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Di anno in anno, l’automazione delle attività diventa sempre più importante per le aziende. Le conseguenze di questa tendenza sono particolarmente evidenti nel mondo del lavoro. Come osservato da KPGM nella serie di report “Rise of the Humans”, la crescita e la convergenza di intelligenza artificiale, automazione, machine learning e piattaforme cognitive ha avuto “un impatto profondo sulla forza lavoro”.

In una prospettiva HR, l’obiettivo di ogni manager dovrebbe essere quello di sfruttare i vantaggi portati dall’automazione senza creare conseguenze negative per l’azienda e i suoi dipendenti. Un compito non facile, ma fondamentale. 

Ecco alcune delle aree chiave, in ambito risorse umane, in cui l’automazione può rivelarsi particolarmente vantaggiosa. 

assunzioni.

Trovare e assumere i nuovi talenti presenti sul mercato è una delle responsabilità fondamentali di un ufficio HR. Si tratta di un compito particolarmente impegnativo e dispendioso in termini di tempo, soprattutto quando ci si trova di fronte a ostacoli come la carenza di lavoratori qualificati e la necessità di assumere personale rapidamente per rispondere alle esigenze di personale più urgenti.

In questi contesti difficili, gli strumenti automatizzati possono fare una grande differenza. Il loro utilizzo non sostituisce la sensibilità umana, ma permette di sgravare i membri del team HR da alcune delle incombenze più dispendiose. In questo modo è possibile concentrare le risorse su attività di alto valore in cui è maggiormente necessario il tocco personale.

Le aziende moderne dispongono di una vasta gamma di strumenti e tecnologie automatizzate tra cui scegliere per ottimizzare il processo di assunzione. Le chatbot, ad esempio, possono svolgere gran parte del lavoro nello screening iniziale del curriculum e nella gestione di grandi gruppi di candidati. 

Un sistema che permette di creare un chatbot e sfruttarne le sue potenzialità è Allyo. Si tratta di una piattaforma di reclutamento basata sull’intelligenza artificiale, in grado di sostenere e gestire diverse attività e flussi di lavoro, tra cui:

  • acquisizione
  • screening
  • valutazione
  • pianificazione dei colloqui

La tecnologia VIDA, video colloquio e valutazione digitale di Randstad può anche aiutare a ottimizzare il processo di selezione e screening, con l’aiuto di test virtuali e valutazioni approfondite per verificare le capacità del candidato.

verifica delle referenze.

Anche il processo di verifica delle referenze può trarre grande vantaggio dall’automazione. Si tratta infatti di un aspetto chiave dell’intera fase di selezione del personale, in cui è necessario essere scrupolosi e prendere le decisioni giuste nel minor tempo possibile.

Quando quest’attività viene svolta manualmente, finisce spesso per rubare tempo prezioso al proprio team. Se non si hanno risorse sufficienti, inoltre, si corre il rischio di prendere decisioni affrettate e assumere persone non adatte al ruolo richiesto o non in linea con la filosofia aziendale.

La verifica delle referenze è un chiaro esempio di come l’automazione possa portare vantaggi a un’impresa, rendendo un processo chiave più rapido, efficiente e affidabile. 

Anche in questo caso, esistono software interamente dedicati. Checkster, ad esempio, utilizza concetti come l'intelligenza collettiva per facilitare l’intero processo e guidare le aziende verso le decisioni migliori in tema di recruiting.

onboarding.

L’ottimizzazione del processo di onboarding può offrire una serie di vantaggi per l'azienda e per la forza lavoro. Se si riesce a svolgere un buon lavoro nell’inserimento dei nuovi arrivati in azienda si ottengono diversi vantaggi, tra cui:

  • Un forte coinvolgimento fin dall'inizio
  • Minore turnover del personale
  • Relazioni positive sul luogo di lavoro
  • Migliori prestazioni e produttività 

L'onboarding è un momento magico in cui i nuovi dipendenti possono decidere di rimanere coinvolti nella filosofia aziendale o disimpegnarsi. Offre una finestra per l’imprinting, nella quale è possibile lasciare un’impressione che li accompagnerà durante la loro carriera

Amy Hirsh Robinson, principale Interchange Group

Modern hire è uno strumento utile per sostenere e accompagnare i nuovi assunti durante la fase di onboarding. Al dipendente può essere fornito un collegamento che permette l’accesso da qualsiasi luogo, semplificando notevolmente anche l’attività da remoto. 

L’integrazione dei processi di automazione in questo ambito HR è utile soprattutto nella gestione delle diverse attività amministrative e burocratiche. In questo modo, si velocizzano le pratiche più tecniche, e sarà possibile concentrarsi maggiormente sull’elemento umano, aiutando i nuovi assunti ad inserirsi nell’ambiente di lavoro. Un vantaggio che permette di evitare alcuni degli errori di onboarding più comuni.

Tra gli strumenti che possono sostenere questa fase dell’attività HR, si può citare il software della Bamboo HR, pensato per facilitare sia l’onboarding automatizzato sia quello da remoto. Questo strumento offre diverse funzioni come e-mail di benvenuto, checklist IT e firma elettronica dei documenti.

analisi e pianificazione della forza lavoro.

Una delle sfide più difficili che i responsabili HR devono affrontare oggi è la raccolta, la gestione e l’analisi di grandi quantità di dati sulla forza lavoro.

Un approccio data driven, se attuato in modo efficace, permette di raccogliere preziose informazioni sulle risorse umane dell’azienda, sul modo in cui queste vengono impiegate e su dove sia possibile apportare modifiche che portino miglioramenti. 

Tuttavia, quando ci si trova di fronte a set di dati complessi, non è sempre facile estrapolare le giuste informazioni.

Modellare la forza lavoro è una nuova disciplina HR che include competenze chiave in cui spesso l’HR non ha esperienza, come la necessità di basarsi sulle evidenze, l'utilizzo di approfondimenti e analytics, e la visione delle aziende come sistemi complessi

Robert Bolton, partner del Global People and Change Center of Excellence di KPMG

Piattaforme come Crunchr rendono evidente l’importanza dell’automatizzazione in questi processi. Le moderne tecnologie possono aiutare a interpretare i dati relativi alla forza lavoro e utilizzare l’analisi predittiva per pianificare in modo più efficace le strategie HR.

attività di routine.

Una ricerca condotta da Gartner ha dimostrato che, in media, un manager occupa il 69% del suo tempo in attività che potrebbero essere delegate alla tecnologia.

Gartner usa due esempi: 

  • la nota spese, un’attività che potrebbe essere elaborata da sistemi di gestione delle spese
  • il coaching sul momento, che si potrebbe sostituire con interventi chatbot in tempo reale.

Ma la lista delle attività di routine che potrebbero essere automatizzate è molto più lunga e comprende:  

  • Autorizzazione dei fogli presenza
  • Gestione dei permessi
  • Aggiornamento dei registri del personale
  • Pianificazione della formazione

Ricorrere alle tecnologie per svolgere questi processi non permette solo di velocizzare il flusso di lavoro, ma rende possibile dedicare più tempo al lato umano dell’HR, lì dove si può fare davvero la differenza.

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autore
andrea_tonin
andrea_tonin

Andrea Tonin

area manager randstad italia

A seguito della Laurea in Diritto Amministrativo, con tesi sulle Autorità di regolamentazione dei Servizi di Pubblica Utilità, decide di dedicarsi al mondo delle risorse umane occupandosi di start up di Apl nel nordest.
Entra in Randstad nel 2014, coordinando lo sviluppo commerciale di clienti direzionali per le regioni Veneto e Friuli.
Dal 2015 supporta le filiali di diversi territori con il ruolo di Area Manager, ruolo prima ricoperto in Puglia e successivamente in Marche, Abruzzo, Romagna ed Umbria.
Dal 2017 sempre per Randstad è Area manager delle filiali in provincia di Bologna e Ferrara con l'obiettivo di consolidare Randstad come punto di riferimento del mercato del lavoro nel territorio di appartenenza.