La risorsa si occuperà delle seguenti attività:
Accoglienza Visitatori:
_ Accogliere visitatori (clienti, fornitori, collaboratori esterni e colleghi di altre sedi) in maniera
gentile ed educata, sia di persona che al telefono.
_ Rispondere alle richieste dei visitatori o inoltrarli al corretto interlocutore interno.
_ Gestione della Corrispondenza:
_ Gestire la corrispondenza e le spedizioni in entrata e in uscita, seguendo le linee guida
interne.
_ Monitorare le caselle di posta del reparto (reception, info, personale, general services e
Travel).
Gestione del Business Travel:
_ Interfacciarsi con l’agenzia di viaggi per la gestione delle richieste di viaggio last minute e
fornire supporto proattivo.
Mantenimento delle Aree:
_ Mantenere l’area della reception e i magazzini ordinati e accoglienti, con possibilità di
movimentazione colli.
_ Mantenere le aree adibite a break ordinate e sale riunioni e sempre fornite, coordinandosi
con il manager per gli acquisti settimanali o meno frequenti.
Controllo delle Attività di Pulizia:
_ Coordinare e controllare le attività svolte dal personale di pulizie, condividere con il team
informazioni utili allo svolgimento delle attività, fornire istruzioni e riportare eventuali difficoltà
all’Office Manager.
Supporto alla Funzione Servizi Generali:
_ Supportare nell’organizzazione di eventi e meeting interni (gestione sale riunioni,
allestimento/disallestimento catering; allestimento sale, sedie/tavoli/flipcharts…).
_ Gestire le multe relative alle auto aziendali, seguendo le linee guida interne.
_ Supportare nella gestione e aggiornamento della reportistica interna, delle perizie
(contraffazione marchio) e delle notifiche giudiziarie seguendo le linee guida interne.
_ Ricevere le fatture di competenza del reparto, verificarne e validarne i contenuti prima di
inviarle all’Office Manager, seguendo le linee guida interne.
_ Supportare l’Office Manager in alcune attività correlate alla gestione del parco auto
aziendale.
_ Gestire gli acquisti per la sede e uffici (caffè, acqua, cancelleria, consumabili in area break)
con controllo inventario e verifica riordini.
_ Gestire la manutenzione e pulizia di tutte le unità locali: coordinare e pianificare interventi
ordinari e straordinari con il/i fornitore/i controllare i ticket aperti, verificare le scadenze e
condividere informazioni con le unità locali.
_ Verificare periodicamente i diritti di accesso delle tessere “PUMA Card” (aprile e ottobre)
Supporto ai Reparti Aziendali:
_ Fornire supporto ai reparti aziendali per eventuali richieste legate ai servizi generali:
richieste di stampa, plastificazione/rilegatura di materiali, segnalazioni varie, commissioni
presso la posta o la banca (possibilità di svolgere commissioni all’esterno), etc..
Gestione degli Ordini Pranzo:
_ Gestire quotidianamente gli ordini pranzo per colleghi e visitatori e i buoni pasto aziendali
seguendo le linee guida interne per pagamenti a titolo di rappresentanza.
