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Il processo di recruitment si sviluppa attraverso diversi passaggi, dalla creazione di job description efficaci, in grado di definire accuratamente il ruolo e di attrarre candidati di alto livello, al controllo delle referenze.

Il momento cruciale, tuttavia, è quello del colloquio, poiché permette di approfondire la conoscenza del candidato andando oltre a quanto riportato nel curriculum o sul profilo LinkedIn. I colloqui offrono l'opportunità di conoscere più dettagli sull’esperienza e sulle capacità di una persona, ma anche di farsi un’idea più chiara della sua personalità e dei suoi punti di forza. Si tratta di un passaggio fondamentale per valutare quanto il candidato sia in grado di adattarsi all’ambiente di lavoro e collaborare con colleghi e superiori.

Per un’azienda è fondamentale personalizzare la strategia di colloquio in modo da trarne il massimo vantaggio.

In questo articolo vedremo come adottare un approccio articolato in tre fasi:

  • Pianificazione e preparazione
  • Conduzione del colloquio
  • Follow-up dopo il colloquio
ottimizzare i colloqui
ottimizzare i colloqui

pianificazione e preparazione.

Come accade in diversi ambiti delle risorse umane, il colloquio risulta senza dubbio più efficace e produttivo quando viene pianificato accuratamente. Il tempo a disposizione per conoscere il più possibile ogni candidato è poco, quindi è fondamentale arrivare preparati.

gestire gli aspetti pratici.

Per prima cosa, è necessario verificare che tutti gli aspetti pratici e organizzativi siano stati predisposti accuratamente, in modo che il colloquio si svolga puntualmente e senza intoppi: le prenotazioni delle sale riunioni  sono state confermate? hai verificato di avere   sufficiente tempo a disposizione   per svolgere il colloquio con calma?. Meglio riservare del tempo libero sia prima dell'incontro, per predisporsi a iniziare subito il colloquio, sia subito dopo, per prendere nota delle riflessioni e delle prime impressioni a caldo.

Spesso si tende a dimenticare che il colloquio non è soltanto uno strumento con cui l’azienda valuta i candidati. Per le persone in cerca di lavoro, rappresenta un'opportunità per conoscere meglio la realtà aziendale e capire chiaramente se vogliono farne parte. In un certo senso, la valutazione avviene da entrambe le parti. Eventuali disguidi, come iniziare il colloquio in ritardo o fare confusione con le prenotazioni delle sale riunioni, si ripercuotono negativamente sull'azienda, aumentando il rischio che i candidati più ricercati scelgano di andare altrove. 

fare ricerche sul candidato.

Un'altra parte fondamentale della fase di pianificazione e preparazione del colloquio consiste nel cercare informazioni sulla persona che si candida per il ruolo. 

Dedicare un po' di tempo a esaminare i dati a disposizione, a partire dalle competenze, dall'esperienza, dalle qualifiche e dalle altre caratteristiche elencate nel curriculum, fino alle informazioni riportate sul profilo LinkedIn, è sempre utile. In aggiunta, è possibile indagare sulle piattaforme social in modo da ottenere un quadro più dettagliato del candidato anche come persona.

Acquisire maggiore familiarità con i singoli candidati aiuterà ad affrontare al meglio la fase successiva di preparazione del colloquio: la pianificazione delle domande.

pianificare le domande.

Alcune delle domande poste durante i colloqui sono identiche per ogni candidato. Quando si valuta il candidato adatto per ruoli d'ufficio e amministrativi, ad esempio, si può chiedere:

  • Quali erano le tue principali responsabilità nel tuo ultimo lavoro?
  • Riesci a descrivere un problema che hai affrontato nel tuo ultimo ruolo e come l'hai risolto?
  • Quali ambiti del tuo ultimo lavoro giudicheresti stressanti?
  • Come hai fatto a gestirli?

Per ragioni di correttezza e coerenza, è importante porre a tutti alcune domande chiave, ma ci saranno anche situazioni in cui è necessario adattare le domande alle persone. Ad esempio, chiedendo ad alcuni candidati di parlare dei momenti in cui sono stati disoccupati o di cosa hanno imparato in determinati ruoli ricoperti in passato.

Ricorrere a domande insolite o aperte può incoraggiare il candidato a "pensare fuori dagli schemi" e a comunicare in modo più naturale e spontaneo. In questo modo si evita di ricevere risposte scontate o preparate in anticipo, ottenendo informazioni aggiuntive.

prepararsi a rispondere alle domande del candidato.

Come già sottolineato, è importante ricordare che i colloqui non servono solo al datore di lavoro per valutare le competenze dei candidati, ma sono anche un'occasione, per chi è alla ricerca di un'occupazione, di conoscere meglio un’azienda. 

Per questo bisogna essere pronti a raccontare qualcosa in più sulla propria azienda e a rispondere a eventuali domande. Ad esempio:

  • Qual è la storia dell’azienda e del marchio?
  • Quali sono le argomentazioni esclusive di vendita dell'azienda?
  • Quali sfide sta attualmente affrontando?
  • Perché questo ruolo è vacante?
  • Come viene riconosciuto il contributo dei dipendenti e come vengono premiati?
  • Quali sono gli obiettivi che l’azienda si pone per i prossimi anni?

conduzione del colloquio.

Quando arriva il momento del colloquio, è bene avere un'idea chiara di come debba svolgersi la conversazione e di quali informazioni è importante acquisire. Per molte aziende, queste tre dimensioni specifiche giocano un ruolo chiave nella valutazione dei candidati:

  • Job fit - o allineamento alla posizione
  • Boss fit - o allineamento allo stile manageriale
  • Company fit - o allineamento alla cultura aziendale

Queste dimensioni permettono di costruire un quadro completo delle competenze e del potenziale della risorsa, nonché della sua compatibilità con la cultura aziendale e con le persone con cui lavorerà.

primi passi.

Alcuni candidati saranno nervosi, soprattutto all'inizio del colloquio, quindi è bene pensare a come metterli a proprio agio. Ad esempio, mantenendo un atteggiamento tranquillo, parlando brevemente del più e del meno e assumendo un tono informale che li aiuti a rilassarsi e a parlare liberamente. Questo aspetto è fondamentale, perché è difficile capire se una persona è davvero adatta se il suo comportamento è influenzato dalle emozioni.

All'inizio del colloquio è altrettanto importante presentarsi e parlare brevemente del proprio background e   ruolo all'interno dell'azienda, nonché dell'azienda stessa e del perché è alla ricerca di personale per questo ruolo specifico.

Prima che la conversazione entri nel vivo, è bene dedicare un istante a spiegare com'è strutturato il colloquio, quanto durerà e cosa accadrà in seguito.

Dopo le presentazioni e la descrizione della struttura del colloquio, non resta che esaminare l'idoneità del candidato.

job fit.

Valutare la capacità del candidato di svolgere il lavoro secondo uno standard elevato deve essere la priorità assoluta di qualsiasi colloquio. Cerca  persone che abbiano le competenze fondamentali e l'esperienza necessarie per il ruolo, ma che siano anche realmente interessate a dare il meglio di sé e a continuare a imparare e a crescere insieme all’azienda.

Sono molte le domande che permettono di valutare la compatibilità di un candidato; ad esempio:

  • Nel tuo ultimo impiego, quali sono stati i principali punti di forza individuati dal tuo responsabile
  • Quali gli ambiti chiave con margini di miglioramento?
  • Quali aspetti di questo lavoro trovi più interessanti o piacevoli?
  • Quali aspetti pensi invece che potrebbero essere impegnativi?

La maggior parte delle domande sarà stata preparata in anticipo, ma sarà anche utile improvvisare e porre ulteriori domande in base alle risposte fornite dal candidato. In alcuni casi è consigliabile richiedere una risposta più elaborata oppure può essere necessario riformulare o adattare una domanda per ottenere un riscontro più chiaro.

Durante il colloquio, si deve prestare molta attenzione a come il candidato imposta le risposte, prendendo appunti su qualsiasi aspetto degno di nota. Ad esempio, ponendo una domanda sugli errori commessi in passato o sui punti deboli, bisogna cercare di capire se il candidato è consapevole delle proprie lacune e se ha la volontà di sviluppare e ampliare le proprie competenze. Una persona scrupolosa e disposta a imparare potrebbe essere una scelta migliore rispetto a qualcuno tecnicamente competente, ma privo di motivazione.

boss fit.

Il rapporto tra responsabili e dipendenti riveste un ruolo di primo piano per l'efficienza e la produttività di un’azienda, pertanto è importante valutare il grado di compatibilità del candidato con il futuro responsabile.

Le domande devono essere impostate in modo tale da permettere di ottenere risposte utili a stabilire se un candidato è in grado di condividere i valori, la visione del lavoro e la mentalità della persona con cui si troverà a lavorare. Ad esempio:

  • Chi è stato il responsabile migliore che tu abbia mai avuto e perché ti è piaciuto lavorare insieme a lei o lui
  • Puoi raccontarmi di una volta in cui hai incontrato delle difficoltà a lavorare con un determinato responsabile?
  • Cosa, nello specifico, non ti è piaciuto del suo approccio e come hai gestito la situazione?

Le risposte vanno esaminate in relazione agli stili manageriali più comuni all’interno dell’azienda. Questo metodo è consigliato soprattutto nei casi in cui il manager o il responsabile di riferimento abbia uno stile, un carattere o un’attitudine particolare.

company fit.

Riflettere su come un futuro neoassunto si integrerà in azienda consente di evitare i costi legati a un'assunzione sbagliata, a partire dalle spese per la pubblicazione di nuovi annunci di lavoro fino alla perdita di produttività che si verifica quando le vacancy rimangono scoperte. Il colloquio dovrebbe incentrarsi soprattutto sull'idoneità del candidato rispetto all’ambiente di lavoro, al personale esistente e ai valori aziendali.

Per avere un quadro di queste caratteristiche, si può chiedere:

  • In quale delle tue ex aziende ti è piaciuto di più lavorare e perché?
  • Puoi raccontarmi di quando facevi parte di una squadra di grande successo?
  • Qual era la chiave del successo di quel team?
  • Cosa sai della nostra azienda?

Nelle risposte è bene prestare attenzione all’utilizzo di termini come "noi", "ci" e "nostro", piuttosto che "io", "me" e "mio", perché potrebbero indicare che questa persona presenta un'innata capacità di lavorare in squadra. Vale anche la pena ricordare che i conflitti e i dissensi sul posto di lavoro sono inevitabili, pertanto è molto importante concentrarsi sulla capacità della risorsa di gestire queste situazioni quando si verificano.

La tecnologia può rivelarsi molto utile nel semplificare una delle fasi del processo di recruitment, quella di valutazione dell'allineamento alla cultura aziendale, soprattutto in un'epoca in cui l'assunzione e l'onboarding a distanza sono ormai frequenti. Strumenti come Modern Hire consentono di mostrare video sulla vita dei lavoratori all'interno dell’azienda o   scenari e case study reali di cui discutere.

follow-up dopo il colloquio.

Dopo aver completato le valutazioni e le domande e aver dato al candidato la possibilità di porre a sua volta domande, concludi il colloquio ringraziandolo per aver partecipato e descrivendo i passi successivi. Mai dimenticare di indicare chiaramente come e quando il candidato può aspettarsi di ricevere un feedback.

Subito dopo aver concluso il colloquio, è bene concerdersi del tempo per prendere nota delle riflessioni e delle prime impressioni:

  • Quali sono i punti di forza e i punti deboli più evidenti di questo candidato?
  • Le lacune in termini di capacità ed esperienza possono essere colmate attraverso la formazione e lo sviluppo?
  • Questa persona potrebbe essere il candidato più compatibile con il resto del team e con il business?

In seguito, si possono condividere i risultati e le informazioni del colloquio con i colleghi e le parti interessate prima di prendere una decisione su come procedere.

I candidati hanno investito il loro tempo per partecipare al colloquio, quindi è giusto informarli della decisione presa il più rapidamente possibile. Se non avanzeranno ulteriormente nel processo di recruitment, è corretto fornire un feedback sulla loro performance durante il colloquio motivando la decisione.

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autore
andrea_tonin
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Andrea Tonin

area manager randstad italia

A seguito della Laurea in Diritto Amministrativo, con tesi sulle Autorità di regolamentazione dei Servizi di Pubblica Utilità, decide di dedicarsi al mondo delle risorse umane occupandosi di start up di Apl nel nordest.
Entra in Randstad nel 2014, coordinando lo sviluppo commerciale di clienti direzionali per le regioni Veneto e Friuli.
Dal 2015 supporta le filiali di diversi territori con il ruolo di Area Manager, ruolo prima ricoperto in Puglia e successivamente in Marche, Abruzzo, Romagna ed Umbria.
Dal 2017 sempre per Randstad è Area manager delle filiali in provincia di Bologna e Ferrara con l'obiettivo di consolidare Randstad come punto di riferimento del mercato del lavoro nel territorio di appartenenza.