chi è l'impiegato dell'ufficio acquisti?
Ricoprire una posizione all’interno dell'ufficio acquisti di un'azienda significa avere la responsabilità del rifornimento dei prodotti o servizi che mantengono attivo ed efficiente il business. Questa figura è la persona che pianifica, coordina e gestisce tutte le attività relative all’acquisto di merci o servizi. La sua attività professionale non è certamente limitata alla decisione di che cosa acquistare e allo svolgimento delle operazioni esecutive. Ha anche la responsabilità di ottimizzare le scorte di magazzino, di valutare l'efficienza dei flussi di stoccaggio e il rapporto costi/benefici, nell'ottica di migliorare i profitti aziendali.
cosa fa un impiegato dell’ufficio acquisti?
L'impiegato dell'ufficio acquisti ha il compito di individuare i potenziali fornitori, di valutare le loro varie offerte e di negoziare i termini e le condizioni di acquisto. Si tratta di una posizione professionale riservata a persone che possiedono conoscenze specifiche e approfondite dei beni o servizi trattati e del loro mercato. Per avere un'idea di ciò che è richiesto ad un impiegato all'ufficio acquisti, ecco quali sono le azioni principali che deve essere in grado di compiere durante l'attività lavorativa quotidiana:
• individuare e selezionare, sul mercato di riferimento, i potenziali fornitori
• analizzare e confrontare le diverse offerte, alla ricerca del miglior rapporto qualità/prezzo
• avere un primo contatto con la rosa dei fornitori prescelti per la successiva fase di negoziazione
• negoziare tutti i termini dell'eventuale acquisto, chiarendo le condizioni e la tempistica per confrontare la validità delle singole offerte e scegliere quelle migliori
• contattare di nuovo il fornitore scelto e stipulare il contratto di acquisto finale
• gestire, a livello amministrativo, archivistico e burocratico, gli ordini, tenendo traccia anche di quelli non andati a buon fine, per un possibile uso futuro
• mantenere i rapporti con i diversi fornitori, non soltanto in occasione di un contratto, ma per garantirsi buone relazioni in caso di acquisti futuri
• controllare che i termini e le condizioni del contratto siano completamente rispettate
• contattare i fornitori nel caso di malfunzionamenti o problemi che sorgono con i beni o i servizi acquistati
• valutare le eventuali scorte di magazzino per riuscire a gestire in modo efficiente la catena di approvvigionamento.
Hai la capacità di analisi e di negoziazione, l'abilità organizzativa e lo spirito d'iniziativa utili per lavorare come impiegato dell'ufficio acquisti? Se la risposta è sì, allora continua a leggere per scoprire quali sono le competenze e le qualifiche di cui hai bisogno per avere successo nel ruolo di impiegato dell’ufficio acquisti.
offerte ufficio acquistiquali ruoli ha l’impiegato dell'ufficio acquisti?
Il ruolo di chi si occupa degli acquisti è diventato sempre più cruciale, alla luce del suo compito di mediazione tra contenimento dei costi e qualità. Un impiegato all'ufficio acquisti è una figura professionale che fa del dinamismo e della flessibilità le proprie caratteristiche fondamentali. Ricopre il ruolo chiave di collegamento tra l'azienda, o l'organizzazione per cui lavora, e i fornitori esterni.
impiegato all’ufficio acquisti stipendio
Lo stipendio medio in Italia per il 2022 che può percepire un impiegato all’ufficio acquisti è di circa € 25.000 annui lordi. Un lavoratore all'inizio dell'attività, con un’esperienza compresa tra 0 e 3 anni, può ottenere un salario intorno a € 17.000. Un impiegato che può vantare una lunga esperienza arriva invece ad una retribuzione annua lorda di circa € 30.000. La retribuzione di un impiegato all'ufficio acquisti dipende dal contratto nazionale di lavoro del settore in cui lavora. A seconda del contratto di lavoro, in alcune aziende, sono previsti anche ulteriori benefit legati a previdenza o assicurazioni. Pur essendo un lavoro catalogabile tra quelli d'ufficio, l'attività di un impiegato dell'ufficio acquisti è determinata anche da fattori esterni. Basti pensare ad ordinazioni importanti e improvvise che non possono essere onorate solo con le scorte e richiedono forniture più consistenti. L'ufficio acquisti dovrà risolvere la situazione con acquisti urgenti, senza tuttavia rinunciare alla redditività. In questa attività è prevedibile un ricorso alle ore di straordinario abbastanza regolare. Ciò, ovviamente, determina un incremento dello stipendio medio.
I fattori che influenzano lo stipendio di un impiegato all'ufficio acquisti sono costituiti dal settore economico di appartenenza e dal livello di responsabilità che gli viene assegnato dal datore di lavoro. Le piccole realtà industriali o commerciali hanno minori possibilità economiche rispetto alle grandi aziende multinazionali e in esse l'impiegato agli acquisti ha, spesso, responsabilità molto impegnative. Deve infatti mantenere l'equilibrio tra riscossioni dai clienti e pagamenti ai fornitori. Il maggiore impegno determina l'opportunità di un avanzamento di carriera, dalla posizione di impiegato a quella di responsabile dell'ufficio acquisti, con il conseguente miglioramento del proprio pacchetto retributivo.
tipi di impiegato dell'ufficio acquisti
La figura professionale dell'impiegato all'ufficio acquisti è sempre più ricercata da parte di aziende che operano all’interno di ogni tipo di settore. Una distinzione, basata più sul tipo di ambiente lavorativo che sulle caratteristiche del singolo professionista, è tra gli uffici acquisti dei diversi tipi di aziende:
- aziende di produzione: hanno come obiettivo lo scambio di beni o servizi con altre aziende o con i consumatori finali. L'azienda di produzione diretta produce beni o servizi, mentre quella indiretta trasforma, dal punto di vista economico, beni o servizi già esistenti. L'ufficio acquisti di un'azienda diretta, come le diverse realtà industriali o le imprese edili, si occupa soprattutto di negoziare l'acquisto delle materie prime da lavorare. L'ufficio acquisti di un'azienda indiretta, come nel caso delle imprese bancarie o assicurative, ha generalmente compiti di acquisto relativi a materiali di consumo o macchinari da usare all'interno dell'azienda stessa.
- aziende del settore hospitality: un settore in cui l'ufficio acquisti assume una valenza economica particolarmente importante è quello dell'hospitality e del turismo in generale. Nel bilancio delle attività alberghiere e delle altre strutture ricettive, l'acquisto dei materiali necessari al lavoro quotidiano assume un'importanza capitale. Il rapporto qualità/prezzo può anche arrivare a determinare la prosecuzione stessa dell'attività.
- GDO (Grande Distribuzione Organizzata): non c'è produzione diretta ma, come in tutte le imprese commerciali, acquisto e rivendita di prodotti. È questo il settore dove l'ufficio acquisti può veramente dimostrare la propria valenza strategica.
- enti pubblici e privati: l'ufficio acquisti di un ente, pubblico o privato, appartenente o meno alla Pubblica Amministrazione, agisce esattamente come quello di un'azienda. La differenza può consistere soltanto nelle diverse modalità delle autorizzazioni necessarie per procedere all'acquisto.
lavorare come impiegato all’ufficio acquisti
Il ruolo dell'impiegato all'ufficio acquisti richiede conoscenze e competenze particolari. Ha la necessità di conoscere prodotti, servizi, mercati e tendenze di acquisto aggiornate. Vediamo quali sono i principali compiti e responsabilità da aspettarsi quando si decide di intraprendere questo tipo di attività professionale.
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come diventare impiegato dell’ ufficio acquisti: compiti e responsabilità
Tra i compiti principali di un impiegato dell'ufficio acquisti possiamo trovare:
- pianificare gli acquisti dell'azienda: a questa figura professionale spetta la pianificazione di tutti gli acquisti che un’organizzazione deve effettuare. Per potersi organizzare al meglio deve conoscere gli standard di produzione dell’azienda e le aspettative di lavoro, quando verranno avviate determinate produzioni e quanto dureranno. Il planning è fondamentale per acquistare quando serve e nelle corrette quantità.
- individuare i potenziali fornitori: l’impiegato dell’ufficio acquisti analizza il grado di affidabilità e la convenienza delle offerte di diversi fornitori per poi scegliere quelli più adatti per soddisfare le esigenze dell’azienda. Si tratta di una selezione cruciale che deve rispettare i canoni di qualità e convenienza allo stesso modo.
- contattare i fornitori scelti: dopo aver operato una selezione, l’impiegato all’ufficio acquisti chiede di conoscere i termini e le condizioni contrattuali suggeriti da ciascun fornitore e procede a negoziare le condizioni migliori, anche con più colloqui successivi.
- provvedere alla stipulazione del contratto: dopo le opportune valutazioni si passa alla selezione del miglior fornitore e alla stipula di un contratto di fornitura, una tantum o continuativo, a seconda delle necessità.
- occuparsi della gestione del contratto anche dal punto di vista amministrativo e burocratico: è compito del Buyer analizzare a fondo il contratto in ogni suo aspetto per verificarne la correttezza e il rispetto dei termini pattuiti.
- dopo la chiusura del contratto, mantenere i contatti con i fornitori per continuare a godere delle migliori condizioni: una volta chiuso il contratto si valuta la fornitura e i servizi ad essa connessi, mantenendo rapporti attivi e costruttivi con il fornitore, in vista di future collaborazioni. Allo stesso tempo vanno tenuti sotto controllo anche i suoi competitors nel caso proponessero nuove offerte e soluzioni interessanti.
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ambiente di lavoro
Per la quasi totalità della propria giornata lavorativa, chi lavora in un ufficio acquisti opera all’interno di un ufficio dedicato. Questa figura utilizza il computer di frequente per ogni genere di attività, dall'analisi sui database dei fornitori fino alle ricerche e all'esame dei mercati. Talvolta l’impiegato agli acquisti frequenta anche i reparti di produzione per visionare i prodotti, oppure il magazzino per valutare le scorte. È possibile che si debba recare personalmente presso i fornitori di tanto in tanto, sia per visionare direttamente un determinato prodotto, sia per mantenere una relazione amichevole e produttiva con i propri contatti. Questo tipo di professione può anche prevedere, a seconda degli accordi collettivi o della contrattazione aziendale, forme di lavoro a distanza.
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chi sono i colleghi dell’impiegato di un ufficio acquisti?
A seconda del datore di lavoro e del settore in cui lavora, tra i colleghi dell’impiegato all’ufficio acquisti potrebbero esserci impiegati, contabili e amministratori. L’impiegato all’ufficio acquisti potrebbe anche lavorare a stretto contatto con capi reparto e addetti al controllo qualità, così come con altri specialisti che potrebbero includere, ma non solo, corrieri, rappresentanti e magazzinieri.
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orario di lavoro
L'orario di lavoro del professionista che lavora in un ufficio acquisti è, quasi sempre, il tipico orario di ufficio, con il numero di ore lavorative previsto dal Contratto Nazionale di Lavoro del settore. In alcuni casi potrebbe trattarsi di un contratto part-time che quindi comporta un orario settimanale più ridotto. Non è escluso il ricorso alle ore di lavoro straordinario nei momenti in cui è urgente concludere al più presto un acquisto, magari per mantenere alta l'efficienza del ciclo produttivo. In questo caso il Buyer deve rapidamente contattare i fornitori con cui ha già dei rapporti, elaborare una proposta di collaborazione da valutare in tempi stretti e procedere urgentemente con gli ordini. Questo può significare un impegno lavorativo maggiore, ma raramente coinvolge i giorni festivi o i fine settimana dal momento che avrebbe difficoltà anche a contattare i fornitori stessi in quei giorni.
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profilo professionale
L'attività professionale di un impiegato presso l'ufficio acquisti presenta buone opportunità di carriera. Lavorando in un settore strategico ed essendo in possesso di competenze specifiche, questo professionista può aspirare ad assumere un ruolo dirigenziale, diventando supervisore o responsabile dell'intero settore acquisti. Raggiungere questo traguardo, però, è possibile solo dopo aver maturato la necessaria esperienza nel settore, ovvero solo una volta che si conosce a fondo il mercato e i fornitori disponibili su piazza, e solo dopo aver imparato a gestire approfonditamente la parte di contrattazione contrattuale. Le prospettive di sviluppo professionale e di carriera aumentano anche attraverso la conoscenza approfondita di mercati in evoluzione, come quello energetico green, ma anche quello delle nuove tecnologie e di altri prodotti di nicchia. Ottenere una qualifica come esperto del mercato dell'energia verde, ad esempio, può aprire le porte verso una posizione più stimolante e può portare a notevoli miglioramenti della propria posizione all’interno della gerarchia aziendale.
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i vantaggi di trovare un lavoro come impiegato all’ufficio acquisti grazie a randstad
Trovare il proprio lavoro di impiegato all’ufficio acquisti attraverso Randstad offre importanti vantaggi, quali:
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istruzione e competenze
Per chi vuole trovare un'occupazione in un ufficio acquisti, i percorsi formativi sono fondamentalmente due. Il diploma di istruzione secondaria superiore conseguito presso un Istituto tecnico a indirizzo economico-commerciale, spesso seguito dalla frequenza di corsi di specializzazione, consente di iniziare a lavorare nel settore. In aggiunta, è consigliabile possedere una laurea, triennale o magistrale, in discipline economiche o gestionali. In entrambi i casi, sono essenziali buone conoscenze di informatica e la conoscenza dell'inglese e, magari, di altre lingue straniere:
- diploma di scuola media superiore: l'istituto superiore che costituisce la base migliore per dedicarsi con successo a questa professione è l'istituto Tecnico Economico, cioè Ragioneria. In questa scuola superiore, infatti, sono trattate materie come economia aziendale e diritto, utili per analizzare i mercati e gestire i contratti.
- laurea in materie economiche e gestionali: maggiori opportunità si hanno con il conseguimento di una laurea triennale o magistrale in economia o in ingegneria gestionale. Sempre molto richiesto e apprezzato dai datori di lavoro è aver frequentato un master o un corso di specializzazione specifico.
- stage e corsi di perfezionamento: allo scopo di ampliare le possibilità di assunzione e, in seguito, anche quelle di carriera, molto utili sono i corsi di specializzazione, soprattutto quelli che riguardano le lingue straniere e i mercati relativi ai settori tecnologici più innovativi.
capacità e competenze
Tra le competenze richieste a questo professionista possiamo trovare:
- grande capacità di analisi della situazione interna all'azienda e dei mercati: l'impiegato all'ufficio acquisti conosce alla perfezione la propria azienda o ente e i mercati di riferimento. Attraverso l'analisi di dati e informazioni è in grado di estrapolare previsioni accurate e di procedere agli acquisti più adatti alla situazione e alle esigenze aziendali.
- spirito d'iniziativa e abilità di negoziazione: dal punto di vista delle soft skills, un buon impiegato all'ufficio acquisti possiede un notevole spirito d'iniziativa per organizzare gli acquisti in modo efficace e con profitto. È inoltre dotato di un'ottima capacità di negoziazione e di una grande capacità di trattare con le persone.
- conoscenza di una o più lingue straniere: deve conoscere una lingua straniera, preferibilmente l'inglese che rappresenta la lingua più comunemente utilizzata negli scambi commerciali internazionali. La conoscenza di altre lingue è un valore aggiunto alle sue competenze.
- propensione ai rapporti interpersonali: l'attività di un impiegato all'ufficio acquisti, sebbene lavori in solitudine durante la fase di pianificazione, nelle fasi immediatamente successive, si svolge in team. È necessario che l'impiegato sia in grado di condividere chiaramente informazioni e dati. Inoltre, è fondamentale instaurare un rapporto positivo con i fornitori.
- capacità di usare le comuni applicazioni informatiche: l'impiegato dell'ufficio acquisti presenta il proprio progetto al responsabile per l'approvazione. È in grado di usare, oltre ai software specifici per la gestione dei database, tutte le applicazioni informatiche più comuni. È in grado di eseguire ricerche approfondite sui mercati e si mantiene aggiornato riguardo la situazione socio-economica nazionale ed internazionale.
- conoscenza delle regole base di contabilità e della compilazione dei documenti amministrativi: anche se non è un settore che rientra completamente nelle sue competenze, possiede buone conoscenze contabili. È anche in grado di compilare autonomamente la documentazione, analogica o digitale, relativa al perfezionamento di un acquisto.
FAQ sul lavoro come impiegato all’ufficio acquisti
Ecco le domande più frequenti riguardo il lavoro di ufficio acquisti:
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gli addetti all’ufficio acquisti hanno responsabilità diverse a seconda dell’industria nella quale operano?
Questi professionisti hanno l’opportunità di lavorare in molti tipi differenti di industrie. A prescindere dallo specifico settore nel quale lavorano, sono i responsabili dell’acquisto di prodotti o materiali per la loro azienda. Molto spesso, svolgono il proprio lavoro all’interno del settore retail, acquistando prodotti che il loro business deve poi vendere. In base al tipo di azienda per la quale prestano servizio, devono avere conoscenze diverse. Per esempio, un Buyer per un’azienda di moda deve essere al corrente degli ultimi sviluppi nel mondo della moda. Al contrario, un professionista che lavora per ospedali o cliniche si occupa di acquistare medicine e deve conoscere gli ultimi ritrovati della scienza medica.
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quali sono le caratteristiche necessarie per lavorare in un ufficio acquisti?
Dal momento che si tratta di un professionista che opera a stretto contatto con altri dipendenti, manager e fornitori, un bravo Buyer deve avere eccellenti doti comunicative. È essenziale mostrare sempre professionalità e cortesia per assicurarsi di trovare gli accordi migliori con i fornitori e mantenere rapporti positivi con loro.
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quali sono le prospettive di carriera di un impiegato all’ufficio acquisti?
Un Buyer inizia solitamente la propria carriera lavorativa ricoprendo una posizione entry-level all’interno dell’ufficio acquisti di un’azienda. In questo caso, svolge semplici mansioni come il controllo delle consegne o delle scorte presenti in magazzino. Dopo aver acquisito una certa esperienza e aver dimostrato di saper individuare i fornitori migliori e condurre trattative in modo efficace, questo professionista ha la possibilità di diventare un Senior Buyer. In qualità di Senior Buyer, ha l’opportunità di lavorare in completa autonomia, rispondendo direttamente alla direzione aziendale.
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quello dell'impiegato all’ufficio acquisti è un lavoro difficile?
Per svolgere questa professione non sono necessarie particolari competenze di tipo tecnico. Tuttavia, è richiesta la capacità di interagire in modo positivo con fornitori e manager, in modo da instaurare rapporti duraturi che possano giovare al bilancio dell’azienda per la quale si lavora.
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il lavoro in un ufficio acquisti è soddisfacente?
Il lavoro svolto da un impiegato all’ufficio acquisti ha la possibilità di garantire la competitività di un’azienda, avendo quindi un notevole impatto sul successo di un’organizzazione.
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