flexible benefit: cosa sono e come funzionano.

In tutto il mondo si sta diffondendo l’uso dei cosiddetti flexible benefit. Si tratta di un insieme di beni o servizi non monetari che le aziende forniscono ai dipendenti in aggiunta allo stipendio.

Questo trend crescente si inserisce perfettamente nelle politiche di welfare aziendale, agendo come una leva per migliorare la qualità della vita privata e lavorativa dei dipendenti, generando al contempo un ritorno in termini di motivazione, produttività e senso di appartenenza all'azienda.

In Italia, il modello dei flexible benefit sta diventando sempre più popolare, come dimostrato dai dati recenti. Secondo l'Osservatorio Welfare 2023, la disponibilità di spesa welfare media dei dipendenti per il 2022 ha raggiunto i 940 euro, registrando una crescita del 10,6% rispetto all'anno precedente. 

Una tendenza che conferma la crescita di questo strumento per le aziende e per i dipendenti.

Cerchiamo di chiarire nello specifico cosa sono i flexible benefit e come funzionano.

indice:

• cosa si intende per flexible benefit?
• come funzionano i flexible benefit 2023: le norme.
• come erogare flexible benefit?
• differenze tra flexible benefit e fringe benefit.
• esempi di flexible benefits.
• come introdurre un piano di flexible benefit.
• i vantaggi dei flexible benefit.

cosa si intende per flexible benefit?

I flexible benefits consistono in una serie di servizi o beni che l'azienda mette a disposizione dei propri dipendenti per aumentare il loro potere d'acquisto e il loro benessere personale e familiare. In senso letterale, si tratta di veri e propri "benefici" di cui i dipendenti possono godere e che vanno ad integrare il pacchetto retributivo al fianco dello stipendio. 

Il “bonus flessibile”, nello specifico, consente ai dipendenti di personalizzare il proprio pacchetto di benefici in base alle esigenze specifiche individuali. Invece di ricevere un insieme standardizzato di benefit, i dipendenti possono selezionare e combinare diverse opzioni per creare un pacchetto che meglio si adatti alle loro necessità personali e familiari.

Per quanto concerne flexible benefit e tassazione, non rappresentando una retribuzione vera e propria, questi benefits sono privi di carichi impositivi e contributivi e dunque aiutano a ridurre il cosiddetto cuneo fiscale, ossia quell’insieme di imposte e contributi che riguardano sia l’azienda che il dipendente stesso. In questo modo, quindi, si riduce l’impegno economico da parte del datore di lavoro e si aumenta il potere d’acquisto e la soddisfazione dei dipendenti.

come funzionano i flexible benefit 2023: le norme.

Solitamente, i flexible benefit vengono distribuiti all’interno di un piano di welfare aziendale, che l’azienda attiva per tutti i suoi dipendenti. I cosiddetti welfare flexible benefit vengono erogati su piattaforme dedicate e consentono un’ampia varietà di scelta tra diversi fornitori di servizi (scopri come attivare un piano di welfare aziendale).

La nozione di welfare aziendale ruota ancora oggi attorno alle previsioni dell'art. 51 del TUIR (Testo Unico delle Imposte sui Redditi) e alla definizione data dall’Agenzia delle Entrate con Circolare n. 28/E del 15 giugno 2016.

Le regole da seguire sono essenzialmente due:

• l’azienda deve rendere fruibili a tutti i dipendenti i flexible benefit stabiliti, senza distinzioni e in maniera quindi omogenea;
• qualora scelga di erogare questi beni o servizi, il datore di lavoro deve farlo indipendentemente dalla retribuzione corrisposta ai dipendenti.

chi ha diritto al flexible benefit?

La disponibilità di flexible benefit può variare a seconda dell’organizzazione. Alcune aziende possono scegliere di offrirlo a tutti i dipendenti, indipendentemente dal loro status o dal numero di ore lavorate, mentre altre potrebbero applicare restrizioni in base a determinati criteri. 

Tendenzialmente, i flexible benefit sono offerti ai dipendenti a tempo pieno o parziale, ai dipendenti a contratto così come agli assunti a tempo indeterminato. Meno frequentemente i flexible benefit vengono proposti ai collaboratori o lavoratori stagionali.

quando viene erogato il flexible benefit?

Il momento in cui viene erogato il flexible benefit dipende dalle politiche aziendali e dalla modalità di amministrazione del programma. Tuttavia, spesso, questo accade in concomitanza con alcuni eventi:

• la retribuzione mensile (flexible benefit in busta paga)
• come pagamento periodico (ad esempio, potrebbe essere versato su base trimestrale o semestrale)
• come rimborso spese richiesto dal dipendente.

come erogare flexible benefit?

Come abbiamo visto, l'implementazione di flexible benefit è un processo strategico che consente ai datori di lavoro di rispondere direttamente alle esigenze uniche dei propri dipendenti. Questi benefit, spesso descritti come un "carrello della spesa" personalizzato, sono una serie di beni o servizi che i datori di lavoro mettono a disposizione del loro personale.

Nella prospettiva del welfare aziendale, il datore di lavoro assume un ruolo proattivo, fungendo da complemento all'apparato statale. Questo gli consente di rispondere ai bisogni unici e variabili dei suoi dipendenti, offrendo una gamma di benefit mirati che rispecchiano le reali esigenze di chi contribuisce quotidianamente al successo dell'azienda.

A ciascun lavoratore incluso nel piano di flexible benefit welfare viene assegnato un budget. Questo budget può essere speso liberamente tra i vari beni o servizi presenti nel catalogo dei benefit aziendali, consentendo ai lavoratori di adattare l’offerta alle proprie esigenze. Questi benefit possono essere poi erogati o rimborsati dall'azienda, secondo un piano prestabilito.

L'erogazione di flexible benefit rappresenta quindi un'opportunità per i datori di lavoro di aumentare la soddisfazione e il coinvolgimento dei dipendenti, fornendo loro il potere di scegliere le opzioni che rispondono meglio alle loro necessità personali e lavorative.

differenze tra flexible benefit e fringe benefit.

Quando parliamo di benefit aziendali, è fondamentale distinguere tra due tipologie principali: i fringe benefit e i flexible benefit. Entrambe rappresentano forme di retribuzione aggiuntiva al compenso base, ma si differenziano per la loro natura giuridica, fiscale e di erogazione.

I fringe benefit, ad esempio, sono servizi o beni in natura che si aggiungono alla retribuzione ordinaria. Essi possono essere offerti a tutti i dipendenti o solo ad una parte ristretta, a discrezione dell’azienda, e vengono solitamente inclusi nel contratto individuale di lavoro. Tra i più comuni troviamo

• telefoni cellulari
• buoni pasto
• l’uso di automobili aziendali
• voucher e buoni acquisto

Tuttavia, essendo considerati parte del salario, i fringe benefit sono soggetti a tassazione; esiste comunque una soglia di esenzione fino a 258,23 euro, innalzata a 3000 euro nel 2023 per i lavoratori con figli fiscalmente a carico.

Al contrario, come già accennato, i flexible benefit, sono considerati come una retribuzione complementare. Per loro natura, devono essere offerti alla totalità dei dipendenti o a categorie omogenee. Sono spesso disciplinati da contratti collettivi di lavoro o risultato di contrattazioni sindacali, e il lavoratore ha la facoltà di scegliere tra diversi servizi o beni che meglio rispondono alle sue esigenze personali. 

Un aspetto chiave dei flexible benefit è il loro trattamento fiscale agevolato. Questi servizi, dal 2016, non concorrono a formare reddito da lavoro dipendente e sono quindi esenti dal pagamento di imposte e contributi.

Nel contesto del welfare aziendale, comprendere la differenza tra fringe e flexible benefit è essenziale. Entrambi contribuiscono a creare un ambiente di lavoro più stimolante e motivante, ma i flexible benefit offrono una maggiore personalizzazione e vantaggi fiscali, rendendoli un elemento sempre più centrale nelle politiche di welfare delle aziende moderne.

esempi di flexible benefits.

Quando parliamo di flexible benefit, ci riferiamo a un ventaglio di servizi e beni che le aziende mettono a disposizione dei propri dipendenti per arricchire la loro esperienza lavorativa e, al contempo, soddisfare le specifiche esigenze personali e familiari. Di seguito, approfondiamo alcuni tra i flexible benefit più popolari tra i lavoratori:

1. mezzi di trasporto collettivo o sostegno alle spese per il trasporto pubblico
   l’azienda può mettere a disposizione bus o navette aziendali per agevolare i dipendenti nel raggiungere il posto di lavoro, contribuendo a ridurre lo stress e il tempo speso nei tragitti quotidiani. In alternativa, possono essere previste agevolazioni per il supporto alle spese legate ai mezzi pubblici.
2. corsi di lingua e formazione
   l'investimento nella crescita professionale dei dipendenti attraverso formazione specifica e corsi di lingue può aumentare la loro competenza e soddisfazione sul lavoro.
3. benefit di utilità sociale
   questi possono includere programmi di volontariato, donazioni aziendali a enti di beneficenza scelti dai dipendenti e iniziative di sostenibilità ambientale.
4. polizze sanitarie, piani sanitari flessibili e assistenza sanitaria integrativa
   la salute dei dipendenti è una priorità e l'accesso a cure sanitarie di qualità può incrementare il benessere generale e la produttività sul lavoro.
5. contributi per la previdenza complementare
   le aziende possono supportare i dipendenti nel costruire un futuro economicamente sicuro contribuendo alla loro previdenza complementare.
6. interessi agevolati su mutui e prestiti
   questo tipo di flexible benefit può aiutare i dipendenti a gestire meglio gli impegni economici a lungo termine.
7. supporto per la famiglia
   la presenza di asili nido aziendali, contributi per campi scuola o borse di studio e rimborso spese scolastiche, possono aiutare i dipendenti con famiglie a bilanciare meglio le esigenze lavorative e familiari.
8. flessibilità nell’orario di lavoro 
   offrire opzioni di lavoro flessibile tra i flexible benefit può aumentare la soddisfazione e la motivazione dei dipendenti, migliorando l'equilibrio tra vita privata e lavorativa.
9. abbonamenti a cinema e teatri
   incoraggiare l'intrattenimento e la cultura può contribuire al benessere dei dipendenti fuori dall'ambiente di lavoro.

Questo elenco non è in realtà esaustivo. La lista dei flexible benefit può infatti essere molto più ampia e diversificata, poiché l’obiettivo principale è quello di rispondere alle esigenze specifiche dei dipendenti, quindi la configurazione del cosiddetto “carrello della spesa” può cambiare notevolmente di realtà in realtà.

come introdurre un piano di flexible benefit.

Sarà possibile erogare flexible benefit, senza che gli stessi concorrano a formare reddito da lavoro dipendente, a fronte:

• di un atto unilaterale del datore di lavoro
• CCNL
• accordo interconfederale
• contrattazione territoriale
• contrattazione aziendale, sulla base di un accordo con le rappresentanze sindacali.

L’accordo sindacale potrebbe avere due contenuti differenti:

• occuparsi solo di welfare aziendale (ad esempio quando i flexible benefit non sono disciplinati dal Contratto Collettivo Nazionale di riferimento);
• riconoscere ai dipendenti la facoltà di scegliere se ricevere beni e servizi al posto dei premi economici per gli incrementi di produttività.

Il Premio di risultato detassabile può essere, pertanto, convertito, in tutto o in parte, in servizi welfare defiscalizzati (opportunità questa estesa anche al settore pubblico, in aggiunta a quello privato).

i vantaggi dei flexible benefit.

L'introduzione dei flexible benefit all'interno del pacchetto retributivo può apportare una serie di benefici tangibili sia per l’azienda che per i dipendenti. Ecco un'analisi dettagliata:

Per i dipendenti, i vantaggi si manifestano su due fronti principali:

• potere d'acquisto: i flexible benefit, grazie alle agevolazioni di natura fiscale, accrescono il potere d'acquisto dei dipendenti. Poiché questi beni e servizi sono tendenzialmente esenti da tassazione (con l'eccezione dei fringe benefit, della previdenza complementare e delle casse sanitarie che hanno rispettivamente soglie di esenzione di 258,23 euro, 5.164 euro e 3.615 euro), si traducono in un incremento netto del reddito disponibile.
• qualità della vita: a livello personale, i flexible benefit offrono vantaggi tangibili come più tempo a disposizione e benefici estesi anche alla famiglia del dipendente, contribuendo a un miglior equilibrio tra vita lavorativa e privata.

Per le aziende, i vantaggi sono multi-direzionali:

• riduzione dei costi: i flexible benefit possono comportare risparmi significativi per le aziende, dal momento che i costi sostenuti sono deducibili dalle tasse.
• motivazione e produttività: offrendo benefit mirati alle esigenze dei dipendenti, le aziende possono aumentare il livello di motivazione e, di conseguenza, la produttività sul lavoro.
• rapporti sindacali: i flexible benefit possono facilitare le trattative sindacali, mostrando un impegno dell'azienda verso il benessere dei dipendenti.

Infine, sia le aziende che i dipendenti traggono vantaggio da un miglioramento del clima aziendale. Se i dipendenti si sentono apprezzati e soddisfatti, saranno più propensi a lavorare in modo produttivo e mantenere rapporti lavorativi sereni e proficui. In conclusione, i flexible benefit rappresentano un investimento strategico che può portare a una situazione vantaggiosa per tutti.