flexible benefit: cosa sono e come funzionano.

Negli ultimi anni, sempre più aziende hanno iniziato ad affiancare alla retribuzione ordinaria misure di welfare pensate per migliorare il benessere e la motivazione dei dipendenti. Tra questi, i flexible benefit si distinguono perché permettono di scegliere i beni e/o i servizi che rispondono meglio alle proprie necessità personali e lavorative, con vantaggi fiscali sia per l’impresa che per il lavoratore.

indice dei contenuti:

• cosa sono i flexible benefit?
• come funzionano i flexible benefit: le norme.
• come erogare i flexible benefit?
• differenze tra flexible benefit e fringe benefit.
• esempi di flexible benefit.
• i vantaggi dei flexible benefit per le aziende.
• come introdurre un piano di flexible benefit.
• i vantaggi dei flexible benefit per i talenti.

cosa sono i flexible benefit?

I flexible benefit sono una serie di beni e servizi che l’azienda mette a disposizione dei propri dipendenti all’interno di un piano di welfare (scopri come attivare un piano di welfare aziendale), con l’obiettivo di aumentare il loro potere d’acquisto e migliorare il loro benessere personale e familiare.

Si tratta di veri e propri “benefici” di cui i dipendenti possono godere e che vanno ad affiancare lo stipendio ordinario, integrando il pacchetto retributivo complessivo.

La caratteristica distintiva dei flexible benefit è la possibilità per il dipendente di personalizzare il pacchetto di welfare in base alle esigenze individuali. Anziché ricevere un insieme standardizzato di benefit, può scegliere tra diverse soluzioni per creare la combinazione che meglio si adatta alle proprie necessità personali e familiari.

In passato, le misure di welfare aziendale erano prerogativa quasi esclusiva delle grandi imprese. 

Tuttavia, secondo il Rapporto Welfare Index PMI 2024, oggi la cultura del welfare aziendale si sta diffondendo anche tra le PMI: il 18% delle piccole e medie imprese considera il welfare una leva strategica di gestione dell’impresa. I motivi sono molteplici. La sua diffusione sul territorio, la vicinanza alle famiglie e la presenza di strumenti digitali, come le piattaforme welfare, ne semplificano la gestione da parte delle aziende e facilitano l’accesso alle misure di benessere da parte dei dipendenti.

Con riferimento specifico ai flexible benefit, lo stesso rapporto mostra come la loro conoscenza sia in crescita, ma l’utilizzo ancora limitato: quasi la metà delle imprese (46,6%) dichiara di conoscerne la normativa, ma solo il 14,2% in maniera approfondita. Di conseguenza, poche aziende li usano: appena il 20,7% delle imprese che conoscono i flexible benefit li utilizza effettivamente, pari a circa il 9,6% del totale.

Secondo la ricerca, i flexible benefit sono ormai una prassi consolidata nelle grandi imprese con oltre 1.000 dipendenti. Sono entrati nell’uso comune anche di buona parte delle aziende di dimensioni medio-grandi, mentre risultano meno diffusi - pur superando comunque il 20% - tra le aziende con 50-250 dipendenti. Nelle imprese più piccole, che contano meno di 50 dipendenti, l’utilizzo dei flexible benefit resta invece marginale.

come funzionano i flexible benefit: le norme.

I flexible benefit sono regolati dal Testo Unico delle Imposte sui Redditi (TUIR) che, all’articolo 51, individua le categorie di beni e servizi che rientrano in questa categoria di benefit e indica le soglie di esenzione fiscale.

A completare il quadro ci sono due chiarimenti dell'Agenzia delle Entrate: la Circolare n. 28/E del 15 giugno 2016, che definisce in modo puntuale cosa si intende per “flexible benefit”, e la Circolare n. 5/E del 29 marzo 2018, che fornisce ulteriori precisazioni sulle modalità di erogazione di questi benefit e sulla relativa tassazione.

Queste norme stabiliscono che, quando il datore di lavoro sceglie di erogare i flexible benefit, deve metterli a disposizione di tutti i dipendenti o di categorie omogenee di lavoratori, senza distinzioni legate al ruolo, all’inquadramento o al livello retributivo.

Dal punto di vista fiscale, i flexible benefit non vengono considerati parte della retribuzione in senso stretto. Proprio per questo, non sono soggetti a carichi impositivi e contributivi, contribuendo così a ridurre il cosiddetto cuneo fiscale, ovvero quell’insieme di imposte e contributi che grava sia sull’impresa che sul lavoratore.

chi ha diritto ai flexible benefit?

Alcune imprese decidono di rendere disponibili i flexible benefit a tutti i dipendenti, senza distinzioni legate al tipo di contratto o all’orario di lavoro; altre, invece, li riservano a categorie omogenee di lavoratori.

In linea generale, possono essere erogati a favore di lavoratori assunti sia a tempo pieno che part-time, con contratto a tempo indeterminato o a termine. È meno comune, invece, che vengano messi a disposizione di collaboratori esterni, lavoratori stagionali o freelance.

quando vengono erogati i flexible benefit?

Il momento in cui i flexible benefit vengono messi a disposizione dei lavoratori dipende dalle scelte dell’azienda e dalle modalità con cui è organizzato il piano di welfare. Non esiste, infatti, una regola specifica: ogni impresa può stabilire tempi e procedure di erogazione in base alle proprie politiche interne.

Nella pratica, però, l’erogazione avviene spesso in concomitanza con momenti specifici:

• insieme alla retribuzione mensile, attraverso l’inserimento dei flexible benefit direttamente in busta paga;
• con accrediti periodici programmati, ad esempio su base trimestrale o semestrale;
• sotto forma di rimborso spese, richiesto dal dipendente per coprire costi sostenuti in ambiti previsti dal piano di welfare.

come erogare i flexible benefit?

Quando un’azienda decide di erogare i flexible benefit, a ciascun lavoratore avente diritto viene assegnato un budget, che potrà essere utilizzato per scegliere, in autonomia, i beni e i servizi più utili alle proprie esigenze personali e familiari.

Questo credito può essere speso liberamente tra le opzioni messe a disposizione dall’azienda. Proprio per questa ampia libertà di scelta, che permette ai lavoratori di comporre la combinazione di benefit più adatta alle proprie necessità, i flexible benefit vengono spesso descritti come un “carrello della spesa”.

I flexible benefit possono essere erogati direttamente dall’azienda oppure da provider esterni accreditati. I principali strumenti utilizzati sono:

• piattaforme online dedicate, attraverso cui i dipendenti possono accedere al proprio credito e scegliere tra i benefit disponibili (la soluzione più diffusa e semplice da gestire);
• voucher spendibili per beni e servizi specifici;
• rimborsi spese, quando il lavoratore anticipa il costo di un servizio previsto dal piano e l’azienda lo rimborsa successivamente.

Secondo il Rapporto Welfare Index PMI 2024, la maggior parte delle imprese (71,2%) eroga i flexible benefit tramite piattaforme digitali, mentre il 18% preferisce utilizzare i voucher. Solo una quota ridotta, pari al 10,8%, continua a gestire i flexible benefit in modo tradizionale, ricorrendo ai rimborsi spese.

differenze tra flexible benefit e fringe benefit.

Quando si parla di benefit aziendali, è importante distinguere tra fringe benefit e flexible benefit. Entrambi sono forme di retribuzione aggiuntiva al compenso base, ma si differenziano per la loro natura giuridica e fiscale e per le modalità di erogazione.

I fringe benefit sono beni o servizi in natura concessi dall’azienda ai dipendenti come integrazione della retribuzione ordinaria. Possono essere destinati a tutti i lavoratori oppure a una platea ristretta di dipendenti, a discrezione dell’azienda, e vengono solitamente inclusi nel contratto individuale di lavoro. 

Tra i più comuni troviamo:

• telefoni cellulari;
• buoni pasto;
• automobili aziendali;
• voucher e buoni acquisto.

A differenza dei flexible benefit, i fringe benefit sono considerati parte della retribuzione e, di conseguenza, sono soggetti a tassazione. Esiste però una soglia di esenzione che, con la Legge di Bilancio 2025, per il triennio 2025-2027, è stata innalzata da 258,23 euro a 1.000 euro per tutti i dipendenti e a 2.000 euro per quelli con figli fiscalmente a carico.

Al contrario, come già accennato, i flexible benefit sono considerati una forma di retribuzione complementare e godono di un trattamento fiscale agevolato. Dal 2016, infatti, non concorrono a formare reddito da lavoro dipendente e sono quindi esenti dal pagamento di imposte e contributi.

Comprendere la differenza tra fringe benefit e flexible benefit è essenziale. Entrambi contribuiscono a creare un ambiente di lavoro più stimolante e motivante, ma i flexible benefit offrono maggiore personalizzazione e più vantaggi fiscali.

esempi di flexible benefit.

I flexible benefit sono un ventaglio di beni e servizi che le aziende mettono a disposizione dei propri dipendenti per arricchire la loro esperienza lavorativa e, al contempo, soddisfare specifiche esigenze personali e familiari. 

Di seguito, alcuni tra i flexible benefit più comuni:

• mezzi di trasporto collettivo o sostegno alle spese per il trasporto pubblico. L’azienda può mettere a disposizione bus o navette aziendali per agevolare i dipendenti nel raggiungere il posto di lavoro, contribuendo a ridurre lo stress e il tempo speso negli spostamenti. In alternativa, possono essere previste agevolazioni per il supporto alle spese legate ai mezzi pubblici;
• corsi di lingua e formazione. L'investimento nella crescita professionale dei dipendenti attraverso formazione specifica e corsi di lingue può aumentare la loro competenza e soddisfazione sul lavoro;
• benefit di utilità sociale. Questi possono includere programmi di volontariato, donazioni aziendali a enti di beneficenza scelti dai dipendenti e iniziative di sostenibilità ambientale;
• polizze sanitarie, piani sanitari flessibili e assistenza sanitaria integrativa. La salute dei dipendenti è una priorità e l'accesso a cure sanitarie di qualità può incrementare il benessere generale e la produttività sul lavoro;
• contributi per la previdenza complementare. Le aziende possono supportare i dipendenti nel costruire un futuro economicamente sicuro, contribuendo alla loro previdenza complementare;
• supporto per la famiglia. Asili nido aziendali, contributi per campi scuola o borse di studio e rimborso spese scolastiche possono aiutare i dipendenti con famiglie a bilanciare meglio le esigenze lavorative e familiari;
• flessibilità nell’orario di lavoro. Offrire opzioni di lavoro flessibile tra i flexible benefit può aumentare la soddisfazione e la motivazione dei dipendenti, migliorando l'equilibrio tra vita privata e lavorativa;
• abbonamenti a cinema e teatri. Incoraggiare l'intrattenimento e la cultura può contribuire al benessere dei dipendenti fuori dall'ambiente di lavoro.

Questo elenco non è in realtà esaustivo. La lista di flexible benefit che un’azienda può offrire ai propri dipendenti può essere molto più lunga. La configurazione del cosiddetto “carrello della spesa”, infatti, può cambiare notevolmente da impresa a impresa.

i vantaggi dei flexible benefit per le aziende.

Introdurre un piano di flexible benefit è una scelta strategica che può incidere direttamente sulla competitività e sui risultati di business. Le aziende che adottano strumenti di welfare ottengono infatti numerosi benefici in termini di produttività, retention, attraction e fidelizzazione del personale, clima interno e reputazione.

Ecco i principali vantaggi dei flexible benefit per le aziende, alla luce dei dati emersi dal Rapporto Welfare Index PMI 2024:

• talent attraction. I flexible benefit rendono l’azienda più attrattiva sul mercato del lavoro. Oltre il 36% delle imprese che hanno attivato politiche di welfare ha riscontrato un impatto positivo sulla capacità di attrarre nuove risorse;
• riduzione del turnover e dell’assenteismo. Sostituire un dipendente qualificato comporta costi elevati in termini di selezione, formazione e perdita temporanea di produttività. Il 40,6% delle imprese che investono nel welfare aziendale, flexible benefit inclusi, dichiara di aver migliorato la fidelizzazione dei dipendenti, con una diminuzione del turnover e una maggiore stabilità della forza lavoro. Queste misure contribuiscono inoltre a limitare l’assenteismo;
• migliore reputazione aziendale. Un’impresa che investe nel welfare si posiziona come datore di lavoro attento al benessere delle persone. Il 40,2% delle imprese che ha attivato politiche di questo tipo riporta un miglioramento dell’immagine aziendale;
• maggiore redditività. Le aziende con livello molto alto di welfare registrano un fatturato medio per addetto di 470 mila euro, contro i 193 mila delle imprese con welfare iniziale, e un margine operativo lordo di 29,4 mila euro per lavoratore, quasi tre volte superiore ai 10 mila delle aziende meno attive in questo ambito. Questi dati dimostrano che investire in strumenti come i flexible benefit non è un costo, ma un fattore che aumenta direttamente la capacità dell’azienda di generare valore;
• clima aziendale positivo. Il benessere organizzativo incide sul coinvolgimento dei dipendenti e sulla coesione dei team. La quota di imprese che ha rilevato un impatto positivo del welfare sul clima aziendale ha raggiunto il 42,3% nel 2024. Questo dimostra che misure come i flexible benefit non solo migliorano la soddisfazione individuale, ma favoriscono un ambiente di lavoro più sereno e collaborativo;
• maggiore produttività. Le imprese che hanno introdotto piani di welfare evoluti segnalano un netto miglioramento della produttività del lavoro. La quota di aziende che rileva effetti positivi è passata dal 28,3% nel 2022 al 36,7% nel 2024. L’aumento della produttività è legato a un mix di fattori (maggiore motivazione, riduzione dello stress, miglior equilibrio tra vita privata e professionale e un clima aziendale più favorevole);
• riduzione dei costi. I flexible benefit sono più convenienti rispetto a un aumento diretto dello stipendio. Non essendo considerati parte della retribuzione, non sono soggetti a imposte e contributi, permettendo così di ridurre il cuneo fiscale sia per l’azienda sia per il dipendente. Questo consente all’impresa di offrire un vantaggio tangibile senza aumentare in modo proporzionale il costo del lavoro. Inoltre, una minore rotazione del personale e un calo dell’assenteismo - spesso conseguenze dirette di un piano di welfare efficace - portano a ulteriori risparmi indiretti.

Le imprese che investono nel welfare aziendale risultano mediamente più solide e competitive: attraggono e trattengono più facilmente i talenti, migliorano la produttività e la redditività complessiva, rafforzano la propria reputazione sul mercato e riescono a contenere in modo significativo sia i costi diretti legati al lavoro sia quelli indiretti derivanti da turnover e assenteismo.

come introdurre un piano di flexible benefit.

Il datore di lavoro può introdurre un piano di flexible benefit in azienda, senza che gli stessi concorrano a formare reddito da lavoro dipendente, attraverso diverse modalità:

• atto unilaterale del datore di lavoro;
• contratto collettivo nazionale di lavoro (CCNL);
• accordo interconfederale;
• contrattazione territoriale;
• contrattazione aziendale, sulla base di un accordo con le rappresentanze sindacali.

Gli accordi sindacali, in particolare, possono avere due finalità principali:

• disciplinare esclusivamente il welfare aziendale, quando il CCNL di riferimento non tratta in modo specifico i flexible benefit;
• offrire ai dipendenti la possibilità di convertire i premi di risultato (PDR) in welfare aziendale, usufruendo della detassazione prevista dalla normativa.

La possibilità di convertire, in tutto o in parte, i premi di risultato in welfare aziendale è stata estesa anche al settore pubblico, consentendo a un numero sempre maggiore di lavoratori di beneficiare di forme di retribuzione integrativa più vantaggiose dal punto di vista fiscale.

i vantaggi dei flexible benefit per i talenti.

Oltre ai numerosi vantaggi per le aziende, i flexible benefit generano benefici concreti anche per i lavoratori:

• maggiore potere d’acquisto. I flexible benefit sono esenti da tassazione, quindi hanno un valore reale più alto rispetto a un equivalente aumento in busta paga. Si traducono in un incremento netto del reddito;
• migliore qualità della vita. La possibilità di scegliere come utilizzare il budget messo a disposizione dall’azienda rende i flexible benefit realmente vantaggiosi per il singolo, che può ridurre il peso economico di molte necessità personali e familiari;
• maggiore motivazione e produttività. Quando un’azienda offre soluzioni che semplificano la vita e rispondono ai bisogni personali, i lavoratori si sentono più considerati e valorizzati. Questa attenzione ha un impatto diretto sul livello di coinvolgimento. Un dipendente motivato, che percepisce un reale interesse da parte dell’impresa, tende a essere più proattivo e produttivo.

I flexible benefit sono una forma di retribuzione complementare che genera valore sia per l’azienda sia per il lavoratore. Se integrati in un piano di welfare ben strutturato, permettono di creare un circolo virtuoso in cui il benessere delle persone sostiene la solidità e la competitività dell’organizzazione.