Scrivere una lettera formale non è solo una questione di etichetta, ma rappresenta un'importante abilità comunicativa che può influenzare l'esito di numerose situazioni professionali e personali. Che si tratti di presentare una candidatura, di inviare una richiesta ufficiale o di instaurare rapporti con enti e istituzioni, la lettera formale è il biglietto da visita con cui ci si presenta al destinatario. La precisione, la chiarezza e il rispetto delle convenzioni linguistiche e strutturali sono elementi imprescindibili per trasmettere un'immagine credibile e autorevole.
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differenza tra lettera formale e informale.
La comunicazione scritta ha un ruolo di primo piano in diversi contesti della vita quotidiana e professionale: a seconda dello scopo e del destinatario, è necessario adottare uno stile adeguato e specifico che si distingue principalmente tra lettere formali e informali. La scelta tra le due tipologie dipende da diversi fattori, quali il grado di familiarità con il destinatario, l'intento della comunicazione e il contesto in cui essa si colloca.
Da una parte la lettera formale è un documento scritto utilizzato per comunicazioni professionali, istituzionali o ufficiali. Di conseguenza, dovrebbe essere scritta preferibilmente in stile impersonale, un linguaggio rigoroso e strutturato, nonché da precise convenzioni di formattazione. Tra le caratteristiche principali di una lettera formale troviamo:
- tono e linguaggio, oggettivo, educato e privo di elementi colloquiali. Si utilizzano formule di cortesia come "Gentile", "Egregio" e "Distinti saluti";
- struttura, prevede elementi fissi come l'intestazione (con mittente e destinatario), l'oggetto, il corpo della lettera e la chiusura;
- contenuto, deve essere chiaro, conciso e privo di ambiguità, con una terminologia appropriata al contesto;
- formato, spesso redatta su carta intestata, con data e firma in calce.
Le lettere formali trovano applicazione in molteplici ambiti, tra cui il mondo del lavoro, le richieste burocratiche e le comunicazioni accademiche.
Al contrario, una lettera informale è utilizzata per comunicazioni di natura personale o amicale, in cui il tono è più rilassato e colloquiale. Questo tipo di lettera è caratterizzato da:
- tono e linguaggio, spontaneo, diretto e spesso arricchito da espressioni idiomatiche e personali;
- struttura, meno rigida rispetto alla lettera formale, solitamente composta da un'introduzione, un corpo centrale e una conclusione;
- contenuto, può spaziare tra diversi argomenti, con una maggiore libertà espressiva.
- formato, la lettera informale è priva di formalismi e rigide convenzioni, può essere scritta a mano o via e-mail.
Le lettere informali sono generalmente indirizzate ad amici, familiari o conoscenti con cui esiste un rapporto di confidenza.
Ecco quindi che le differenze tra lettera formale e informale si concretizzano in diversi aspetti, i principali dei quali sono:
- finalità, da una parte la lettera formale ha uno scopo specifico legato a contesti lavorativi o ufficiali, mentre quella informale serve per comunicazioni personali;
- struttura, nel primo caso è meglio seguire una struttura rigida e predefinita, mentre nel secondo viene concessa una distribuzione degli argomenti più flessibile;
- registro e linguaggio, la formalità impone un lessico professionale e cortese, mentre l'informalità consente un linguaggio più colloquiale;
- destinatario, la lettera formale si rivolge a superiori, istituzioni o aziende; quella informale a conoscenti e amici.
La scelta tra una lettera formale e informale dipende principalmente dal contesto della comunicazione: in ambito professionale, istituzionale e accademico, l'uso della lettera formale è imprescindibile per garantire credibilità e rispetto delle convenzioni.
È il caso della lettera di presentazione che spesso accompagna il curriculum vitae e ha l'obiettivo di presentare il candidato, evidenziando le sue competenze e motivazioni. Per sapere come scrivere una lettera di presentazione bisogna, prima di tutto, iniziare dalla sua struttura che si articola in:
- intestazione, qui si devono indicare nome e contatti del candidato e del destinatario.
- introduzione, con un’esplicita dichiarazione di interesse verso la la posizione per cui ci si candida e motivazione dell'interesse;
- corpo della lettera di presentazione, deve contenere i dettagli sulle esperienze professionali rilevanti e sulle competenze;
- conclusione, con un ringraziamento e disponibilità per un colloquio.
Data l’importanza di questo documento è importante non solo avere ben chiaro il messaggio e la struttura da seguire, ma anche consultare degli esempi di lettera di presentazione efficaci dai quali trarre ispirazione.
Un secondo esempio di scritto formale è la lettera di referenza, un documento scritto da un ex datore di lavoro o supervisore che attesta le competenze e le qualità di un ex dipendente o collaboratore che si trova in fase di selezione e che ha bisogno di un documento per confermare le capacità dichiarate dal candidato.
Infine, è importante tenere in considerazione che può essere necessario tenere uno stile formale anche per rispondere a una lettera di richiamo. In questa circostanza è fondamentale mantenere un tono rispettoso e costruttivo, dimostrando la volontà di affrontare le criticità sollevate. La risposta dovrebbe includere:
- conferma della ricezione della comunicazione e di aver compreso il contenuto della lettera;
- spiegazione delle circostanze, fornendo un resoconto chiaro e onesto dei fatti, evitando toni polemici;
- dimostrazione del proprio impegno, manifestando la disponibilità a correggere eventuali errori e a collaborare per un miglioramento futuro;
- concludere con un ringraziamento per l'opportunità di chiarire la situazione e ribadire la propria dedizione al lavoro.
Adottare un approccio professionale nella risposta può contribuire a mantenere un buon rapporto con il datore di lavoro e a dimostrare un atteggiamento proattivo e responsabile.
Sebbene le lettere formali vengano spesso impegnate in ambito professionale, non bisogna dimenticare che gli stessi formati possono essere declinati in maniera informale, benché sempre curata e professionale.
come iniziare una lettera informale.
Appurato che la situazione permetta di scrivere una lettera informale, bisogna riservare la giusta attenzione all’incipit che rappresenta un momento cruciale per stabilire il tono della comunicazione e creare un legame immediato con il destinatario.
A differenza di una lettera formale, dove prevale uno stile più rigido e istituzionale, una lettera informale permette una maggiore libertà espressiva e un tono amichevole. Tuttavia, è importante tenere conto del rapporto con il destinatario per scegliere l'approccio più appropriato.
In genere, una lettera informale si apre con un saluto semplice e diretto, come "Caro/a" seguito dal nome del destinatario: si tratta di una formula adatta a rapporti di amicizia o familiari perché trasmette calore e vicinanza. Per contesti meno intimi, si possono utilizzare saluti più generici, come "Ciao" o "Salve", che mantengono un tono informale ma rispettoso. A seconda del grado di confidenza, si possono anche adottare aperture più personali e colloquiali che danno un tocco di spontaneità alla comunicazione.
In questa fase è evidente la differenza con la lettera formale che usualmente si apre con:
- “gentile” o “egregio”, da utilizzare per le persone fisiche;
- “spettabile”, abbreviato in Spett.le, quando ci si riferisce ad Enti o Aziende;
- “dottoressa” o “dottore”, per rivolgerti a un laureato. L’abbreviazione di Dottoressa è "Dott.ssa", mentre quella di Dottore è "Dott.".
Dopo il saluto iniziale, è consigliabile introdurre la lettera con una breve frase che stabilisca il contesto della comunicazione. Ad esempio, si può fare riferimento all'ultima volta in cui ci si è sentiti, a eventi recenti o a situazioni comuni. Frasi come "Spero che tu stia bene" o "È da un po' che non ci sentiamo, come vanno le cose?" contribuiscono a creare un'atmosfera amichevole e a rendere la lettera più coinvolgente. Questo tipo di introduzione aiuta a mantenere un flusso naturale nella comunicazione, invitando il destinatario a proseguire nella lettura con interesse.
come concludere una lettera informale.
La conclusione di una lettera informale riveste un ruolo altrettanto importante dell'apertura, poiché lascia un'impressione duratura sul destinatario e contribuisce a consolidare il rapporto. Una chiusura adeguata deve essere coerente con il tono dell'intera lettera, mantenendo un equilibrio tra cordialità e spontaneità.
Per concludere una lettera informale, si possono utilizzare frasi che esprimono affetto o interesse per il destinatario: espressioni come "A presto", "Ti abbraccio", "Con affetto" o "Spero di sentirti presto" sono comunemente impiegate per trasmettere vicinanza e disponibilità. In contesti meno intimi, si possono adottare chiusure più neutre, come "Un caro saluto" o "Tanti saluti", che mantengono un tono amichevole senza risultare eccessivamente personali.
Un altro elemento da considerare nella chiusura di una lettera informale è l'invito a una futura comunicazione o incontro. Frasi come "Fammi sapere come va" favoriscono un dialogo continuativo e mostrano un genuino interesse per il destinatario. Inoltre, se la lettera affronta argomenti specifici, si può chiudere con un riferimento a questi, ad esempio "Attendo di sapere come andrà il colloqui con la risorsa che ti ho suggerito” o "Non vedo l'ora di iniziare a lavorare insieme".
Infine, la firma della lettera informale può essere semplice e personale: spesso si utilizzano solo il nome di battesimo o soprannomi affettuosi, a seconda del rapporto con il destinatario. Questo contribuisce a mantenere un tono rilassato e amichevole, in linea con l'intero contenuto della lettera.
