenta le probabilità che i nuovi arrivati instaurino un rapporto di lavoro sano e positivo con l’azienda.

tempi di copertura delle vacancy.

La mancata copertura delle vacancy per un periodo prolungato è un altro valido esempio di costo indiretto che può passare facilmente inosservato. Maggiore è il tempo dedicato a un’assunzione, minore sarà il tempo da investire in altre attività essenziali che generano entrate e aumentano la redditività.

Una delle principali azioni da intraprendere per ottimizzare le performance in quest’area è stabilire metriche e KPI (Key Performance Indicator) rilevanti, che possano aiutare a monitorare i dati essenziali e a segnalare eventuali spese eccessive per il recruitment.

I moderni datori di lavoro possono, inoltre, contare su tecnologie che aiutano a ridurre i tempi di copertura delle vacancy senza sacrificare gli standard di qualità. Tra gli strumenti più funzionali in questo senso si possono citare:

formazione e induction.

Il processo di recruitment non si conclude con il completamento delle valutazioni, la selezione dei candidati prescelti e la relativa accettazione del lavoro offerto. Per raggiungere risultati realmente ottimali, è necessario supportare i dipendenti mentre acquisiscono dimestichezza con il nuovo ruolo e si integrano nell’organizzazione.

È possibile che questo processo includa attività di formazione aziendale o mentoring informali da parte di altri dipendenti. Se da una parte tutto questo può contribuire a velocizzare l’adattamento dei neoassunti e a renderli più produttivi in tempi brevi, dall’altra non viene percepito come un costo di recruitment evidente, anche se richiede tempo e influisce sulla produttività degli altri membri del personale.

Occorre, inoltre, considerare non solo i costi aggiuntivi legati al conseguimento di certificazioni per determinate competenze e al temporaneo aumento delle misure di controllo della qualità, ma anche la potenziale riduzione della produttività dell’intero team.

L’induction e l’onboarding sono altre aree in cui le tecnologie avanzate e il supporto degli esperti offrono vantaggi straordinari. Gli strumenti moderni possono aiutare ad adottare un approccio integrato a diversi fattori, dagli annunci per le posizioni disponibili all’onboarding. Con un partner HR esperto e affidabile, individuare le tecnologie e i processi più efficaci per raggiungere risultati ottimali in queste aree è più semplice.

Per identificare le opportunità di risparmio sui costi sostenuti dall’organizzazione, è necessario iniziare a tenere in considerazione anche i costi indiretti.

5 modi in cui l'ufficio acquisti può ridurre i costi del lavoro.

scarica la guida
autore
isabella_demarchi
isabella_demarchi

Isabella Demarchi

inhouse operations director - randstad inhouse services