il rimborso spese per trasferta di lavoro: tutto quello che c'è da sapere.

13/03/2019 12:38:27

Il rimborso spese per trasferta di lavoro, come dice il termine stesso, si riferisce al rimborso a cui ogni dipendente ha diritto nel caso in cui svolga l’attività lavorativa al di fuori della sede ordinaria dell’ufficio. E ha lo scopo di risarcire la risorsa delle spese anticipate in queste occasioni. Entriamo nel dettaglio per capire cos’è e come funziona il rimborso spese per le trasferte di lavoro.

Rimborso spese per trasferta: tipologie e tassazione

Esistono principalmente due differenti occasioni di trasferta: all’interno del territorio comunale dove ha sede il lavoro, e fuori da questo. Nel primo caso - ad esempio - il dipendente dovrà anticipare le spese per prendere mezzi pubblici, per il carburante della macchina e per il pranzo, per sé stesso e anche per l’eventuale cliente. L'art. 51 del Tuir si esprime così in merito a questa tipologia di rimborso: "le indennità o i rimborsi spesa per le trasferte nell'ambito del territorio comunale concorrono a formare reddito" comportando dunque l'applicazione della tassazione ordinaria, “eccezion fatta per le spese di trasporto" purché debitamente comprovate da apposita documentazione. In questo modo, le spese di trasporto risulteranno un rimborso netto, non concorrendo alla formazione del reddito da lavoro dipendente.

Le trasferte compiute invece fuori dal territorio comunale si dividono in tre sottocategorie che vedremo nel dettaglio per capire qual è la procedura da seguire per richiedere l’indennità.

Il rimborso a piè di lista non viene tassato poiché le spese sono state effettuate fuori dal territorio comunale ma vanno accuratamente documentate e riassunte in una nota spese. La nota spese è un documento che l’azienda consegnerà in bianco e che il dipendente dovrà compilare e firmare. All’interno vanno inserite tutte queste informazioni:

  • i dati anagrafici del lavoratore in trasferta;
  • il giorno, il mese, l’anno e la località in cui sono state sostenute le spese;
  • l’entità della spesa e la natura specifica;
  • eventuali annotazioni utili al rimborso.

Rimborso spese per trasferta di lavoro

Il rimborso spese chilometrico

Per quanto riguarda il rimborso chilometrico, se il dipendente utilizza la propria auto personale e non quella aziendale, si deve fare riferimento alle ufficiali tabelle Aci. Tramite questa tipologia è possibile richiedere il rimborso per spese sostenute per vitto e alloggio - per un importo giornaliero non superiore a 180,76 euro se si viaggia in Italia e non oltre 258,23 euro per trasferte all’estero – viaggio e trasporto ed eventuali altre spese sostenute come consumazioni al bar, ticket della metropolitana o costo del taxi. Le spese rimborsate non costituiranno in ogni caso reddito per il dipendente e dovranno essere documentate con molta attenzione. 

Se tutte le spese elencate sono state autorizzate, risultano inerenti all’attività dell’azienda e sono state documentate con fatture, ricevute e scontrini, allora si procederà con il rimborso del lavoratore.

Il rimborso spese forfettario

Il rimborso spese forfettario non prevede invece che il dipendente porti al datore di lavoro la nota spese ma al suo ritorno riceverà una somma forfettaria, indipendentemente dalle spese effettivamente sostenute. Vanno comunque documentate le spese per il viaggio e il trasporto poiché il rimborso forfettario s’intende al netto di queste ultime. Questo tipo di rimborso non costituisce reddito entro un minimo giornaliero di 46,48 euro per le trasferte in Italia e 77, 47 euro per quelle all’estero. La cifra eccedente questi importi è imponibile ai fini Irpef mentre per l’azienda sarà tutto deducibile senza alcun limite. 

Il rimborso spese misto

Il rimborso spese misto è una soluzione intermedia tra il sistema di rimborso a piè di lista e quello forfettario. Occorre specificare, però, che in caso di rimborso delle spese di alloggio, ovvero quelle di vitto, il limite dell'indennità giornaliera di trasferta esente da tassazione si riduce di un terzo rispetto al rimborso forfettario (dunque è esente fino a euro 30,99 al giorno per trasferte in Italia e euro 51,65 per trasferte all'estero). Qualora, invece, il datore di lavoro procede al rimborso sia delle spese di vitto sia delle spese di alloggio, il limite dell'indennità giornaliera di trasferta esente da tassazione si riduce di due terzi (dunque è esente fino ad euro 15,49 al giorno per trasferte in Italia ed euro 25,82 per trasferte all'estero).

Rimborso spese per trasferta: modalità di pagamento

L’Ispettorato del Lavoro ha di recente emanato una nota per chiarire che il rimborso spese può essere corrisposto anche in contanti, poiché appunto non rientra nella retribuzione vera e propria. Sarà fondamentale non superare il tetto di 2.999,99 euro, il limite consentito per i pagamenti cash, pena sanzioni amministrative che vanno dai 1.000 fino a 5mila euro. 

Nella nota in questione (16 luglio 2018, n. 6201), l’agenzia ha precisato che la modalità di pagamento in contanti è consentita esclusivamente per la corresponsione di somme erogate a titolo di anticipo di cassa per le spese che i lavoratori devono sostenere nell’interesse dell’azienda e nell’esecuzione della prestazione.