le regole d’oro per dare feedback efficaci ai dipendenti.

15/12/2020 17:00:00

Dare feedback ai dipendenti non è facile. Le incomprensioni sono sempre dietro l’angolo e capita spesso che i feedback non siano costruttivi e non creino un valore aggiunto alla persona e al team stesso. Sta diventando però sempre più necessario e imprescindibile fornire riscontri, affinché l’azienda possa raggiungere i propri obiettivi di business e i dipendenti siano orientati verso la giusta direzione per raggiungerli (e dare una spinta alla propria crescita professionale). 

Come emerge anche dalle teorie psicologiche del goal-setting, i feedback e i premi per il raggiungimento di determinati obiettivi sono un fattore chiave per alimentare il livello di engagement che, a sua volta, ha un impatto diretto sulla produttività dei dipendenti. Ecco, allora, alcuni consigli per formulare valutazioni efficaci e positive, evitare gli scontri e crescere tutti insieme.

come dare feedback sul lavoro: la preparazione.

Secondo i risultati della Hr Trends and Salary Survey 2020 di Randstad, la cultura del feedback continua ad essere ancora poco diffusa nelle realtà aziendali coinvolte. 

Solo il 31% del campione, infatti, dichiara di farne uso. Legato a questo tema c’è quello dell’errore e della sua valutazione sul posto di lavoro. Per più di un terzo dei lavoratori (34%), uno sbaglio sul posto di lavoro viene interpretato come un danno arrecato all’azienda e un motivo di richiamo.

come dare feedback a lavoro

Il rischio di non favorire la cultura del feedback, specie negativo, è quello di trasformare l’errore in un tabu piuttosto che un’occasione di crescita.

Il feedback, positivo o negativo, dovrebbe servire proprio a questo: ad affrontare le criticità del lavoro o della collaborazione per migliorare sempre di più. 

Se da una parte la cultura stessa dei feedback non è affatto scontata, dall’altra non lo sono nemmeno le modalità più corrette di esprimere valutazioni e critiche. Si tratta di un momento chiave che va preparato con cura e attenzione. Vediamo come.

1. preparare la conversazione.

Esprimere una valutazione sulle risorse può essere un momento che crea ansia e agitazione. Per tenere a bada l’emozione, è necessario prepararsi alla conversazione: stilare una scaletta mentale delle cose da dire, del tono da mantenere, delle conclusioni a cui arrivare. In questa fase, è importante essere sempre onesti e rispettosi, con l’interlocutore e, prima ancora, con se stessi.

2. fissare incontri one-to-one regolari.

Una strategia molto utile per alimentare la cultura dei feedback può essere quella di fissare incontri periodici one-to-one. Si tratta di uno dei modi migliori per instaurare un rapporto costruttivo, all’interno del quale condividere impressioni, risultati, previsioni e obiettivi. Fornire - ma anche ricevere da un dipendente - feedback in questo contesto di fiducia sarà più facile ed efficace. Non si resterà vittime di imbarazzi e pregiudizi e le valutazioni verranno percepite con la giusta attenzione e stima, evitando anche possibili conflitti o tensioni.

feedback lavorativi: alcuni consigli.

Una volta creato il contesto più idoneo ad un confronto trasparente e costruttivo su punti di forza e criticità di un rapporto di lavoro, è necessario pensare al modo in cui fornire le proprie valutazioni. Ecco, quindi, alcuni esempi sul modo più efficace per dare feedback sul lavoro.

1. contestualizzare sempre il discorso e dai soluzioni.

Questo vale soprattutto per i feedback negativi e le critiche: è necessario contestualizzare sempre il discorso, fare esempi concreti e proporre soluzioni, o anche solo semplici spunti. È importante ricordare sempre di assumere un atteggiamento interlocutorio e aperto alla risposta dell’altro. In questo modo, il dipendente non si troverà in difficoltà nel capire quale sia la strada più giusta da seguire, e la valutazione produrrà un generale miglioramento della situazione. Per formulare nella maniera più corretta una valutazione, di conseguenza, è utile prepararsi un discorso rispondendo ad alcune domande ben precise:

  • qual è l’episodio che si sta valutando
  • dove e quando è successo ciò su cui ci si sta confrontando
  • chi è stato coinvolto
  • quali sono state le conseguenze di determinati comportamenti

2. cerca di essere immediato, specifico e rispettoso.

Tre sono le caratteristiche di un buon feedback: immediatezza, specificità e rispetto. È sempre fondamentale dare una valutazione tempestiva, non aspettare settimane dall’accaduto, arrivare subito al punto senza troppi giri di parole e mettersi nei panni della persona, per creare un rapporto empatico. 

A tal proposito, ad esempio, in molte aziende, secondo quanto scrive Business Insider, viene utilizzato il metodo Rosenberg, concepito nel 1960 dall’omonimo psicologo statunitense. Si tratta di una strategia comunicativa basata sull’empatia verso il proprio interlocutore. 

Consiste nell’esternare emozioni senza ferirlo, ricorrendo a frasi assertive come “Mi farebbe piacere che tu facessi.” o “Sarei lieto che tu ti occupassi di..”. L’obiettivo è far percepire al destinatario il sentimento di empatia in modo da spingerlo ad assumere un atteggiamento proattivo e propositivo.

3. lodare in pubblico, riprendere in privato.

L’ultimo suggerimento riguarda la modalità più corretta per fornire feedback. Se si devono fare dei complimenti per la buona riuscita di un progetto, per come si è gestita una situazione, dei risultati che il team ha raggiunto, non è sbagliato farlo pubblicamente, cercando di mantenersi sempre obiettivi per non offendere le risorse escluse. Al contrario, se c’è una critica da fare, parlare solo con il diretto interessato è il modo migliore per recapitare il messaggio in maniera efficace.

4. mantenere ben separato il giudizio dalla valutazione.

Giudicare e valutare sono due atteggiamenti completamente diversi. Il primo implica un riferimento diretto alla persona e rischia di minarne l’autostima e generare tensioni evitabili. Il secondo è un’analisi oggettiva, basata su dati ed evidenze legate a specifici comportamenti o episodi. 

Ad esempio, la frase: “Mi è stato riferito da alcuni membri del team del progetto a cui stai lavorando che tendi a imporre il tuo modo di pensare senza tenere conto delle osservazioni degli altri”. Posto in questo modo, il feedback può essere percepito come un giudizio della persona e non una valutazione del professionista. Oltre al fatto che in questa frase così come in quelle di tipologia simile, non c’è una valutazione costruttiva, ma solo un mero giudizio di valore. Mostrare un atteggiamento empatico e mettersi nei panni del proprio dipendente, indicandogli una strada possibile per migliorarsi e crescere, piuttosto che giudicarlo, è sicuramente la strategia per un rapporto di lavoro costruttivo e proficuo.

esempi di feedback positivo sul lavoro.

Sulla base di quanto detto ecco alcuni esempi di feedback positivi sul lavoro per diversi ambiti della quotidianità lavorativa. 

  • rispetto delle scadenze e rendimento sul lavoro

“Ho notato che nell’ultimo periodo non stai riuscendo a rispettare le scadenze concordate. Ci sono state problematiche con il carico di lavoro? Quali sono le criticità che hai incontrato? C’è qualcosa che possiamo fare per aiutarti?

  • feedback su comportamento e atteggiamento

“Nell'ultimo periodo abbiamo notato un atteggiamento di chiusura e diffidenza, come se fossi sulla difensiva. Nelle ultime riunioni hai reagito in modo poco garbato alle osservazioni che ti sono state mosse e questo non ha facilitato la coesione del team. Per noi sei una risorsa fondamentale ed è importante che riesca a relazionarti in maniera costruttiva con i collaboratori.”

  • promozioni e percorsi di carriera

“Siamo tutti dell’idea che tu sia cresciuto/a molto da quando sei entrato in azienda. Hai dimostrato le tue doti da leader e la capacità di gestire e motivare la squadra. Ci piacerebbe poter premiare questi progressi offrendoti una promozione. Che ne dici, te la senti di affrontare questa sfida?

  • feedback su presunti problemi personali

“Negli ultimi mesi ho notato che stai avendo un po’ di difficoltà. Hai commesso qualche errore e sembri piuttosto distratta/o. Siamo tutti preoccupati perché non è da te. Non so se ci sono problemi in ambito privato e mi rendo conto non siano affari nostri, ma siamo preoccupati che questo impatti sul tuo lavoro. C’è qualcosa che possiamo fare per te?”

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