La Direzione Risorse Umane di un’azienda non ha l’unica funzione di curare la selezione del personale, dunque vagliare l’idoneità dei candidati a ricoprire nuove posizioni. La Direzione Risorse Umane ricopre un ruolo attivo nella gestione aziendale, in particolare nella definizione delle sue strategie di crescita e sviluppo, e uno degli strumenti attuativi di una simile, cruciale responsabilità è la valutazione del personale esistente.
Lo scopo ultimo di un sistema di valutazione professionale è l’incremento di efficacia ed efficienza organizzative. La valutazione di competenze e performance del personale, dunque, è un compito che non può essere improvvisato: presuppone l’adozione di un sistema strutturato di procedure, l’applicazione di un meccanismo “oliato” fatto di step successivi, ciascuno con specifiche finalità.
La ridefinizione periodica della strategia aziendale e degli obiettivi di medio e lungo termine necessita di un conseguente riorientamento dell’organizzazione verso attività, procedure e comportamenti nuovi, funzionali al raggiungimento di quegli obiettivi. La sistematizzazione del processo valutativo è cruciale in questo senso, perché permette di eliminare ogni pericolosa ambiguità insita in una valutazione genericamente informale.
La definizione puntuale di incontri periodici favorisce trasparenza e chiarezza nei rapporti verticali, il che accresce il senso di responsabilità e l’impegno nel migliorare le prestazioni e, in ultima analisi, favorisce il processo di cambiamento.
Analizziamo nel dettaglio, passo dopo passo, gli step successivi di cui dovrebbe idealmente comporsi un ottimale processo di valutazione del personale.
Definizione di ruoli e posizioni (Job Description)
Prima di procedere ad una qualunque valutazione, è opportuno definire criteri e parametri di riferimento. Per questo il primo step del processo consiste nella mappatura dei processi lavorativi in termini di ruoli e posizioni che concorrono al loro svolgimento. Una simile definizione è funzionale all’individuazione delle competenze attinenti e degli obiettivi pertinenti a ciascun ruolo.
Definizione di competenze e indicatori di performance
Una volta definiti i ruoli aziendali, si passa a stabilire le competenze necessarie per svolgere ciascuno di essi, al pari dei comportamenti richiesti per ricoprirli in maniera adeguata in vista di specifici obiettivi da raggiungere. In questa fase, per ciascuna competenza si fissano anche gli indicatori di performance legati al ruolo. A questo scopo vengono coinvolti responsabili di area e i collaboratori dei vari team.
Valutazione del personale
Chiarito il quadro dei ruoli e dei loro obiettivi e competenze da un lato, e degli indicatori di performance dall’altro, l’azienda dispone di tutti gli strumenti necessari per dare inizio alla fase valutativa vera e propria. Questa viene solitamente delegata ai vari Head of e Team Leader “sul campo”, preventivamente formati su obiettivi e modalità di svolgimento dalle Risorse Umane, e avviene con il supporto di questionari di Job Analysis, le cui risposte saranno poi discusse in meeting face to face; i giudizi possono essere attribuiti in forma numerica o “concettuale”. Nello specifico, i seguenti aspetti possono essere indicativamente oggetto della valutazione di ogni singolo dipendente:
- Competenze professionali e qualità personali rilevanti per l’esecuzione dei compiti assegnati;
- Risultati conseguiti a fronte di progetti e obiettivi;
- Qualità del lavoro;
- Impegno, coinvolgimento e comportamento generale sul lavoro;
- Crescita professionale.
Per una valutazione a 360° è possibile prevedere anche singole autovalutazioni da parte dei dipendenti, da confrontare nei colloqui one to one con quelle attribuite loro dai rispettivi responsabili.
Analisi dei risultati e definizione degli interventi
Al termine del processo di valutazione, Risorse Umane e responsabili si dedicano ad un’analisi delle informazioni raccolte, al fine di stabilire gli interventi più appropriati da mettere in campo. Può trattarsi di corsi di formazione e training specifici oppure di incentivi economici commisurati all’incremento di performance cui si punta e alle competenze già raggiunte. La revisione delle politiche di retribuzione e l’introduzione di un sistema premiante possono dunque completare il processo.