digital adoption platform HR workflow e HR automation.

Esistono diverse soluzioni pensate per automatizzare i processi aziendali e HR. La scelta dipende dalle esigenze specifiche dell’azienda e può strutturarsi in soluzioni ad hoc, sviluppate da zero internamente, o in soluzioni più semplici e di facile adozione, come:

• integrazioni point-to-point pensate per  automatizzare parti specifiche dei processi aziendali
• piattaforme di automazione pronte all'uso.

In ogni caso, è importante tenere a mente alcune best practice che possono consentire di generare soluzioni realmente utili ed efficaci:

1. identificare e analizzare nel dettaglio i processi che si intende automatizzare: quali processi, dipartimenti e attività verranno impattati? Quali sono i vincoli e le dipendenze? 
2. definire obiettivi chiari e misurabili: quale vantaggio deve derivare dall’automazione? Un riduzione del tempo di lavoro dell’hr department, un incremento della produttività degli hr team, una diminuzione dei costi di gestione? In quanto tempo dovranno essere raggiunti questi obiettivi? Quali saranno i KPI da misurare per valutare l’efficacia del progetto?
3. identificare la migliore soluzione di automazione tenendo conto del rapporto tra benefici attesi, effort di sviluppo e costi: sono disponibili soluzioni pronte all’uso? soddisfano appieno le esigenze o è necessario prevedere lo sviluppo di progetti tailor made? la soluzione è scalabile?
4. strutturare un primo pilot, prevedere percorsi di formazione per gli utilizzatori finali e chiedere feedback per ottimizzare i processi di automazione
5. misurare i risultati e ottimizzare la soluzione adottata

La gestione delle risorse umane racchiude molteplici processi e attività, sia di natura strategica che operativa. In un mercato del lavoro sempre più complesso e competitivo, segnato e trasformato continuamente dalle nuove tecnologie, le soluzioni di hr automation consentono agli hr team di liberarsi da compiti ripetitivi, a scarso valore aggiunto, per concentrarsi su attività strategiche ad alto valore.

Esempi di automazione dei processi HR possono riguardare:

• il reclutamento del personale
  • pubblicazione di annunci di lavoro
  • screening dei curriculum
  • test di valutazione delle competenze pre-assunzione
  • automazione di feedback e comunicazioni verso i candidati.
•  l’onboarding di nuovi dipendenti
  • raccolta e firma di documenti
  • assegnazione di strumenti aziendali e accessi
  • notifica e monitoraggio di attività e formazione propedeutiche.
• offboarding del personale
  • raccolta, firma e invio di documenti 
  • programmazione dei colloqui di uscita
  • invio e gestione delle richieste di restituzione degli assets
  • rimozione degli accessi ai sistemi aziendali.
• l’amministrazione del personale
  • gestione delle buste paga
  • gestione delle note spesa
  • gestione di ferie e permessi

In sostanza, sfruttando l'automazione, gli HR possono migliorare l’employee experience e, al contempo, guidare l'innovazione e migliorare l’agilità aziendale, trasformando la propria funzione da un dipartimento che si occupa di supporto amministrativo e gestione, ad un partner strategico a supporto del business.

L 'evoluzione tecnologica e, in particolare, l’intelligenza artificiale, hanno ridefinito il modo in cui le aziende operano, trasformando anche l'approccio in ambito HR.

Alcuni esempi riguardano la ricerca e selezione del personale (screening dei candidati basato su AI), la valutazione delle performance (analisi dei dati riguardanti le prestazioni dei singoli dipendenti), la formazione e lo sviluppo (identificazione di aree di miglioramento e suggerimento di percorsi di skilling ad hoc), e così via.

Le soluzioni di Intelligent Automation, che uniscono Robotic Process Automation (RPA) e AI, si inseriscono in questo contesto, per supportare i team HR nel migliorare  l'efficienza e ridurre sprechi ed errori. In questo caso, infatti, l’automazione dei processi viene combinata con l’intelligenza artificiale per aiutare le aziende a prendere decisioni informate e basate sui dati. 

Innovazione tecnologica e automazione dei processi possono portare grande vantaggi a tutti i livelli aziendali. Tuttavia, per essere efficace, il cambiamento deve essere guidato e le persone devono essere poste nelle condizioni di comprendere come utilizzare i nuovi strumenti a vantaggio del proprio lavoro. In caso contrario, gli utenti finali potrebbero essere impattati negativamente, trovarsi nelle condizioni di non sapere come agire e essere sopraffatti dalla complessità dell’utilizzo delle nuove soluzioni.

Per evitare che questo accada, le aziende possono dotarsi di percorsi e piattaforme di digital adoption: percorsi di employee training e software che semplificano e ottimizzano l'utilizzo di applicazioni aziendali attraverso guide, esperienze utente personalizzate e integrazione.

Questo approccio, infatti, può consentire a tutti i soggetti impattati dalla trasformazione digitale di acquisire consapevolezza dei cambiamenti e di essere ingaggiati nel processo.