lavorare come impiegato amministrativo

 Tra i compiti principali che un impiegato amministrativo deve essere in grado di portare a compimento, possiamo trovare:

• elaborare gli ordini di acquisto e inviarli ai fornitori. Al momento del ricevimento, è sua responsabilità controllare la correttezza di quanto ricevuto e la corrispondenza con la bolla di accompagnamento.
• controllare le fatture e portare a termine la contabilità registrando i documenti ricevuti.
• procedere al pagamento verso i fornitori, assicurandosi di rispettare le modalità e le scadenze pattuite in precedenza.
• annotare ogni genere di transazione, sia in entrata che in uscita di cassa.
• calcolare l'IVA da liquidare mensilmente o trimestralmente, a seconda del volume d'affari dell'azienda. Si occupa, inoltre, degli acconti e delle comunicazioni periodiche.
• archiviare tutta la documentazione secondo le normative in uso.
• mantenere i libri contabili obbligatori, seguendo le disposizioni contabili dei regolamenti vigenti e procedere alle necessarie registrazioni.
• eseguire le procedure amministrative allo scopo di elaborare le buste paga dei dipendenti, registrare i contratti e occuparsi di pensionamenti e licenziamenti.
• eseguire i calcoli e i versamenti dei contributi previdenziali e assicurativi per i dipendenti.
• controllare gli ordini ricevuti dai clienti e mantenere aggiornato in modo costante il database.
• occuparsi della compilazione dei documenti di trasporto delle merci vendute, dell'emissione delle fatture e della loro contabilizzazione e successiva archiviazione.
• verificare i pagamenti, provvedendo agli eventuali solleciti che si rendono necessari. Si occupa anche di eventuali reclami e contenziosi, prima di passare la pratica all'ufficio legale.

Generalmente, un impiegato amministrativo trascorre il proprio giorno di lavoro in ufficio. Si tratta di un'attività che richiede l'uso del computer e di altre strumentazioni elettroniche, dalla fotocopiatrice allo scanner. L'attività lavorativa comprende inoltre l'utilizzo di molti generi di applicazioni informatiche, da quelle più comuni a programmi specifici dedicati alla gestione della contabilità aziendale. Molto utile per svolgere questa professione è la conoscenza dei sistemi gestionali ERP (Enterprise Resource Planning). Si tratta di sistemi che consentono, utilizzando un'unica piattaforma, la gestione di tutte le attività aziendali. Dal momento che questo professionista si occupa anche di calcoli delicati come quelli di natura fiscale e contributiva, è essenziale che rimanga costantemente aggiornato riguardo le normative di legge. È quindi abbastanza frequente la partecipazione a corsi di aggiornamento e meeting. Non è esclusa la possibilità di svolgere questo tipo di lavoro a distanza e sono anche previste forme di lavoro più flessibili come il part-time. In questa attività lavorativa possono essere necessarie ore di lavoro straordinario, in particolare in prossimità delle scadenze contabili mensili.

A seconda del datore di lavoro e del settore in cui lavora, tra i colleghi dell’impiegato amministrativo potrebbero esserci contabili, commercialisti e addetti alle risorse umane. L’impiegato amministrativo potrebbe anche lavorare a stretto contatto con il team marketing e il sales manager, così come con altri specialisti che potrebbero includere, ma non solo, supervisori, capo reparto e dirigenti.

L'orario di lavoro di un impiegato amministrativo coincide, nella maggioranza dei casi, con il tradizionale orario di ufficio. Il numero di ore lavorative è quello previsto dal contratto di lavoro del settore in cui è inquadrata l'azienda o l'organizzazione per la quale svolge la propria attività. Questo, tuttavia, può variare sulla base del tipo di assunzione prevista per questa figura, in alcuni casi full-time, in altri part-time. Non è esclusa la possibilità, di tanto in tanto, di effettuare delle ore di straordinario, una circostanza che si verifica soprattutto in concomitanza con determinati periodi dell’anno come la chiusura contabile del mese, i pagamenti del metà mese, le chiusure trimestrali e annuali, le scadenze per la presentazione del bilancio. Se questi momenti possono implicare una dilatazione oraria infrasettimanale, difficilmente coinvolgono il fine settimana e i giorni festivi dal momento che sarebbe poco produttivo lavorare in corrispondenza con la chiusura di uffici pubblici e istituti bancari.

La professione di impiegato amministrativo presenta discrete opportunità di crescita. La prima di queste possibilità consiste nell'avanzamento di carriera a supervisore di un gruppo di lavoro, o a responsabile dell'ufficio amministrazione. Il primo passo per intraprendere questo percorso consiste nell’acquisizione di una discreta autonomia e di diversi anni di esperienza maturata. Le prospettive di sviluppo professionale e di carriera possono essere notevolmente incrementate attraverso l'acquisizione di specifiche qualifiche aggiuntive in particolari settori. Ottenere una qualifica come esperto di paghe e contributi, in diritto societario, in quello del lavoro o in qualche ramo specifico di tecniche contabili, determina buone opportunità di miglioramento professionale. Allo stesso modo è interessante, e consigliato, frequentare corsi di formazione in lingue straniere o informatica. Un ulteriore sbocco professionale consiste nel trovare un impiego presso uno studio commercialista o di consulenza aziendale, in questo modo è possibile seguire più realtà diverse contemporaneamente, ampliando il proprio bagaglio professionale.

Trovare il proprio lavoro di impiegato amministrativo attraverso Randstad offre importanti vantaggi, quali:

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Un impiegato amministrativo ha l'opportunità di lavorare in qualsiasi tipo di azienda, impresa o ente, profit e non profit, e in società di servizi.

La differenza tra queste figure professionali è decisamente lieve; le mansioni che svolgono sono complementari e, spesso, identiche. Il contabile si occupa in modo prevalente di contabilità, tuttavia questa sua attività è svolta anche dall'amministrativo. Entrambi collaborano all'elaborazione e alla redazione dei documenti contabili, si occupano della gestione degli acquisti e delle vendite e possono avere anche mansioni di front office. L'impiegato amministrativo, oltre a ciò, si occupa inoltre della corrispondenza e della gestione amministrativa di altri reparti aziendali.

Certamente. Tra le mansioni più importanti svolte da un impiegato amministrativo c'è l'inserimento dei dati. Le informazioni da inserire consistono nei dati relativi a clienti, fornitori, ordini di acquisto e vendita, calcoli riguardanti le scadenze e tutto ciò che concerne la regolare amministrazione aziendale. Si tratta di un'attività ripetitiva ma fondamentale, che deve essere eseguita in modo costante con scrupolo e precisione.

Non è l'attività prevalente per questo tipo di figura professionale. Tuttavia, in base alle dimensioni dell'azienda, soprattutto nel caso di piccole imprese, è talvolta richiesto che svolga anche mansioni di ricevimento clienti e di trattative dirette.

Un impiegato amministrativo, generalmente, ha ottenuto un diploma di scuola superiore presso un Istituto Commerciale o anche un altro istituto, oppure una laurea, triennale o magistrale, in materie economiche e giuridiche. L'eventuale affiancamento a professionisti navigati nel corso degli stage in azienda oppure i contratti di apprendistato e la frequenza di corsi di qualifica sono il modo migliore per acquisire la necessaria dimestichezza con i dettagli di questa professione. I corsi di specializzazione in settori determinanti per l'andamento aziendale, come tutti quelli collegati alle normative fiscali o ai controlli contabili, incrementano le opportunità di carriera.

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