i vantaggi della system integration in azienda ed esempi pratici.

La System Integration è un processo che consente a software, hardware e data system aziendali di dialogare tra loro in modo coordinato e di funzionare come un'unica unità coesa. Il suo scopo è creare flussi di lavoro più fluidi, favorire una condivisione ordinata, rapida e sicura dei dati e automatizzare i processi interni, rendendo l’organizzazione più agile ed efficiente.

indice dei contenuti:

• che cos'è la system integration.
• a che cosa serve la system integration.
• esempi di system integration.
• quali sono i vantaggi della system Integration nei processi aziendali?
• gli impatti della system integration sulle risorse umane.
• integrare la system integration in azienda.
• cosa fa un system integrator?

che cos'è la system integration.

Le aziende utilizzano oggi un numero crescente di strumenti digitali per gestire le attività quotidiane: ERP (Enterprise Resource Planning) per il controllo dei principali processi di business, CRM (Customer Relationship Management) per la gestione delle relazioni con i clienti acquisiti o potenziali, software di data analytics, sistemi di ticketing e applicazioni HR.

Ciascuna di queste soluzioni svolge una funzione specifica all’interno dell’infrastruttura IT aziendale, ma spesso opera in modo isolato rispetto alle altre.

La System Integration nasce per superare queste frammentazioni. Indica l’insieme delle attività necessarie a collegare tra loro software, hardware e data system aziendali, così da permettere lo scambio automatico di informazioni.

Il risultato è un ecosistema in cui i dati circolano senza interruzioni e la gestione dei processi interni migliora, diventando più efficiente. La System Integration facilita il lavoro delle persone, che possono contribuire in modo più efficace al raggiungimento degli obiettivi di business.

Secondo le analisi di Grand View Research, il mercato globale della System Integration crescerà con un tasso annuo del 13,8% fino al 2030. Un incremento di questa entità segnala che le imprese stanno destinando e continueranno a destinare risorse significative a progetti di integrazione, con l’obiettivo di modernizzare le proprie infrastrutture IT e renderle più connesse e performanti.

a che cosa serve la system integration.

La System Integration serve a far sì che tutti i software, hardware e data system aziendali  lavorino insieme invece che in modo isolato, per rendere i processi più fluidi, veloci e accurati.

In termini operativi, permette di:

• mettere in comunicazione sistemi diversi. Collega tra loro soluzioni IT che parlano linguaggi differenti, così che possano scambiarsi dati senza interventi manuali;
• centralizzare i dati. Rende possibile raccogliere dati provenienti da fonti differenti e allineare in modo automatico, così da avere dataset coerenti e aggiornati in tempo reale;
• rendere più efficienti i processi interni. Fa in modo che un’azione svolta in un sistema (ad esempio, la registrazione di un ordine) attivi automaticamente operazioni collegate in altri ambienti (aggiornamento dello stock, apertura ticket, registrazione contabile);
• supportare flussi di lavoro interfunzionali. Favorisce la continuità operativa tra reparti che utilizzano strumenti diversi, assicurando che i dati necessari per il funzionamento di un processo siano disponibili nel momento e nel punto in cui servono;
• integrare nuovi strumenti digitali. Agevola l’implementazione di nuove applicazioni all’interno dell’ecosistema IT esistente, evitando che diventino silos isolati e consentendo una rapida interoperabilità con i sistemi già in uso.
• riduzione dei tempi operativi. Riduce enormemente lo spreco di risorse aziendali in termini di tempo operativo, stress e ricerca di soluzioni da parte di tutti i membri dell’azienda.

La System Integration, quindi, serve a creare un’infrastruttura IT connessa e capace di rendere più fluidi processi aziendali che dipendono dalla collaborazione tra sistemi diversi.

esempi di system integration.

Il processo di System Integration può assumere forme diverse a seconda delle esigenze operative e del modo in cui l’azienda decide di far circolare dati e informazioni tra i propri software, hardware e data system.

Le configurazioni più diffuse sono quattro. Vediamole nel dettaglio, con relativi esempi di System Integration:

• point-to-point. Prevede un collegamento diretto tra due applicazioni, così che possano trasferirsi dati o attivare azioni in modo immediato. È la configurazione più semplice. Un esempio è un form del sito che invia automaticamente i contatti raccolti al software vendite. Utile per partire, ma non sufficiente per creare un ecosistema integrato;
• verticale. Organizza i sistemi secondo una sequenza che segue l’intero flusso di un processo, dall’inizio alla fine. Un esempio è un ordine online ricevuto sul sito web i cui dati vengono inviati al sistema di vendita, che a sua volta li invia alla produzione e poi al reparto spedizioni e logistica;
• a stella. È un modello in cui ogni applicazione è collegata direttamente solo alle altre con cui deve scambiare informazioni. Non segue un flusso lineare come l’integrazione verticale. Funziona più come una rete di collegamenti mirati. Un esempio è un ordine ricevuto sull’e-commerce i cui dati vengono inviati simultaneamente al CRM per registrare il cliente, al sistema di magazzino per aggiornare le giacenze e alla logistica per preparare la spedizione. Ogni applicazione riceve solo le informazioni che le servono;
• orizzontale. Utilizza una piattaforma principale che funge da hub e comunica con tutti gli altri sistemi. È un’architettura ordinata, scalabile e semplice da controllare. Un ERP o un CRM può diventare l’hub centrale a cui si collegano magazzino, marketing, supply chain e customer service. Un esempio è un’azienda che utilizza un unico CRM come piattaforma principale, che si collega al gestionale di magazzino e ai sistemi di marketing
• ibrida. La più diffusa in quanto ogni azienda opera secondo specifiche esigenze.

quali sono i vantaggi della system Integration nei processi aziendali?

I principali vantaggi della System Integration per le aziende sono:

• dati più accurati. Quando i sistemi sono scollegati, ogni reparto lavora con dataset propri, spesso duplicati o non allineati. L’integrazione crea un flusso unico e automatico di informazioni che riduce errori e incongruenze. Secondo uno studio pubblicato su EA Journals, le aziende che implementano sistemi integrati registrano un miglioramento dell’accuratezza dei dati fino al 96%;
• maggiore efficienza operativa. Collegare tra loro software, hardware e data system aziendali permette di velocizzare le operazioni quotidiane e ridurre le attività manuali. Lo studio osserva che le organizzazioni che hanno implementato sistemi integrati hanno registrato un incremento dell’efficienza operativa pari al 34%;
• aumento della produttività grazie all’automazione. La System Integration consente di automatizzare attività ripetitive - come trasferimenti di dati, aggiornamenti e registrazioni - liberando tempo per attività strategiche. I team possono concentrarsi su operazioni a maggior valore aggiunto;
• riduzione dei costi. Quando software e piattaforme iniziano a dialogare tra loro, diminuisce drasticamente il tempo dedicato a inserire dati manualmente, si riducono gli errori (e quindi i costi necessari per correggerli) e l’azienda può eliminare quei processi paralleli che prima richiedevano risorse aggiuntive. Un’infrastruttura integrata è inoltre più semplice da mantenere. Secondo lo studio pubblicato su EA Journals, le organizzazioni che hanno integrato i propri sistemi hanno ottenuto una riduzione dei costi operativi pari al 27% entro il primo anno;
• migliore esperienza cliente. Dati più accurati, processi più veloci e informazioni aggiornate in tempo reale permettono di offrire ai clienti un servizio migliore. Quando vendita, magazzino, logistica e customer care accedono agli stessi dati, l’interazione con il cliente diventa più fluida. Le promesse fatte durante la vendita corrispondono a ciò che accade realmente nei processi interni, gli ordini vengono gestiti con meno errori e l’assistenza può intervenire subito perché ha già tutte le informazioni necessarie.

gli impatti della system integration sulle risorse umane.

In molte aziende, la funzione HR lavora con strumenti diversi che operano isolatamente (uno per il processo di recruiting, un altro per la gestione delle presenze, un altro ancora per la formazione, …). Questo genera dati frammentati e rallenta i processi, rendendo la gestione delle risorse umane più complessa e meno efficiente.

La System Integration permette di superare questa complessità, garantendo:

• maggiore efficienza operativa. Collegando tra loro i sistemi HR, i dati vengono aggiornati automaticamente in ogni ambiente. Per esempio, un dato inserito nell’ATS in fase di ricerca e selezione del personale non deve essere inserito anche nell’HRIS, così come le ore registrate nel sistema presenze vengono trasferite automaticamente al software payroll, senza interventi manuali. Questo riduce il rischio di errore e libera tempo per attività più strategiche, come ad esempio quelle mirate ad attrarre i migliori talenti;
• migliore collaborazione interna. I sistemi integrati possono aiutare la funzione HR a lavorare insieme ad altri dipartimenti in modo più efficace, condividendo dati aggiornati in modo automatico;
• migliore qualità dei dati per la People Analytics. L’integrazione dei sistemi HR eleva significativamente la qualità dei dati disponibili per analisi e decisioni strategiche. La System Integration, infatti, garantisce dataset più coerenti e affidabili, sui quali è possibile costruire strategie di People Analytics realmente utili. Con dati più accurati e aggiornati, la funzione HR può interpretare con precisione ciò che accade nella forza lavoro e anticipare trend e criticità organizzative.

integrare la system integration in azienda.

Un processo di System Integration richiede un approccio strutturato e una visione chiara degli obiettivi da raggiungere. 

Il primo passo consiste nel capire quali sistemi potrebbero trarre maggior beneficio da un’integrazione. Una volta definite le priorità, si scelgono le tecnologie più adatte e si procede con la migrazione, che deve avvenire per gradi, così da testare i flussi, ridurre i rischi operativi e garantire continuità al business.

Un aspetto altrettanto importante riguarda le persone. L’introduzione di un sistema integrato richiede formazione. Solo quando i team comprendono come funzionano i nuovi strumenti e come cambiano i flussi di lavoro, la System Integration può diventare davvero efficace.

Nei contesti più complessi, quando si attiva un processo di System Integration, può essere utile valutare l’inserimento di una figura dedicata, come il System Integrator (SI).

cosa fa un system integrator?

Il System Integrator si occupa di far dialogare tra loro software, hardware e data system aziendali, con l’obiettivo di creare un ecosistema informatico integrato, coerente e allineato alle esigenze specifiche del business.

Le principali fasi del suo lavoro sono:

• analisi iniziale. Il System Integrator parte sempre dall’ascolto. Raccoglie informazioni sulle esigenze di business delle varie funzioni aziendali (IT, produzione, operations, management, …) e analizza l’infrastruttura esistente (sistemi, applicativi, flussi di dati) e i vincoli normativi e di sicurezza. Valuta anche la fattibilità tecnica ed economica dell’integrazione, identificando per tempo i principali rischi (tecnologici, organizzativi, IT/OT);
• definizione dei requisiti e degli obiettivi. Una volta analizzato il contesto, il SI formalizza i requisiti funzionali e non funzionali per l’integrazione (prestazioni, disponibilità, sicurezza, interoperabilità, scalabilità). Allinea questi requisiti con gli obiettivi di business, chiarendo che cosa deve cambiare nei processi in termini di tempi, costi, qualità dei dati, automazione e compliance. Su questa base, definisce una roadmap di progetto con priorità, milestone, criteri di successo e KPI misurabili;
• architettura e progettazione. Il System Integrator, in questa fase, disegna l’architettura di integrazione (layer, protocolli, API, bus/MES/SCADA/ERP, data flow), scegliendo tecnologie e pattern adeguati. Inoltre, progetta nel dettaglio interfacce, mapping dei dati, meccanismi di sicurezza e logging/monitoraggio. Verifica anche la compatibilità con i sistemi legacy, gli standard interni e le linee guida di cybersecurity aziendale;
• implementazione e configurazione. Successivamente, sviluppa/configura connettori, middleware, script di integrazione e orchestrazioni di processo. Imposta gli ambienti di sviluppo, test e pre-produzione, configurando hardware, software e parametri di comunicazione. Se si tratta di contesti industriali IT/OT, coordina fornitori e reparti interni per l’installazione su impianti e sistemi;
• test e collaudo. Prima del go-live, il SI esegue test funzionali e di integrazione end-to-end, con casi d’uso reali, dati e scenari di errore. Verifica performance, resilienza e sicurezza (accessi, permessi, segregazione delle reti, gestione di allarmi e log). Il collaudo viene effettuato insieme al “cliente interno”, controllando che i requisiti siano effettivamente soddisfatti, formalizzando l’accettazione e intervenendo su eventuali correzioni;
• deployment, formazione e change management. La messa in produzione può avvenire in un unico passaggio (“big bang”) o con rollout graduali, sempre con un piano di backout e una finestra di intervento in caso di problemi. Il System Integrator si occupa anche della formazione degli operatori, dei manutentori e degli IT e predispone manuali, procedure operative e runbook. Accompagna i team nelle prime settimane di utilizzo, raccogliendo feedback e intervenendo con eventuali miglioramenti;
• supporto, manutenzione e miglioramento continuo. Anche dopo il go-live, il lavoro del System Integrator non si ferma. Monitora continuamente performance, errori e log di integrazione e gestisce incident e problemi. Si occupa di manutenzione correttiva ed evolutiva, aggiornamenti di versioni e adeguamenti a nuove esigenze di business o normative. Periodicamente, rivede l’architettura per garantirne scalabilità, sicurezza e allineamento con la strategia digitale dell’azienda.

Affidarsi a un System Integrator consente all’azienda di gestire il processo di System Integration in modo strutturato ed efficace, riducendo rischi tecnici e operativi.