reference checking: cos’è e perché è importante?

Il reference checking serve per raccogliere informazioni sulle prestazioni lavorative pregresse di un candidato e sulla sua compatibilità con il ruolo e la cultura aziendale. Il confronto con ex datori di lavoro, colleghi o clienti consente di verificare la veridicità delle informazioni riportate nel CV e ridurre il rischio di errore nelle assunzioni.

indice dei contenuti:

• cos’è il reference checking?
• perché è importante controllare le referenze?
• chi si occupa del controllo delle referenze.
• come fare il reference checking.
• errori da evitare durante la verifica delle referenze.
• cosa chiedere nei controlli delle referenze?
• esempi di domande per il reference checking.

cos’è il reference checking?

Il reference checking viene solitamente condotto nella fase finale del processo di ricerca e selezione del personale per raccogliere informazioni su un talento attraverso il confronto diretto con persone che hanno lavorato con lui in passato, come ex responsabili, colleghi o clienti.

L’obiettivo è verificare non solo l’accuratezza delle informazioni contenute nel curriculum, ma anche il modo in cui il candidato ha operato nel corso della sua carriera: come ha gestito le responsabilità, quali risultati ha raggiunto, come si è relazionato con i team di lavoro.

Il controllo delle referenze permette di ottenere un riscontro diretto e imparziale sul comportamento e sulle competenze della persona, utile a confermare o integrare quanto emerso durante i colloqui.

Difatti, attraverso un processo di reference checking strutturato è possibile:

• valutare le prestazioni lavorative;
• determinare se c’è allineamento con la cultura aziendale;
• individuare eventuali red flags.

Più che un semplice controllo formale, il reference check è quindi uno strumento prezioso per conoscere a fondo il potenziale del talento e prendere decisioni di assunzione più consapevoli.

differenze tra controllo delle referenze e background checking.

Il reference checking e il background check vengono spesso confusi, ma rispondono a finalità diverse.

Il primo si basa esclusivamente sui feedback di ex colleghi o responsabili indicati dal candidato, che forniscono informazioni sulle sue prestazioni durante il periodo in cui hanno lavorato insieme.

Il background check, invece, è un’indagine più approfondita, che non dipende dai contatti indicati dal candidato. Può includere controlli su:

• titoli di studio;
• esperienze lavorative;
• eventuali periodi di inattività professionale;
• casellario giudiziale;
• situazione creditizia.

Il reference checking esplora solo una parte del percorso professionale del candidato: quella raccontata da chi ha lavorato al suo fianco e può fornire un riscontro diretto sulle sue competenze. Il background check include anche verifiche formali e documentali, volte ad accertare l’integrità e la credibilità complessiva del candidato.

perché è importante controllare le referenze?

Il reference checking permette di conoscere meglio un talento, andare oltre le informazioni dichiarate nel CV o raccolte durante i colloqui e ridurre il rischio di assunzioni errate.

raccogliere informazioni rilevanti.

Le testimonianze di ex datori di lavoro, colleghi o clienti forniscono elementi preziosi per valutare le competenze trasversali - come la gestione dello stress, la proattività, la flessibilità o la leadership - che raramente possono essere misurate con precisione durante un colloquio. 

Inoltre, le referenze consentono di comprendere come il candidato si è comportato in situazioni critiche, come ha reagito a cambiamenti o obiettivi sfidanti e che tipo di impatto ha avuto sull’ambiente di lavoro.

Raccogliere informazioni di questo tipo significa acquisire una prospettiva più ampia, che integra il punto di vista del talento con quello di chi lo ha osservato sul campo. In questo modo, il reference checking diventa un mezzo per comprendere davvero il potenziale di una persona e il valore che potrà portare all’organizzazione.

determinare la compatibilità con la posizione lavorativa.

Uno degli obiettivi più importanti del reference checking è valutare se il candidato sia realmente adatto alla posizione - non solo in termini di competenze tecniche, ma anche di atteggiamento, valori e modo di lavorare.

Le referenze di chi ha collaborato direttamente con lui permettono di capire come si comporta in un determinato contesto: se preferisce lavorare in autonomia o in squadra, come gestisce la pressione, come si relaziona con figure diverse e se tende ad assumersi responsabilità. 

Un talento può avere un ottimo curriculum, ma trovarsi in difficoltà in un ambiente che privilegia dinamiche, ritmi o modalità operative differenti. Attraverso il reference checking è possibile anticipare queste possibili criticità, identificando in anticipo quanto il profilo sia compatibile con il ruolo, il team e la cultura aziendale.

È un passaggio importante perché consente non solo di evitare errori di assunzione, ma anche di favorire un inserimento più fluido, un periodo di onboarding più efficace e, di conseguenza, una maggiore retention nel lungo periodo.

verificare le informazioni dei candidati.

Secondo diversi studi internazionali, inserire informazioni inesatte o incomplete nel CV è una pratica diffusa tra i candidati. Anche se la percentuale precisa è difficile da stimare, alcune ricerche parlano del 36%, mentre altre addirittura del 70%.

Il reference checking consente di verificare la veridicità delle informazioni fornite dai talenti durante il processo di selezione e accertare se possiedono davvero le competenze, l’esperienza e l’affidabilità necessarie per la posizione.

Dove una sola assunzione sbagliata può avere ripercussioni economiche e organizzative anche molto gravi, la verifica delle informazioni dei candidati è una garanzia di trasparenza e tutela per l’azienda.

individuare eventuali segnali d’allarme.

Il reference checking può aiutare ad individuare eventuali criticità o segnali d’allarme che potrebbero compromettere l’inserimento del talento in azienda.

Attraverso le testimonianze di ex responsabili o colleghi, è possibile far emergere aspetti difficilmente valutabili in fase di selezione. In alcuni casi, queste informazioni possono rivelare incongruenze tra l’immagine che il candidato ha fornito di sé e la realtà dei fatti. 

Senza trasformare il processo in una “caccia all’errore”, il controllo delle referenze consente di individuare con anticipo eventuali comportamenti problematici o rischi di incompatibilità, tutelando l’organizzazione da decisioni affrettate.

Un’assunzione sbagliata può avere un grosso impatto sull’organizzazione, soprattutto in termini economici. Oltre alle spese legate al processo di ricerca e selezione, occorre considerare i costi di onboarding, formazione, eventuale sostituzione e perdita di produttività (scopri quanto costa un dipendente).

chi si occupa del controllo delle referenze.

Il reference checking è solitamente gestito dall’ufficio HR, che si occupa di contattare i referenti indicati dal candidato e raccogliere feedback utili sulle sue esperienze e competenze professionali. Nei processi di selezione più complessi o per posizioni di alto livello, può essere affidato ad agenzie esterne specializzate o ad un Head Hunter.

Nelle realtà più piccole, invece, il controllo delle referenze può essere svolto dal titolare o dal manager a cui la risorsa dovrà rispondere direttamente, soprattutto quando si tratta di ruoli chiave o strategici. 

come fare il reference checking. 

Il modo in cui viene condotto il processo di reference checking incide direttamente sulla qualità e sull’attendibilità delle informazioni raccolte.

Un controllo delle referenze eseguito in modo frettoloso rischia di restituire dati parziali e poco utili alla valutazione del candidato. Al contrario, un reference checking strutturato e ben pianificato può fornire supporto concreto alle decisioni di assunzione.

Come verificare le referenze di un potenziale dipendente? Ecco le best practice da seguire per pianificare un reference checking efficace.

preparare le domande di controllo delle referenze in anticipo.

Non conviene mai condurre un reference checking senza la dovuta preparazione. Se non si vogliono ottenere feedback confusi o irrilevanti, è bene prendersi un po’ di tempo prima di procedere.

Innanzitutto, occorre chiedere un parere sul talento alle persone che hanno preso parte al processo di selezione. Quali sono i dettagli che si desiderano approfondire? Quali sono le perplessità sulle sue soft e hard skills? 

Dopodiché, si dedica del tempo alla rilettura del curriculum e della lettera di presentazione, recuperando anche gli appunti presi durante il colloquio di lavoro.

È inoltre opportuno determinare la finalità del reference checking. L’obiettivo principale è verificare le competenze del candidato, determinare se è idoneo alla posizione lavorativa o assicurarsi che non ci siano problemi di fondo? Comprendere quale sia la finalità del processo consente di concentrarsi sulla formulazione di domande pertinenti.

È altresì consigliabile disporre di un elenco di domande già pronte prima di avviare il reference checking. In questo modo, si evitano perdite di tempo e si instaura un dialogo professionale e fluido con il referente, facilitando la condivisione di feedback autentici e utili.

informare il candidato.

Prima di procedere con il controllo pre-assuntivo delle referenze, è importante informare il candidato.

Se il talento non ha indicato i contatti per le referenze nel curriculum, sarà necessario richiederli nel momento in cui si decide di avviare il reference checking: questo passaggio, di fatto, rappresenta già una forma di comunicazione, poiché rende evidente l’intenzione dell’azienda di procedere con la verifica.

È utile tenere presente che i candidati tendono a segnalare come referenti persone di cui si fidano e che, con ogni probabilità, forniranno valutazioni positive sul loro operato. Pur non potendo impedire questa pratica, si può chiedere al candidato di fornire solo i nominativi di persone con cui lavora attualmente o ha lavorato in passato, escludendo familiari o conoscenti con cui non ha o non ha avuto un legame lavorativo diretto.

Anche qualora i riferimenti siano già presenti nel CV, resta buona prassi avvisare il talento prima di iniziare la verifica. Questo non solo dimostra trasparenza e rispetto, ma contribuisce a costruire fin da subito un rapporto di fiducia.

Le normative sulla privacy, come il GDPR, permettono alle aziende di trattare i dati dei candidati per finalità legate al processo di ricerca e selezione del personale, senza bisogno di un consenso esplicito. Se però l’organizzazione decide di conservare tali informazioni per valutare il candidato in vista di future opportunità, è obbligata a informarlo.

scegliere il canale per il reference checking.

Il reference checking può essere svolto in diversi modi: via e-mail, telefono, videochiamata o, più raramente, di persona.

Il contatto telefonico o in video è in genere il più efficace, perché consente di instaurare un dialogo diretto, spontaneo e dinamico, porre domande di approfondimento e valutare meglio le reazioni del referente.

Le e-mail, invece, sono utili quando si gestiscono molti candidati o si desidera avere una traccia scritta della conversazione, ma spesso permettono di raccogliere risposte sintetiche e poco articolate.

Le aziende possono anche affidarsi a piattaforme automatizzate che gestiscono la richiesta di referenze in modo rapido e centralizzato.

porre domande a risposta aperta.

Nonostante alcune domande a risposta chiusa possano rivelarsi utili, soprattutto all'inizio e al termine della conversazione, queste non apportano alcun un valore reale. Anzi, impediscono ai referenti di fornire informazioni complete sulle capacità effettive del candidato.

È importante mettere il referente nelle condizioni di fornire tutte le informazioni che ritiene opportune. Le domande a risposta aperta sono quindi le più indicate per il reference checking, in quanto lasciano al referente un maggiore margine di azione per rispondere.

Qui puoi trovare il nostro template gratuito con 27 domande da porre durante il controllo delle referenze.

confrontare le informazioni raccolte con quanto emerso dai colloqui.

Una volta completato il reference checking, è fondamentale mettere a confronto le informazioni raccolte con quanto emerso dal CV e durante i colloqui. 

Questo passaggio permette di verificare la coerenza tra l’immagine che il candidato ha fornito di sé e quella restituita da chi ha lavorato con lui, individuando eventuali discrepanze o punti di forza.

Se emergono contraddizioni o elementi da chiarire, può essere utile pianificare un ulteriore colloquio di approfondimento prima di procedere (leggi anche: domande da fare al colloquio).

Poiché il reference checking rappresenta solitamente l’ultimo step prima della proposta di assunzione, è importante agire con tempestività: comunicare la decisione in tempi brevi rafforza la reputazione aziendale e trasmette professionalità al candidato.

errori da evitare durante la verifica delle referenze.

Alcuni errori, spesso commessi per fretta o superficialità, possono compromettere la qualità delle informazioni raccolte e rendere inutile l’intero processo di reference checking. Ecco i principali errori da evitare durante la verifica delle referenze.

fare supposizioni.

Uno degli errori più comuni è interpretare ciò che il referente dice - o non dice - secondo la propria percezione personale. Il rischio è trarre conclusioni affrettate o distorte, attribuendo alle sue parole significati che non corrispondono alla realtà.

Durante il reference checking è importante mantenere un atteggiamento neutrale e concentrarsi sui fatti, non sulle opinioni. Se un referente utilizza espressioni vaghe, conviene approfondire o chiedere esempi concreti che chiariscano meglio il contesto.

Evitare supposizioni significa anche non farsi condizionare dalle proprie impressioni sul candidato. Se, durante il colloquio, chi conduce il reference checking ha avuto un’impressione positiva, potrebbe inconsapevolmente cercare nelle risposte del referente solo conferme a quella percezione, ignorando eventuali segnali d’allarme. Al contrario, in presenza di dubbi iniziali, potrebbe interpretare ogni parola del referente in modo negativo, cercando conferme ai propri sospetti.

affrettare il processo.

Un reference checking svolto in modo frettoloso rischia di rivelarsi inutile. Prendersi il giusto tempo per pianificare il processo, contattare i referenti, formulare le domande e analizzare le risposte è essenziale.

Se il controllo avviene per telefono, è necessario prevedere un tempo sufficiente per porre tutte le domande. Se i referenti si sentono messi sotto pressione, potrebbero essere riluttanti a fornire risposte complete.

Se, invece, si fa ricorso all'e-mail, è bene concedere ai referenti alcuni giorni per fornire una risposta e, se necessario, inviare un promemoria amichevole.

Un controllo delle referenze efficace non richiede necessariamente molto tempo, ma concentrazione e cura. È preferibile contattare meno referenti ma ottenere feedback dettagliati e di qualità, piuttosto che contattare più persone e raccogliere risposte superficiali. 

La fretta può compromettere la bontà delle decisioni finali e portare a valutazioni incomplete o errate.

interrompere il referente.

Il dialogo con il referente deve essere fluido e naturale: interromperlo o mostrare impazienza può compromettere la qualità delle informazioni raccolte. Un atteggiamento troppo diretto o sbrigativo rischia di mettere a disagio l’interlocutore, inducendolo a fornire risposte più brevi o meno sincere.

Durante la conversazione è consigliabile lasciare spazio ai silenzi, consentendo al referente di riflettere e di aggiungere spontaneamente dettagli che possono rivelarsi preziosi. Spesso, le informazioni più utili emergono proprio quando si dà all’interlocutore la libertà di condividere osservazioni personali.

Allo stesso modo, è opportuno riportarlo sull'argomento principale qualora questo si discosti troppo dalla domanda iniziale o inizi a rivelare informazioni private sul candidato.

cosa chiedere nei controlli delle referenze?

Sapere cosa chiedere durante un controllo delle referenze è fondamentale per ottenere una visione completa del candidato: non solo delle sue competenze tecniche, ma anche del suo modo di lavorare e di relazionarsi con gli altri.

Le informazioni raccolte possono rivelarsi preziose per prendere decisioni più consapevoli in fase di selezione e per agevolare l’inserimento del talento una volta assunto, evitando errori di valutazione che potrebbero costare tempo, soldi e produttività.

Il primo passo consiste nel verificare le informazioni di base del candidato. Può sembrare un dettaglio marginale chiedere conferma su date di impiego, ruoli ricoperti, responsabilità e competenze tecniche, ma si tratta in realtà di un controllo essenziale. 

Queste informazioni consentono di accertare la coerenza tra quanto dichiarato nel curriculum e la reale esperienza professionale del candidato. Secondo il Global Benchmark Report 2025 di HireRight, quasi due responsabili HR su cinque dichiarano di riscontrare almeno una discrepanza ogni venti candidati, mentre il 13% afferma di trovarne una ogni cinque. 

Dati che dimostrano quanto la verifica puntuale delle referenze professionali resti un passaggio imprescindibile per tutelare l’azienda e garantire trasparenza nel processo di selezione.

Un altro aspetto da indagare durante il reference checking è la compatibilità con la cultura aziendale. Capire se un candidato condivide i valori e le modalità operative dell’organizzazione è spesso una delle sfide più complesse nel processo di recruiting. Né il CV né il colloquio bastano, da soli, per prevederlo con certezza.

Il controllo pre-assuntivo delle referenze permette di approfondire questa dimensione, chiedendo ad esempio ai referenti com’è lavorare con il candidato e come il candidato tende a relazionarsi con colleghi e superiori.

Le risposte a queste domande aiutano a comprendere se il candidato potrà integrarsi facilmente o se, al contrario, potrebbero emergere attriti legati a stili di leadership o valori aziendali. 

Considerando che una delle cause principali di turnover nel mercato del lavoro è proprio il mancato allineamento culturale, investire tempo in questa valutazione significa ridurre costi, aumentare la retention e favorire un inserimento più fluido.

È altrettanto importante sapere cosa non chiedere. Il controllo delle referenze deve essere condotto in conformità con le leggi e le normative locali. È legittimo approfondire aspetti legati all’esperienza lavorativa, alle performance e al comportamento professionale, ma è necessario evitare qualsiasi domanda che possa portare alla raccolta di dati sensibili, riguardanti ad esempio lo stato di salute, il credo religioso, l’orientamento sessuale o politico.

In Italia, l’articolo 8 dello Statuto dei Lavoratori “fa divieto al datore di lavoro, ai fini dell’assunzione, come nel corso dello svolgimento del rapporto di lavoro, di effettuare indagini, anche a mezzo di terzi, sulle opinioni politiche, religiose o sindacali del lavoratore, nonché su fatti non rilevanti ai fini della valutazione dell’attitudine professionale del lavoratore”.

Se durante la conversazione dovessero emergere accidentalmente informazioni di questo tipo, bisogna eliminarle immediatamente.

esempi di domande per il reference checking.

La qualità delle informazioni raccolte durante un reference checking dipende in larga parte dal tipo di domande che vengono poste.

Nella fase iniziale, l’obiettivo è verificare che il referente abbia effettivamente lavorato con il talento. Ecco alcuni esempi di domande:

• “Per quanto tempo ha lavorato con il candidato?”
• “Qual era il suo ruolo all’interno dell’azienda?”
• “Può descrivere brevemente le principali responsabilità del candidato nel suo ruolo?”
• “A suo avviso, il candidato ha svolto i compiti assegnati in modo coerente con le aspettative del ruolo?”

Una volta verificato il contesto, si può passare a domande più specifiche, attinenti al ruolo per cui il candidato si è proposto. Alcuni esempi:

• “Come valuta la capacità del candidato di lavorare sotto pressione o in situazioni di stress?”
• “Come valuta la capacità del candidato di rispettare scadenze e obiettivi?”
• “In che modo gestisce i conflitti con colleghi o superiori?”
• “Come descriverebbe il suo stile di lavoro?”
• “Come valuta la capacità del candidato di lavorare in team?”
• “Conosce le ragioni per cui il candidato ha rassegnato le dimissioni?”
• “Se ne avesse l’occasione, lo riassumerebbe o lo raccomanderebbe per una posizione simile?”

È sempre buona prassi lasciare spazio al referente per condividere eventuali considerazioni aggiuntive. È in questa fase che emergono osservazioni più autentiche e dettagli preziosi che non erano emersi prima. Esempi:

• “C’è qualcosa che ritiene utile aggiungere sul candidato, anche al di là di quanto discusso?”
• “Ci sono aspetti del suo modo di lavorare che secondo lei dovremmo conoscere?”
• “Vorrebbe aggiungere un commento generale sulla sua esperienza nel lavorare con lui?”

Fare le domande giuste durante un controllo delle referenze è solo metà del lavoro: l’altra metà è saper ascoltare. Mantenere un atteggiamento aperto è indispensabile per mettere l’interlocutore a suo agio e fare in modo che condivida informazioni utili sul candidato.

Scarica subito il nostro template gratuito con 27 domande da porre durante il reference check.