chi è l'impiegato dell'ufficio acquisti?

Ricoprire una posizione all’interno dell'ufficio acquisti di un'azienda significa avere la responsabilità del rifornimento dei prodotti o servizi che mantengono attivo ed efficiente il business. Questa figura è la persona che pianifica, coordina e gestisce tutte le attività relative all’acquisto di merci o servizi. La sua attività professionale non è certamente limitata alla decisione di che cosa acquistare e allo svolgimento delle operazioni esecutive. Ha anche la responsabilità di ottimizzare le scorte di magazzino, di valutare l'efficienza dei flussi di stoccaggio e il rapporto costi/benefici, nell'ottica di migliorare i profitti aziendali.

cosa fa un impiegato dell’ufficio acquisti?

L'impiegato dell'ufficio acquisti ha il compito di individuare i potenziali fornitori, di valutare le loro varie offerte e di negoziare i termini e le condizioni di acquisto. Si tratta di una posizione professionale riservata a persone che possiedono conoscenze specifiche e approfondite dei beni o servizi trattati e del loro mercato. Per avere un'idea di ciò che è richiesto ad un impiegato all'ufficio acquisti, ecco quali sono le azioni principali che deve essere in grado di compiere durante l'attività lavorativa quotidiana:

• individuare e selezionare, sul mercato di riferimento, i potenziali fornitori

• analizzare e confrontare le diverse offerte, alla ricerca del miglior rapporto qualità/prezzo

• avere un primo contatto con la rosa dei fornitori prescelti per la successiva fase di negoziazione

• negoziare tutti i termini dell'eventuale acquisto, chiarendo le condizioni e la tempistica per confrontare la validità delle singole offerte e scegliere quelle migliori

• contattare di nuovo il fornitore scelto e stipulare il contratto di acquisto finale

• gestire, a livello amministrativo, archivistico e burocratico, gli ordini, tenendo traccia anche di quelli non andati a buon fine, per un possibile uso futuro

• mantenere i rapporti con i diversi fornitori, non soltanto in occasione di un contratto, ma per garantirsi buone relazioni in caso di acquisti futuri

• controllare che i termini e le condizioni del contratto siano completamente rispettate

• contattare i fornitori nel caso di malfunzionamenti o problemi che sorgono con i beni o i servizi acquistati

• valutare le eventuali scorte di magazzino per riuscire a gestire in modo efficiente la catena di approvvigionamento.

Hai la capacità di analisi e di negoziazione, l'abilità organizzativa e lo spirito d'iniziativa utili per lavorare come impiegato dell'ufficio acquisti? Se la risposta è sì, allora continua a leggere per scoprire quali sono le competenze e le qualifiche di cui hai bisogno per avere successo nel ruolo di impiegato dell’ufficio acquisti.

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quali ruoli ha l’impiegato dell'ufficio acquisti?

Il ruolo di chi si occupa degli acquisti è diventato sempre più cruciale, alla luce del suo compito di mediazione tra contenimento dei costi e qualità. Un impiegato all'ufficio acquisti è una figura professionale che fa del dinamismo e della flessibilità le proprie caratteristiche fondamentali. Ricopre il ruolo chiave di collegamento tra l'azienda, o l'organizzazione per cui lavora, e i fornitori esterni.

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impiegato all’ufficio acquisti stipendio

Lo stipendio medio in Italia per il 2022 che può percepire un impiegato all’ufficio acquisti è di circa € 25.000 annui lordi. Un lavoratore all'inizio dell'attività, con un’esperienza compresa tra 0 e 3 anni, può ottenere un salario intorno a € 17.000. Un impiegato che può vantare una lunga esperienza arriva invece ad una retribuzione annua lorda di circa € 30.000. La retribuzione di un impiegato all'ufficio acquisti dipende dal contratto nazionale di lavoro del settore in cui lavora. A seconda del contratto di lavoro, in alcune aziende, sono previsti anche ulteriori benefit legati a previdenza o assicurazioni. Pur essendo un lavoro catalogabile tra quelli d'ufficio, l'attività di un impiegato dell'ufficio acquisti è determinata anche da fattori esterni. Basti pensare ad ordinazioni importanti e improvvise che non possono essere onorate solo con le scorte e richiedono forniture più consistenti. L'ufficio acquisti dovrà risolvere la situazione con acquisti urgenti, senza tuttavia rinunciare alla redditività. In questa attività è prevedibile un ricorso alle ore di straordinario abbastanza regolare. Ciò, ovviamente, determina un incremento dello stipendio medio.

I fattori che influenzano lo stipendio di un impiegato all'ufficio acquisti sono costituiti dal settore economico di appartenenza e dal livello di responsabilità che gli viene assegnato dal datore di lavoro. Le piccole realtà industriali o commerciali hanno minori possibilità economiche rispetto alle grandi aziende multinazionali e in esse l'impiegato agli acquisti ha, spesso, responsabilità molto impegnative. Deve infatti mantenere l'equilibrio tra riscossioni dai clienti e pagamenti ai fornitori. Il maggiore impegno determina l'opportunità di un avanzamento di carriera, dalla posizione di impiegato a quella di responsabile dell'ufficio acquisti, con il conseguente miglioramento del proprio pacchetto retributivo.

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tipi di impiegato dell'ufficio acquisti

La figura professionale dell'impiegato all'ufficio acquisti è sempre più ricercata da parte di aziende che operano all’interno di ogni tipo di settore. Una distinzione, basata più sul tipo di ambiente lavorativo che sulle caratteristiche del singolo professionista, è tra gli uffici acquisti dei diversi tipi di aziende:

  • aziende di produzione: hanno come obiettivo lo scambio di beni o servizi con altre aziende o con i consumatori finali. L'azienda di produzione diretta produce beni o servizi, mentre quella indiretta trasforma, dal punto di vista economico, beni o servizi già esistenti. L'ufficio acquisti di un'azienda diretta, come le diverse realtà industriali o le imprese edili, si occupa soprattutto di negoziare l'acquisto delle materie prime da lavorare. L'ufficio acquisti di un'azienda indiretta, come nel caso delle imprese bancarie o assicurative, ha generalmente compiti di acquisto relativi a materiali di consumo o macchinari da usare all'interno dell'azienda stessa.
  • aziende del settore hospitality: un settore in cui l'ufficio acquisti assume una valenza economica particolarmente importante è quello dell'hospitality e del turismo in generale. Nel bilancio delle attività alberghiere e delle altre strutture ricettive, l'acquisto dei materiali necessari al lavoro quotidiano assume un'importanza capitale. Il rapporto qualità/prezzo può anche arrivare a determinare la prosecuzione stessa dell'attività.
  • GDO (Grande Distribuzione Organizzata): non c'è produzione diretta ma, come in tutte le imprese commerciali, acquisto e rivendita di prodotti. È questo il settore dove l'ufficio acquisti può veramente dimostrare la propria valenza strategica.
  • enti pubblici e privati: l'ufficio acquisti di un ente, pubblico o privato, appartenente o meno alla Pubblica Amministrazione, agisce esattamente come quello di un'azienda. La differenza può consistere soltanto nelle diverse modalità delle autorizzazioni necessarie per procedere all'acquisto.
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lavorare come impiegato all’ufficio acquisti

Il ruolo dell'impiegato all'ufficio acquisti richiede conoscenze e competenze particolari. Ha la necessità di conoscere prodotti, servizi, mercati e tendenze di acquisto aggiornate. Vediamo quali sono i principali compiti e responsabilità da aspettarsi quando si decide di intraprendere questo tipo di attività professionale.

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istruzione e competenze

 

Per chi vuole trovare un'occupazione in un ufficio acquisti, i percorsi formativi sono fondamentalmente due. Il diploma di istruzione secondaria superiore conseguito presso un Istituto tecnico a indirizzo economico-commerciale, spesso seguito dalla frequenza di corsi di specializzazione, consente di iniziare a lavorare nel settore. In aggiunta, è consigliabile possedere una laurea, triennale o magistrale, in discipline economiche o gestionali. In entrambi i casi, sono essenziali buone conoscenze di informatica e la conoscenza dell'inglese e, magari, di altre lingue straniere:

  • diploma di scuola media superiore: l'istituto superiore che costituisce la base migliore per dedicarsi con successo a questa professione è l'istituto Tecnico Economico, cioè Ragioneria. In questa scuola superiore, infatti, sono trattate materie come economia aziendale e diritto, utili per analizzare i mercati e gestire i contratti.
  • laurea in materie economiche e gestionali: maggiori opportunità si hanno con il conseguimento di una laurea triennale o magistrale in economia o in ingegneria gestionale. Sempre molto richiesto e apprezzato dai datori di lavoro è aver frequentato un master o un corso di specializzazione specifico.
  • stage e corsi di perfezionamento: allo scopo di ampliare le possibilità di assunzione e, in seguito, anche quelle di carriera, molto utili sono i corsi di specializzazione, soprattutto quelli che riguardano le lingue straniere e i mercati relativi ai settori tecnologici più innovativi.

capacità e competenze

Tra le competenze richieste a questo professionista possiamo trovare:

  • grande capacità di analisi della situazione interna all'azienda e dei mercati: l'impiegato all'ufficio acquisti conosce alla perfezione la propria azienda o ente e i mercati di riferimento. Attraverso l'analisi di dati e informazioni è in grado di estrapolare previsioni accurate e di procedere agli acquisti più adatti alla situazione e alle esigenze aziendali.
  • spirito d'iniziativa e abilità di negoziazione: dal punto di vista delle soft skills, un buon impiegato all'ufficio acquisti possiede un notevole spirito d'iniziativa per organizzare gli acquisti in modo efficace e con profitto. È inoltre dotato di un'ottima capacità di negoziazione e di una grande capacità di trattare con le persone.
  • conoscenza di una o più lingue straniere: deve conoscere una lingua straniera, preferibilmente l'inglese che rappresenta la lingua più comunemente utilizzata negli scambi commerciali internazionali. La conoscenza di altre lingue è un valore aggiunto alle sue competenze.
  • propensione ai rapporti interpersonali: l'attività di un impiegato all'ufficio acquisti, sebbene lavori in solitudine durante la fase di pianificazione, nelle fasi immediatamente successive, si svolge in team. È necessario che l'impiegato sia in grado di condividere chiaramente informazioni e dati. Inoltre, è fondamentale instaurare un rapporto positivo con i fornitori.
  • capacità di usare le comuni applicazioni informatiche: l'impiegato dell'ufficio acquisti presenta il proprio progetto al responsabile per l'approvazione. È in grado di usare, oltre ai software specifici per la gestione dei database, tutte le applicazioni informatiche più comuni. È in grado di eseguire ricerche approfondite sui mercati e si mantiene aggiornato riguardo la situazione socio-economica nazionale ed internazionale.
  • conoscenza delle regole base di contabilità e della compilazione dei documenti amministrativi: anche se non è un settore che rientra completamente nelle sue competenze, possiede buone conoscenze contabili. È anche in grado di compilare autonomamente la documentazione, analogica o digitale, relativa al perfezionamento di un acquisto.
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FAQ sul lavoro come impiegato all’ufficio acquisti

Ecco le domande più frequenti riguardo il lavoro di ufficio acquisti:

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