Inserito nel dipartimento General Services (Servizi Generali), a diretto riporto del  Support Services Coordinator, ti occuperai di supportare la gestione dei fornitori, compilare  analisi e reportistica, supervisionare mobilità e telefonia aziendale, gestire guest house e strutture ricettive di Milano, verificare costi e fatture, garantendo ordine, accuratezza e compliance amministrativa in tutte le attività assegnate. 

Le tue principali responsabilità saranno:

• gestire il ciclo completo degli ordini di acquisto all’interno del gestionale dell’organizzazione;
• aggiornare e monitorare scadenziari, documentazione amministrativa, pratiche locative, utenze e tributi relativi a tutte le strutture;
• supervisionare l’esecuzione dei cronoprogrammi dei servizi (pulizie, rifornimenti, servizi di cortesia), verificando il rispetto delle tempistiche e segnalando eventuali criticità al/alla coordinatore/trice;
• analizzare preventivi di forniture e piccoli interventi, supportando il processo di selezione dei fornitori;
• gestire le attività operative e amministrative relative alla telefonia mobile e fissa (attivazioni, cessazioni, database), nonché alla mobilità aziendale (parco auto, noleggio, Telepass);
• monitorare i fornitori dell’area Property & Services, garantendo continuità operativa, qualità del servizio e aggiornamento della documentazione contrattuale;
• gestire l’ospitalità della Guest House e delle strutture ricettive di Milano, incluse prenotazioni, dotazioni, accoglienza e coordinamento dei servizi necessari;
• supportare la gestione delle polizze assicurative Italia (auto, immobili, volontari, trasporti), inclusa la raccolta documentale e la comunicazione con le strutture interne;
• aggiornare file di monitoraggio e supportare verifiche preliminari su fatture e costi ricorrenti dell’area Property & Services;
• elaborare semplici analisi operative, reportistica e proposte di miglioramento da condividere con il/la responsabile del team;
• gestire la rendicontazione e il cash flow della carta in dotazione all'ufficio.   

Sei in possesso dei seguenti requisiti?

• abilità nell’utilizzo dei principali strumenti informatici, in particolare Excel;
• competenze amministrative quali gestione scadenziari, archiviazione e aggiornamento documentazione, etc.;
• ottima conoscenza della lingua italiana e inglese;
• conoscenza operativa dei servizi di sede (pulizie, rifornimenti, servizi di cortesia); 
• forte interesse e passione circa tematiche attinenti la cooperazione umanitaria e il terzo settore.
• Completano il profilo ottime capacità organizzative quali precisione e problem solving, nonché buone capacità relazionali e orientamento al servizio.  

Se pensi di essere la persona che stiamo cercando, candidati! Sarai ricontattato per un colloquio di approfondimento!

La ricerca è rivolta ai candidati ambosessi (L.903/77). Ti preghiamo di leggere l'informativa sulla privacy Randstad (https://www.randstad.it/privacy/) ai sensi dell'art. 13 del Regolamento (UE) 2016/679 sulla protezione dei dati (GDPR).