mappatura delle competenze del personale: cos'è e come eseguirla.

La mappatura delle competenze è uno strumento fondamentale per valorizzare il capitale umano, rispondere con prontezza ai cambiamenti del mercato e allineare lo sviluppo delle persone agli obiettivi strategici dell’organizzazione.

Consente di avere una visione chiara delle competenze presenti in azienda, individuare eventuali lacune e pianificare interventi mirati per colmarle, ottimizzando così la gestione delle risorse umane e favorendo la crescita del business.

In questo articolo vedremo che cos’è la mappatura delle competenze del personale, quali benefici può portare all’organizzazione e come eseguirla nel modo corretto attraverso alcuni esempi pratici.

indice dei contenuti:

• che cos'è la mappatura delle competenze aziendali?
• i vantaggi della mappatura delle competenze.
• come eseguire la mappatura delle competenze del personale.

che cos'è la mappatura delle competenze aziendali?

La mappatura delle competenze è una rappresentazione grafica delle abilità dei dipendenti che consente di comprendere quali sono quelle già presenti in azienda, quali devono essere potenziate e quali mancano per raggiungere gli obiettivi di business.

È uno strumento strategico che descrive in modo preciso le capacità effettive delle persone che lavorano all’interno di un’organizzazione, evidenziando non solo cosa sanno fare, ma anche come lo fanno e con quale livello di padronanza.

Non è una raccolta statica di dati, ma un processo dinamico che richiede aggiornamenti periodici, monitoraggio costante e un dialogo aperto, continuo e collaborativo tra HR, manager e dipendenti.

Solo in questo modo la mappatura delle competenze può restituire un quadro attendibile, utile a supportare le decisioni aziendali legate alla formazione, alla gestione dei talenti, alla mobilità interna e all’evoluzione strategica dell’organizzazione.

mappa delle competenze: le tipologie.

Per costruire una mappa delle competenze aziendali realmente efficace è essenziale stabilire con precisione il perimetro di analisi, ovvero chi sarà oggetto della valutazione e quali competenze dovranno essere mappate.

Senza una definizione chiara di questi elementi, il rischio è quello di realizzare una mappatura generica, poco utile e difficilmente applicabile, perché non fornirebbe indicazioni concrete né su come valorizzare al meglio le risorse interne né su quali azioni intraprendere per colmare i gap di competenze rispetto agli obiettivi aziendali.

Per quanto riguarda il soggetto dell’analisi, la mappatura può riguardare:

• singolo lavoratore. In questo caso, la valutazione si concentra sulle competenze possedute da un individuo specifico. È utile per supportare lo sviluppo professionale individuale e pianificare percorsi di carriera personalizzati; 
• ruolo professionale. Qui la mappatura descrive le competenze necessarie per ricoprire un determinato ruolo all’interno dell’organizzazione, indipendentemente dalla persona che lo occupa. È molto utile in fase di assunzione, onboarding o riorganizzazione interna perché definisce in modo oggettivo quali requisiti sono richiesti per ogni posizione;
• team. L’attenzione si sposta sull’analisi delle competenze di un gruppo. È utile per valutare il livello di complementarità tra i membri di un team, individuare punti di forza e aree di miglioramento e supportare la pianificazione delle attività e dei progetti in base alle risorse effettivamente disponibili.

Una volta identificato chi deve essere valutato, bisogna definire quali competenze devono essere mappate:

• tecniche. Sono le conoscenze specifiche richieste per svolgere una determinata mansione. Possono riguardare l’uso di software, macchinari, linguaggi di programmazione o procedure specifiche di settore. Sono misurabili in modo oggettivo e cambiano a seconda del ruolo e del contesto;
• trasversali. Dette anche soft skill, includono abilità relazionali, organizzative e cognitive, come il problem solving, la comunicazione efficace, il pensiero critico, la gestione del tempo e il lavoro di squadra. Sono fondamentali per garantire efficacia e autonomia nel lavoro e hanno un impatto diretto sul clima organizzativo;
• strategiche. Riguardano la capacità di incidere attivamente sul raggiungimento degli obiettivi organizzativi e rafforzare la cultura aziendale. Includono, ad esempio, l’orientamento al risultato, la leadership, la capacità di innovazione o la gestione del cambiamento. Sono particolarmente rilevanti nei ruoli manageriali e nei contesti ad alta complessità.

Una mappatura delle competenze ben costruita tiene conto di tutte queste variabili e consente all’azienda di raccogliere informazioni precise, utili e direttamente applicabili alle scelte operative e strategiche.

i vantaggi della mappatura delle competenze.

La mappatura delle competenze non è solo uno strumento di analisi: è un processo che permette all’azienda di avere piena consapevolezza delle risorse interne, intervenire dove serve per colmare eventuali lacune, valorizzare il potenziale di ognuno e allineare le decisioni strategiche agli obiettivi di business.

Ecco i principali vantaggi che può generare per l’organizzazione: 

• identificare le lacune. Uno dei benefici più rilevanti della mappatura è la possibilità di individuare i gap tra le competenze presenti in azienda e quelle necessarie per affrontare le sfide presenti e future. Alcune lacune possono essere evidenti - ad esempio, se rallentano le attività operative - mentre altre possono essere più difficili da rilevare. La mappatura consente di capire dove si è oggi, dove si vuole arrivare in futuro e quali competenze servono per fare progressi;
• supportare le scelte strategiche. Dalla selezione dei candidati alla definizione dei percorsi di crescita, la mappatura delle competenze offre dati concreti per prendere decisioni più efficaci. Aiuta a strutturare percorsi di onboarding più coerenti, ad assegnare i ruoli in modo più consapevole e a promuovere le persone giuste nei momenti giusti. Inoltre, facilita la gestione dei team e la distribuzione delle responsabilità, in base a competenze effettive e non solo a seniority o percezioni;
• anticipare i bisogni futuri dell’azienda. Oltre a leggere il presente, la mappatura permette di guardare avanti. Rende più semplice individuare quali skill saranno indispensabili nei prossimi anni e consente di iniziare per tempo un percorso di crescita e sviluppo. In questo senso, diventa uno strumento chiave anche per guidare il cambiamento e favorire la competitività nel lungo periodo.

Rappresenta un alleato prezioso per trattenere in azienda le migliore risorse. Fornendo una visione chiara delle potenzialità individuali, consente non solo di costruire percorsi di crescita personalizzati, capaci di soddisfare sia gli obiettivi aziendali che le ambizioni professionali dei dipendenti, ma anche di far fronte ai fenomeni che stanno ridisegnando il mercato del lavoro, come la carenza di talenti e la Great Resignation (scopri come ridurre la Great Resignation).

Investire nello sviluppo del personale a partire da una mappatura delle competenze eseguita a regola d’arte non è solo una buona pratica HR, ma un impegno che dovrebbe diventare parte integrante della mission aziendale. 

Lo dimostrano anche i dati: secondo il Randstad Workmonitor, il 76% dei lavoratori attribuisce grande importanza alla possibilità di accedere a percorsi di formazione e sviluppo. Anche l’Employer Brand Research mostra quanto la formazione giochi un ruolo centrale nella percezione di valore di un’azienda da parte dei dipendenti: è infatti tra i 15 driver più importanti nella scelta di un datore di lavoro.

come eseguire la mappatura delle competenze del personale.

Per eseguire una mappatura delle competenze che possa rivelarsi davvero utile, il primo passo - come illustrato nei paragrafi precedenti - consiste nell’individuare l’ambito di analisi, ovvero nel definire con precisione chi deve essere valutato e quali competenze devono essere mappate.

Si passa poi alla raccolta dei dati. Le informazioni possono essere ottenute attraverso diversi strumenti: questionari di autovalutazione, interviste individuali, valutazioni dei responsabili, osservazioni sul campo o analisi delle performance. L’importante è che il processo sia trasparente, condiviso e comprensibile da tutti i soggetti coinvolti.

Successivamente, è fondamentale individuare le azioni da intraprendere per colmare le lacune emerse e valorizzare il potenziale di ciascun dipendente. L’obiettivo è definire un piano di sviluppo personalizzato, da implementare a livello individuale o di team.

Per essere davvero efficace, la mappatura delle competenze dei dipendenti deve essere ripetuta periodicamente, in genere ogni 6 o 12 mesi. Questo consente di confrontare i risultati nel tempo, verificare se le competenze richieste sono state acquisite e monitorare l’efficacia delle azioni messe in campo.

esempi e strumenti per la mappatura delle competenze.

Esistono diversi strumenti che possono essere utilizzati per la mappatura delle competenze. Questi aiutano non solo a visualizzare in modo chiaro le informazioni raccolte, ma anche a prendere decisioni più consapevoli e a pianificare azioni mirate per lo sviluppo delle risorse umane.

Uno dei più utilizzati è la griglia a 9 caselle (9-box grid), una matrice che serve per valutare i dipendenti sulla base di due variabili: le performance attuali e il potenziale futuro. La griglia è composta da 3 righe e 3 colonne: sull’asse orizzontale si valutano le prestazioni, su quello verticale il potenziale. Ogni dipendente viene collocato in una delle 9 caselle, a seconda della combinazione tra questi due fattori.

Un lavoratore con prestazioni elevate e alto potenziale sarà posizionato nella casella in alto a destra: in questo caso si tratta di una risorsa strategica. Al contrario, un dipendente con bassa performance e basso potenziale sarà collocato in basso a sinistra: questo posizionamento suggerisce la necessità di un confronto più approfondito per capire le cause di eventuali criticità e valutare interventi correttivi o percorsi di riqualificazione.

Immaginiamo un’azienda del settore IT che sta progettando una riorganizzazione dei team di progetto. Attraverso la griglia a 9 caselle, il responsabile HR individua quattro profili “alto potenziale e alta performance” tra i giovani sviluppatori. Questi vengono subito inseriti in un piano di mentoring con figure senior e coinvolti nella definizione di progetti sperimentali, con l’obiettivo di prepararli a future responsabilità di coordinamento.

Esistono anche numerosi software che permettono di costruire mappe delle competenze aggiornabili in tempo reale e condivisibili con i diversi livelli dell’organizzazione. Questi strumenti spesso includono funzionalità aggiuntive per la gestione del piano di sviluppo. Ad esempio, permettono di assegnare a ciascun dipendente percorsi formativi mirati, somministrare test di valutazione o raccogliere feedback. 

Alcuni software offrono anche funzioni di gamification: badge, medaglie e certificati di completamento incentivano l’apprendimento continuo e rendono il processo di crescita più coinvolgente.

La mappatura delle competenze è una leva fondamentale per la crescita di persone e organizzazioni. Solo conoscendo davvero il potenziale delle proprie risorse e mettendo in campo azioni mirate per valorizzarlo si può guidare il cambiamento e trasformarlo in motore di innovazione.