schema turni di lavoro: come impostare la pianificazione dei turni di lavoro.

L’organizzazione del lavoro su turni è una necessità concreta in molti settori produttivi e di servizio: dall’industria alla sanità, dalla ristorazione alla grande distribuzione, passando per i trasporti, la logistica, la vigilanza, i servizi alberghieri e le centrali operative di emergenza.

Assicurare la continuità operativa 24 ore su 24, 7 giorni su 7, non solo può essere vantaggioso, ma in certi casi è addirittura inevitabile. Pensiamo, ad esempio, agli ospedali, ai servizi di emergenza, agli impianti industriali a ciclo continuo o ai servizi di assistenza che devono garantire copertura su più fusi orari. In questi contesti, il lavoro su turni è una necessità.

Per garantire, però, che questo modello funzioni davvero, è fondamentale strutturarlo con attenzione, tenendo conto sia delle esigenze operative dell’azienda sia del benessere dei dipendenti. Una gestione poco attenta dei turni, infatti, può generare inefficienze, aumentare il rischio di errori e infortuni e incidere negativamente sulla motivazione e sulla salute del personale.

È essenziale creare uno schema per i turni di lavoro che consenta di evitare sovrapposizioni, gestire i picchi di attività e, al tempo stesso, garantire ai dipendenti turni equi, riposi adeguati e un equilibrio tra vita privata e professionale.

Ma come organizzare i turni di lavoro in modo che rispondano alle esigenze aziendali e, al contempo, tutelino i lavoratori? 

In questo articolo scopriremo cos’è il lavoro a turni, perché una buona pianificazione è così importante, come creare uno schema efficace passo dopo passo, con esempi pratici e un approfondimento sui vantaggi dell’utilizzo di software dedicati.

indice dei contenuti:

• lavoro a turni: cosa significa e come funziona la pianificazione dei turni di lavoro.
• che cos'è uno schema per i turni di lavoro.
• perché è importante lo schema dei turni di lavoro?
• come si crea uno schema per i turni di lavoro.
• schema per i turni di lavoro: pro e contro.
• schema per i turni di lavoro: alcuni esempi.
• perché digitalizzare il proprio schema per i turni di lavoro.
• HR Management Platform: come Randstad può aiutarti.

lavoro a turni: cosa significa e come funziona la pianificazione dei turni di lavoro.

Lavorare a turni significa organizzare il lavoro in modo tale che i dipendenti lavorino in diversi periodi durante la giornata o la settimana, anziché seguendo il tradizionale orario di lavoro fisso di 8 ore al giorno per 5 giorni alla settimana.

Pur offrendo vantaggi significativi in termini di produttività del lavoro in azienda e copertura oraria, lavorare a turni può presentare sfide significative per i dipendenti, influenzando potenzialmente la loro salute fisica e benessere psicologico. 

Per questo, è imperativo che nella pianificazione dei turni le aziende adottino un approccio equilibrato che tenga conto sia delle esigenze operative sia del benessere dei dipendenti.

Inoltre, è vitale che le imprese rispettino le normative vigenti sul lavoro a turni.

la regolamentazione del lavoro a turni.

In Italia, il lavoro a turni è una pratica strettamente regolamentata, principalmente dal Decreto Legislativo n. 66 dell’8 aprile 2003, e dettagliata ulteriormente dai singoli contratti collettivi nazionali di lavoro (CCNL). 

Diverse sentenze della Corte di Cassazione hanno influenzato la prassi, mentre la normativa europea, in particolare la Direttiva 93/104/CE, fornisce alcuni termini di riferimento aggiuntivi. 

Ma vediamo nello specifico come si applicano queste regolamentazioni.

periodo di lavoro.

In media, la durata del lavoro settimanale non può superare le 48 ore, straordinari inclusi. Questa regola funziona su una base media, consentendo a un dipendente di lavorare più di 48 ore in una data settimana, purché questa "eccedenza" sia bilanciata con periodi di lavoro ridotto in altre settimane.

periodo di riposo.

Ogni lavoratore ha diritto a 11 ore consecutive di riposo ogni 24 ore e a 24 ore di riposo settimanale ogni 7 giorni, escludendo le 11 ore di riposo giornaliero. Mantenere questi periodi di riposo non solo è una questione di conformità, ma contribuisce anche al benessere generale dei dipendenti, incrementando positivamente la produttività.

turno notturno.

Il turno notturno dura almeno 7 ore consecutive, includendo l'intervallo tra mezzanotte e le 5 del mattino. A causa dell'impatto significativo che può avere sui ritmi circadiani, esistono restrizioni specifiche su chi può lavorare durante questo turno, con protezioni speciali per i minori e le donne in gravidanza o con un bambino di età inferiore a un anno. Questo turno prevede una retribuzione maggiorata, con ulteriori incrementi per il lavoro durante le festività, come stabilito dai CCNL.

tempo di preavviso.

I turni devono essere comunicati con un congruo preavviso, in primo luogo nel rispetto dei lavoratori. La legge italiana non indica un termine preciso, rifacendosi ai principi di correttezza e buona fede del datore di lavoro. Salvo emergenze saltuarie, è bene comunicare i turni il prima possibile anche per garantire la massima produttività dei dipendenti.

che cos'è uno schema per i turni di lavoro.

Uno schema per i turni di lavoro è un piano dettagliato che stabilisce quando e in quale momento i dipendenti devono lavorare durante un periodo specifico, come una settimana o un mese. 

Questo schema viene utilizzato dalle aziende per garantire una copertura continua delle attività durante le 24 ore del giorno e i 7 giorni della settimana, quando il lavoro a turni è necessario.

Nello specifico, lo schema delinea gli orari di inizio e fine di ciascun turno di lavoro. Questi orari possono variare, adeguandosi alle mutevoli esigenze dell'azienda, e possono comprendere turni diurni, notturni, settimanali o nei weekend. 

Per questo motivo, è fondamentale che tali piani siano strutturati e comunicati in modo efficiente per garantire una transizione senza problemi tra i turni e una collaborazione efficace tra i team. 

I manager spesso adottano una di questi due approcci per la rotazione:

• rotazione fissa. I dipendenti seguono uno schema di turni di lavoro prestabilito;
• rotazione flessibile. Questo approccio permette adattamenti basati sulle esigenze correnti dell'azienda, assicurando una certa flessibilità ma richiedendo anche una maggiore attenzione alla pianificazione del personale.

In entrambi gli scenari, i programmi includono anche giorni di riposo programmati, fondamentali per consentire ai dipendenti di recuperare le energie e mantenere la loro produttività nel tempo. 

Questo riflette una consapevolezza crescente dell'importanza di promuovere un equilibrio tra lavoro e vita personale e garantire benessere e serenità ai propri dipendenti.

perché è importante lo schema dei turni di lavoro?

Creare uno schema per i turni di lavoro non è un'operazione che può essere lasciata al caso o improvvisata. È una leva strategica che incide direttamente sull’efficienza dell’azienda, sulla qualità del servizio offerto e sul benessere delle persone.

Uno schema ben strutturato è importante per diversi motivi:

• continuità operativa. Una pianificazione precisa garantisce che ogni fascia oraria sia coperta nel modo più efficiente possibile, riducendo il rischio di turni scoperti e limitando sovrapposizioni inutili. Questo si traduce in una migliore distribuzione del carico di lavoro, minori sprechi di risorse e maggiore fluidità operativa, soprattutto nei settori in cui la presenza costante è imprescindibile;
• benessere dei lavoratori. Creare uno schema per i turni di lavoro riduce il rischio di affaticamento e burnout, specialmente nei contesti in cui si lavora anche di notte, nei weekend o durante le festività. Distribuire in modo equo i carichi di lavoro e i giorni di riposo contribuisce a creare un ambiente più sereno, riducendo tensioni tra colleghi e promuovendo relazioni professionali più collaborative;
• trasparenza e affidabilità. Un’organizzazione puntuale del lavoro a turni consente ai dipendenti di organizzare la propria vita privata in modo più efficace, aumentando la soddisfazione personale e la percezione di fiducia nei confronti dell’azienda. Una pianificazione trasparente e puntuale riduce disagi e malintesi;
• conformità normativa. Lo schema per i turni di lavoro facilita il rispetto delle disposizioni previste dalla legge e dai contratti collettivi in merito ai limiti di orario, alle pause obbligatorie, al lavoro notturno e ai tempi di riposo. Inoltre, consente di monitorare con precisione le ore effettivamente lavorate, agevolando la rendicontazione e proteggendo l’azienda da eventuali sanzioni o contenziosi;
• reputazione aziendale e attrattività sul mercato del lavoro. Una pianificazione dei turni attenta ai diritti e ai bisogni delle persone contribuisce a costruire un’immagine aziendale positiva, oggi più che mai rilevante in ottica di employer branding. Questo rende anche l’azienda più appetibile agli occhi di nuovi candidati;
• riduzione dell’assenteismo e del turnover. Uno schema ben strutturato fa sentire i lavoratori rispettati, riducendo il rischio di assenze ingiustificate o richieste di cambi turno dell’ultimo minuto. Inoltre, la percezione di una gestione ben organizzata dei turni di lavoro contribuisce a rafforzare il senso di appartenenza all’azienda e ad abbassare il tasso di turnover;
• supporto alla pianificazione a lungo termine. Avere uno schema dei turni ben definito permette all’azienda di gestire in anticipo ferie, permessi e periodi di alta o bassa operatività. Questo rende più semplice la programmazione delle risorse nel medio-lungo periodo, garantendo continuità nei processi produttivi o nei servizi offerti.

come si crea uno schema per i turni di lavoro.

La chiave per creare uno schema per i turni di lavoro che sia equo e funzionale risiede nell'equilibrare sapientemente le esigenze dell’organizzazione con quelle dei dipendenti, garantendo nel contempo conformità legale e efficienza operativa. 

Ecco una guida su come sviluppare uno schema per i turni di lavoro efficace:

• analizzare le esigenze operative. Ogni azienda deve valutare le proprie esigenze, comprese le ore o i periodi di picco in cui è richiesta una maggiore copertura, i requisiti di sicurezza e i tempi morti;
• coinvolgere i dipendenti. Coinvolgere i dipendenti nel processo, se possibile, è utile per raccogliere informazioni sulle loro preferenze e necessità. In ogni caso, inoltre, si dovrà tenere conto delle restrizioni legali e delle politiche aziendali che possono influenzare la creazione dello schema;
• definire i turni di lavoro. Stabilite le esigenze organizzative e tenendo in considerazione le esigenze dei dipendenti, dovranno essere definiti il numero di turni e la loro durata. I turni potranno essere di 8 ore, 12 ore o altri intervalli, e potranno variare da giorno, notte o fine settimana;
• rotazione dei turni. Nel definire i turni di lavoro, sarà importante decidere anche se sarà necessaria una rotazione e, se sì, definire uno schema di rotazione che equilibri le esigenze dell’azienda con quelle dei dipendenti. Ad esempio, potrebbe essere utilizzato uno schema di rotazione settimanale o mensile;
• assegnare i turni ai dipendenti. In base a quanto scelto nell’impostazione dei turni di lavoro, sarà necessario assegnare i dipendenti ai diversi turni in base alle loro competenze, preferenze e disponibilità. Per fare questo, sarà necessario assicurarsi di rispettare le normative sul lavoro e le leggi sulle ore di lavoro massime;
• definire giorni di riposo per ciascun dipendente. Pianificare i giorni di riposo dei dipendenti è un aspetto essenziale. Essi, infatti, devono avere la possibilità di recuperare e gli deve essere garantito un buon equilibrio tra lavoro e vita privata. In questo contesto, inoltre, sarà importante assicurarsi che ci siano giorni di riposo consecutivi, specialmente per i turni notturni;
• determinate la compensazione aggiuntiva. Se previsto dalle leggi o dalle politiche aziendali, i responsabili dovranno preoccuparsi anche di calcolare correttamente la compensazione aggiuntiva per i dipendenti che lavorano in determinati turni (come i turni notturni o nei giorni festivi);
• comunicazione i turni e renderli disponibili per la consultazione. Una volta strutturato lo schema dei turni di lavoro, questo andrà comunicato chiaramente ai dipendenti, possibilmente con anticipo, in modo che possano pianificare i propri impegni di conseguenza. Per farlo è possibile avvalersi di una bacheca online, un’app dedicata o un sistema di comunicazione diretta;
• monitorare e ottimizzare la pianificazione del lavoro. Lo schema dei turni di lavoro non dovrebbe essere un semplice documento da reiterare invariato nel corso del tempo. Al contrario, sarà importante monitorare costantemente l’efficacia della pianificazione dei turni. Questo potrà essere fatto chiedendo feedback ai dipendenti o analizzando le metriche di produttività, assenteismo e turnover del personale. Di conseguenza, sarà possibile apportare modifiche la dove necessario per migliorare l’equilibrio tra le esigenze dell’azienda e quelle dei lavoratori.

schema per i turni di lavoro: pro e contro.

La creazione di uno schema per i turni di lavoro può essere una sfida complessa poiché deve bilanciare le esigenze operative dell’azienda con le esigenze dei dipendenti. 

Al contempo, una pianificazione efficace dei turni è fondamentale per mantenere un ambiente di lavoro efficiente e soddisfacente per tutti i membri del team. 

È importante che le organizzazioni pianifichino gli schemi con cura, tenendo conto delle esigenze dei dipendenti e delle normative sul lavoro, e cercando di minimizzare gli svantaggi per il personale.

quali sono i vantaggi.

• Copertura continua. Un piano di turnazione ben progettato garantisce che ci sia sempre personale disponibile, anche durante le ore notturne o i periodi festivi, garantendo continuità operativa.
• Flessibilità per i dipendenti. I dipendenti possono beneficiare di una maggiore flessibilità sul lavoro, soprattutto se lo schema dei turni è rotazionale, permettendo loro di avere alcuni giorni liberi durante la settimana.
• Utilizzo ottimizzato delle risorse. La pianificazione dei turni può contribuire a un utilizzo più efficiente delle risorse, evitando sovraccarichi o tempi morti.
• Maggiori opportunità di guadagno. In alcuni casi, i turni speciali come quelli notturni possono offrire compensi aggiuntivi, fornendo opportunità di guadagno extra.

quali sono gli svantaggi.

• Disorganizzazione del ritmo circadiano. Lavorare su turni, soprattutto notturni, può interferire con i ritmi circadiani naturali, portando a problemi di salute a lungo termine.
• Difficoltà nel bilanciare vita lavorativa e personale. La programmazione a turni può creare sfide nell'equilibrio tra vita e lavoro, specialmente se i turni variano frequentemente.
• Potenziali problemi di comunicazione. Cambi di turni frequenti possono generare problemi di comunicazione tra i team, potenzialmente influenzando la coerenza delle operazioni.
• Costi di gestione elevati. La gestione dei turni può richiedere risorse e tempo significativi, specialmente se richiede l'uso di software specializzati o una supervisione continua.

schema per i turni di lavoro: alcuni esempi.

Esistono diversi modelli di schema per i turni di lavoro, ciascuno pensato per adattarsi a esigenze operative specifiche. La scelta dello schema più adatto dipende da molteplici fattori: il settore di attività, l’orario di apertura dell’azienda, il numero di dipendenti, la necessità di garantire continuità operativa, la stagionalità, le competenze richieste per ogni turno e, non da ultimo, il benessere psicofisico dei lavoratori.

Un buon schema deve assicurare una copertura completa delle attività, ma anche garantire equità nella distribuzione dei turni, rispetto dei tempi di riposo e sostenibilità nel lungo periodo. Inoltre, deve tenere conto degli obblighi normativi e delle eventuali clausole previste nei contratti collettivi di riferimento.

Dalla classica organizzazione a tre turni al modello a ciclo continuo: ecco alcuni esempi di schemi per i turni di lavoro.

schema a tre turni a rotazione.

Lo schema a tre turni a rotazione è uno dei modelli più utilizzati nelle aziende che operano su cicli continui, perché consente di coprire l’intero arco delle 24 ore senza interruzioni. Prevede l’alternanza regolare tra tre fasce orarie: mattina, pomeriggio e notte. Ogni settimana (o periodo definito) i lavoratori cambiano turno, seguendo una rotazione prestabilita.

Questo sistema ha il vantaggio di distribuire equamente il carico dei turni più gravosi (come quello notturno) tra tutti i dipendenti, evitando che gli stessi lavoratori siano sempre assegnati a fasce orarie scomode. Inoltre, offre una maggiore flessibilità nella gestione del personale e garantisce continuità operativa anche in contesti ad alta intensità produttiva.

È importante che la rotazione sia accompagnata da un’adeguata pianificazione dei riposi, per tutelare la salute fisica e mentale del personale, soprattutto nei passaggi tra il turno notturno e quello mattutino.

schema a quattro turni a rotazione.

Lo schema a quattro turni a rotazione prevede l’alternanza tra mattina, pomeriggio, notte e una fase di riposo. Ogni lavoratore affronta tre settimane di lavoro su fasce orarie diverse, seguite da un’intera settimana di pausa.

schema a turni alternati.

Lo schema a turni alternati prevede una sequenza ciclica di giornate lavorative seguite da giornate di riposo, nel rispetto di quanto stabilito dalla normativa vigente in materia di orario di lavoro e riposi obbligatori. I dipendenti, in pratica, lavorano per un certo numero di giorni consecutivi e poi si fermano per uno o più giorni.

Questo tipo di turnazione consente ai lavoratori di beneficiare di pause frequenti, pur richiedendo un impegno continuativo su più giorni. Il vantaggio è duplice: da un lato si garantisce il recupero fisico e mentale, dall’altro si mantiene un buon livello di produttività.

Lo schema è particolarmente utile in ambiti dove la presenza continuativa non è richiesta nelle 24 ore, ma serve comunque assicurare una copertura costante e distribuita lungo tutta la settimana.

turni di lavoro su 5 giorni.

Lo schema per i turni di lavoro su 5 giorni prevede che i dipendenti lavorino dal lunedì al venerdì, con due giorni di riposo consecutivi, generalmente il sabato e la domenica. È il modello più diffuso nei settori amministrativi, scolastici e negli uffici pubblici, dove l’attività si concentra nei giorni feriali. Garantisce un buon equilibrio tra attività lavorativa e tempo libero, favorendo la conciliazione tra vita privata e professionale.

turni di lavoro su 6 giorni.

Nel modello dei turni di lavoro su 6 giorni, i dipendenti lavorano dal lunedì al sabato, con un solo giorno di riposo settimanale, solitamente la domenica. È uno schema comune nel commercio al dettaglio, nella logistica e in molte piccole imprese artigiane. 

Questo tipo di turnazione consente una maggiore flessibilità operativa, ma richiede attenzione nella distribuzione delle ore di lavoro per evitare sovraccarichi e garantire comunque il rispetto dei tempi di recupero previsti dalla normativa.

turni di lavoro su 7 giorni.

Lo schema per i turni di lavoro su 7 giorni è pensato per coprire l’intera settimana, inclusi sabato e domenica, senza interruzioni. È particolarmente utilizzato nei settori dove l’attività deve essere garantita ogni giorno dell’anno, come strutture sanitarie, servizi di sicurezza, impianti industriali o customer service attivi h24.

In genere, i lavoratori vengono suddivisi in gruppi che si alternano ciclicamente, rispettando i limiti di orario settimanale e i periodi di riposo stabiliti dalla normativa. Questo schema richiede una pianificazione molto attenta, per garantire turni equi a tutti i dipendenti, includendo anche rotazioni nei fine settimana.

turni di lavoro a ciclo continuo.

I turni di lavoro a ciclo continuo sono adottati nei contesti in cui l’attività produttiva o il servizio devono essere garantiti senza interruzioni, 24 ore su 24 e 7 giorni su 7, compresi weekend e festivi. È il caso, ad esempio, di centrali elettriche o strutture sanitarie.

Questo schema prevede la rotazione di diversi gruppi di lavoro su più turni (di solito tre: mattina, pomeriggio e notte) in modo da garantire una copertura completa durante tutto l’arco temporale. I cicli si ripetono regolarmente e includono anche i giorni di riposo, programmati secondo la normativa vigente per evitare il superamento dei limiti settimanali e assicurare il recupero psico-fisico del personale.

La matrice turni h24 7 su 7 è lo strumento più utilizzato per pianificare questo tipo di organizzazione. Permette di distribuire equamente carichi di lavoro e giornate festive tra tutti i turnisti, evitando squilibri e garantendo una rotazione trasparente. 

Vista la sua complessità, questo modello richiede una pianificazione accurata, spesso supportata da software specifici per ridurre errori e inefficienze.

perché digitalizzare il proprio schema per i turni di lavoro.

Grazie alle nuove tecnologie e ad alcuni programmi specializzati, digitalizzare il proprio schema per i turni di lavoro è un passo che può portare a una gestione più efficiente e snella delle risorse umane all'interno di un'azienda. 

Sostituire la classica pianificazione attraverso fogli di lavoro e modelli Excel con software ad hoc è un modo efficace per garantire flessibilità, accuratezza e condivisione fluida delle informazioni.

Vediamo alcuni punti chiave che illustrano perché vale la pena considerare questa transizione.

facilità di utilizzo.

Anche se uno schema per i turni di lavoro può essere realizzato con un semplice foglio Excel, a volte, inserire manualmente le informazioni e i dati dei turni, soprattutto quando il numero di dipendenti e turni è considerevole, può diventare un processo laborioso e soggetto a errori. Un sistema digitale, al contrario, offre una piattaforma user-friendly con funzionalità come drag-and-drop, facilitando la creazione e la modifica degli schemi.

automatizzazione dei processi.

Un vantaggio significativo dei software di pianificazione dei turni è l'ottimizzazione automatica. Queste piattaforme possono infatti prendere in considerazione variabili complesse, come la disponibilità dei dipendenti, le regole di rotazione e le competenze richieste per determinati turni, e creare schemi ottimizzati che tengano conto di tutti questi fattori, risparmiando tempo e riducendo il rischio di errori manuali.

facilità di condivisione.

Gli schemi digitali per i turni di lavoro possono essere condivisi con facilità, garantendo che tutti i membri del team siano sempre aggiornati sugli ultimi cambiamenti. Inoltre, queste piattaforme offrono spesso funzionalità che permettono ai dipendenti di scambiarsi i turni in modo autonomo (nel rispetto delle policy aziendali), promuovendo un ambiente di lavoro collaborativo e flessibile.

compliance legale.

Un software di gestione dei turni può facilitare il rispetto delle politiche aziendali e delle normative legali, integrando funzioni che impediscano la pianificazione di turni che violino regole predefinite o norme legali. 

migliore accessibilità.

Con l'introduzione di app e piattaforme cloud, gli schemi digitali per i turni di lavoro possono essere resi accessibili da qualsiasi dispositivo con connessione internet. Ciò significa che i dipendenti possono consultare i loro turni, richiedere giorni di riposo o modifiche al turno da ovunque si trovino, facilitando la comunicazione e la pianificazione.

analytics e reportistica.

Molti software per la gestione dei turni offrono anche strumenti di analisi e reportistica, che possono aiutare i manager a monitorare le performance, ad identificare i pattern nei requisiti di turno e a prendere decisioni informate per migliorare l'efficienza operativa nel tempo.

HR Management Platform: come Randstad può aiutarti.

In un mondo in continuo cambiamento, dove l'efficienza e l'adattabilità sono essenziali per il successo aziendale, uno strumento digitale per la pianificazione del personale è quanto mai necessario. 

Per questo, all'interno dell'offerta di servizi digitali di Randstad, mettiamo a disposizione un HR Management Platform, pensata per ottimizzazione la gestione delle risorse umane.

I software per la gestione del personale rappresentano una soluzione innovativa per la semplificazione e l’ottimizzazione della gestione HR e delle relative attività burocratiche all'interno delle aziende. 

Grazie a strumenti innovativi, infatti, queste piattaforme consentono di gestire in modo completo il ciclo di vita dei dipendenti, dall'assunzione all’offboarding. Affrontano la complessità e il dispendio di tempo associati a operazioni ripetitive e permettono di rendere più fluida ed efficiente l'amministrazione del personale.