workforce management: introduzione alla gestione della forza lavoro.

In un contesto economico globale in rapida evoluzione, è fondamentale trovare nuovi modi per ottimizzare le prestazioni della tua azienda. Sempre più leader HR e operation manager di tutto il mondo ricorrono a soluzioni di gestione della forza lavoro (WFM o Workforce Management) per ottimizzare la gestione del personale

Negli ultimi cinque anni, gli investimenti in soluzioni e strategie di workforce management hanno registrato una crescita costante e si prevede che il fatturato del mercato globale delle applicazioni WFM raggiungerà i 5,5 miliardi di dollari entro il 2024. I dirigenti aziendali sono sempre più consapevoli dei vantaggi offerti da un approccio strategico alla gestione della propria forza lavoro. 

Non c'è mai stato un momento migliore per ridefinire le tue pratiche di gestione del personale. In questo documento trovi tutto quello che devi sapere sulla gestione della forza lavoro e su come può aiutare la tua azienda a raggiungere il successo. 

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cos’è il workforce management?

In italiano viene tradotto con gestione della forza lavoro e racchiude una serie di processi e procedure che garantiscono un’allocazione efficiente delle risorse umane all'interno di un'azienda. In altre parole, il workforce management serve a collocare il giusto numero di dipendenti con le competenze appropriate esattamente dove servono e proprio quando sono richiesti. Come sistema aziendale, pone l'attenzione sulle prestazioni e sulle competenze con l'obiettivo finale di massimizzare la produttività dei dipendenti.

Una corretta gestione delle strategie di workforce management possono portare a diversi benefici, tra i quali:

  • ottimizzazione della programmazione e della pianificazione
  • riduzione del tasso di assenteismo
  • individuazione e risoluzione delle inefficienze
  • gestione dei costi della forza lavoro
  • miglioramento delle misure di sicurezza per i  dipendenti

l’importanza del workforce management.

I processi di gestione della forza lavoro contribuiscono ad aumentare la pianificazione e la consapevolezza, e danno quindi alla tua azienda un quadro più chiaro delle sue esigenze. Aumentando la flessibilità, consentono inoltre di adattarsi alle nuove sfide senza attuare costosi cambiamenti nell'attività o nelle strategie di assunzione. 

L'incremento della flessibilità e il miglioramento della pianificazione favoriscono una migliore produttività, che a sua volta fa aumentare i profitti. Come hanno dimostrato diversi studi, le organizzazioni che sanno come ridistribuire e gestire efficacemente la forza lavoro hanno il doppio delle probabilità di surclassare la concorrenza.

Di seguito, discuteremo di alcuni problemi comuni nella gestione della forza lavoro e delle strategie per affrontarli. 

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problemi e strategie nel workforce management.

programmazione e pianificazione.

Per le aziende,  oggi, il vecchio proverbio "il tempo è denaro" non è mai stato tanto vero. Ed è ancora più vero per quanto riguarda la forza lavoro su ampia scala come, ad esempio, nel settore manifatturiero, dove alcuni stabilimenti sono in procinto di recuperare milioni di dollari grazie alla revisione delle modalità con cui vengono pianificati i turni. Va da sé che trovare un modo per attuare un efficiente   programmazione settimanale e mensile è fondamentale per le aziende che vogliono avere successo. 

Attualmente, circa la metà dei responsabili impiega più di due ore alla settimana per completare la pianificazione e alcuni affermano persino di dedicare a questa attività fino a 12 ore alla settimana. In gioco, però, ci sono anche somme ingenti: secondo lo stesso report, ogni turno saltato per un errore di programmazione costa all'incirca 633 dollari (531 euro) al mese.

Una programmazione e una pianificazione inadeguate possono determinare un alto tasso di assenteismo, argomento che affronteremo in seguito, ma possono avere anche altre conseguenze. Una programmazione insufficiente e irregolare può far sentire i dipendenti demoralizzati, far aumentare gli straordinari non pianificati e di conseguenza causare in breve tempo una spesa ingente. 

Una soluzione per la gestione della forza lavoro può aiutarti a eliminare queste criticità comuni, perché ti consente di ottimizzare le procedure di programmazione con tecnologie all'avanguardia. Non mancano poi i risultati tangibili, come l'aumento delle dimensioni del pool di manodopera disponibile e il miglioramento dell’acquisizione e della fidelizzazione dei talenti. 

assenteismo.

I dati sull’assenteismo sono sconcertanti. L'assenteismo, ossia l’assenza non pianificata dei dipendenti, causa una perdita di produttività pari a 8,5 miliardi di dollari all'anno negli Stati Uniti, mentre nel Regno Unito si stima che il costo economico totale di questo fenomeno raggiungerà i 26 miliardi di sterline entro il 2030. In altre parole, è di fondamentale importanza non solo assumere le risorse migliori, ma anche assicurarsi che si presentino sul posto di lavoro. Una forza lavoro consolidata è tanto importante quanto una forza lavoro affidabile. 

All’origine dell’assenteismo ci sono tante cause comuni, dagli infortuni, alle malattie e ai problemi di salute mentale, dal bullismo, alle molestie e alla ricerca di un nuovo lavoro. Tutti questi motivi possono essere affrontati in modi diversi; ad esempio, puoi promuovere la salute e il benessere della tua forza lavoro oppure creare un ambiente di lavoro in grado di aumentare la employee retention

 

workforce management
workforce management

Una corretta strategia di workforce management può aiutare la tua azienda non soltanto a risolvere le cause principali dell'assenteismo, ma anche a gestire gli effetti di questo fenomeno attraverso una pianificazione proattiva e altre soluzioni a lungo termine. L’assenteismo è inevitabile, ma non deve ripercuotersi sui profitti. Un’azienda di successo non si trova in difficoltà quando deve far fronte a una carenza di personale, perché dispone di strategie in continua evoluzione per affrontare il problema. 

Con un'analisi della forza lavoro e attività come le verifiche delle competenze avrai un quadro più chiaro delle tue potenzialità e potrai individuare le aree che potrebbero rivelarsi problematiche in caso di elevati livelli di assenteismo. Inoltre, sarai in grado di identificare i processi più critici nella gestione del business. Infine, individuare le competenze necessarie per completare le attività principali ti supporterà nel strutturare piani di formazione e sviluppo.

gestire assenteismo
gestire assenteismo

inefficienze operative e bassa produttività.

L'efficienza è il principio cardine delle aziende moderne, dove le nuove tecnologie e strategie sono tipicamente volte a ottimizzare i processi con l'obiettivo di massimizzare il ROI. Ma cos'è l'efficienza e cosa significa che un'attività è inefficiente? In poche parole, l'attività della forza lavoro viene definita inefficiente quando, per un determinato processo, vengono spesi più tempo e denaro di quanto non occorrano in media ad altre aziende per fare, o produrre, la stessa cosa. 

Che cosa causa l’inefficienza della forza lavoro? Come per la maggior parte dei problemi operativi, ci sono una serie di cause. Il costo della manodopera potrebbe essere troppo elevato o i dipendenti potrebbero semplicemente essere poco coinvolti. Come hanno rilevato alcuni sondaggi, le aziende con un tasso di coinvolgimento più alto registrano una produttività superiore del 21%. È anche possibile che i responsabili non dispongano di dati e, di conseguenza, non siano in grado di identificare i problemi con le strategie operative attuali. 

Una soluzione per la gestione della forza lavoro può introdurre le competenze necessarie per trasformare le inefficienze operative in efficienze, dato che una prospettiva esterna può essere utile per identificare le problematiche e migliorare l'assegnazione di risorse e manodopera. Grazie alla collaborazione con partner che ti aiutano a collegare la nuova strategia al ROI (che in alcuni casi può ammontare a 500.000 dollari all'anno  o perfino a un importo superiore), dovresti riuscire a evitare i grattacapi causati dalle opportunità mancate e concentrarti sulla crescita dell'attività. 

turnover elevato e scarsa fidelizzazione.

I costi legati a un turnover elevato e a una scarsa fidelizzazione possono essere ingenti. Studi recenti suggeriscono che assumere un nuovo dipendente può comportare in media una spesa pari al 21% dello stipendio per tale posizione. Senza considerare poi i costi di un posto vacante, comprese le necessità di straordinari e i problemi legati alla salute e alla sicurezza, che possono sommarsi rapidamente più a lungo una posizione rimane scoperta. 

Le aziende possono adottare diversi metodi efficaci per ridurre i tassi elevati di turnover e aumentare la employee retention. Questi includono l'offerta di stipendi competitivi, la creazione di un forte employer branding e una reputazione positiva, la semplificazione del processo di onboarding e il miglioramento dell'acquisizione di talenti. Da sole, tuttavia, queste misure non garantiscono dei risultati. 

Una soluzione completa per la gestione della forza lavoro può rendere le tue iniziative volte a migliorare la fidelizzazione più semplici e più efficaci. Grazie alla gestione dell'intero processo, che comprende il recruitment, la selezione, l'onboarding,l'induction e infine la pianificazione dei turni e l’elaborazione di previsioni, una soluzione per la gestione della forza lavoro può aiutare la tua azienda a migliorare il tasso di fidelizzazione, ridurre il turnover e risparmiare sui costi, aumentando al contempo la produttività.

cause employer retention
cause employer retention

costi della forza lavoro.

Ridurre i costi è una priorità comune per l’ufficio acquisti, soprattutto nel settore manifatturiero, in cui il raggiungimento della massima efficienza finanziaria e la gestione dei risultati sono tra le sfide più complesse che le aziende devono affrontare. Un'eccessiva attenzione ai costi diretti della manodopera, tuttavia, può indurre le aziende a ignorare le principali fonti indirette di spesa per la forza lavoro, inclusi i costi di formazione e turnover, nonché i tempi prolungati per la copertura dei posti vacanti 

In che modo le strategie di workforce management possono aiutarti a far fronte attivamente alle fonti dirette e indirette dei costi della forza lavoro? Un ambito su cui vale la pena concentrarsi è il processo di assunzione. Assumere nuovo personale, soprattutto attraverso un processo di assunzione ben gestito, può essere costoso. Trovare modi unici per ridurre al minimo le assunzioni può essere utile. La ridistribuzione o l'upskilling del personale esistente, insieme a soluzioni per la gestione della forza lavoro, potrebbero fornirti i talenti di cui hai bisogno senza dover ricorrere a nuove assunzioni.

Anche evitare una pianificazione eccessiva, che implica il pagamento di costi per una capacità superiore a quella necessaria e la presenza di lavoratori superflui, può aiutare la tua azienda a gestire i costi, poiché consente di pagare solo la manodopera di cui hai bisogno. Per limitare una pianificazione eccessiva, è possibile analizzare l'utilizzo della capacità della forza lavoro per comprendere se le risorse sono distribuite in modo efficiente ed esaminare le opzioni di ridistribuzione.

migliorare employer retention
migliorare employer retention

sicurezza dei dipendenti e futuro del luogo di lavoro.

I vantaggi legati alla sicurezza dei dipendenti sono sotto gli occhi di tutti: se offri un ambiente di lavoro sicuro, pulito e costruttivo, non garantisci soltanto la sicurezza, ma promuovi anche la motivazione della forza lavoro. Un ambiente di lavoro protetto, confortevole e privo di stress è uno dei segreti per ottenere una produttività elevata. Oltre a ciò, un ambiente non sicuro può rappresentare un grosso rischio finanziario in termini di congedi e risarcimento danni 

Per poter creare una cultura della sicurezza è necessario scoprire come la tua azienda si posiziona in proposito rispetto alla concorrenza. Una valutazione esterna può essere il primo passo verso l'integrazione di una strategia per la gestione della forza lavoro nel piano aziendale, insieme a utili suggerimenti che puoi utilizzare immediatamente per rendere il tuo posto di lavoro più sicuro. 

Un’altra buona idea potrebbe essere valutare le modifiche da apportare all’ambiente di lavoro per  favorire l'ottimizzazione delle procedure di sicurezza e l’individuazione di metodi per allineare sicurezza ed efficienza

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workforce management: come creare una strategia vincente.

Ora che hai ottenuto una visione più chiara dei numerosi vantaggi che un approccio alla gestione della forza lavoro può apportare alla tua azienda, puoi iniziare a sviluppare una strategia per implementarlo. Il metodo migliore è iniziare identificando le tue esigenze specifiche e le sfide che la tua azienda deve affrontare, per poi aggiornare le strategie per la forza lavoro in modo che siano allineate agli obiettivi aziendali. 

In generale, è consigliabile seguire alcuni passaggi, nell’ordine:

  • Stabilisci le tue priorità. Scopri cosa ti interessa migliorare nell’attività attuale della tua azienda. Quali sono i punti critici che di recente ti hanno messo in difficoltà? Riesci a identificare i problemi che hai avuto nel lungo termine? Come puoi riflettere in concreto su questi problemi? Ad esempio, sei più interessato a migliorare la employee retention o ad attirare risorse più competenti?
  • Identifica e correggi i processi inefficienti. Una volta che sai quali sono i problemi che vuoi risolvere, identifica i processi in atto per analizzarli e capire cosa non funziona. Potrebbe trattarsi di un processo in particolare o di un problema generale di comunicazione. Ad esempio, poiché il 44% delle organizzazioni utilizza tre o più sistemi interni per coordinare i processi di gestione della forza lavoro, è facile capire che qualcosa potrebbe andare perso nel passaggio da un sistema all'altro.

Ricerca possibili soluzioni. Sul mercato esistono innumerevoli opzioni per la gestione della forza lavoro, da software "plug and play" fino a partner strategici come Randstad che offrono un servizio completo. Immergiti in questo mondo e fai qualche ricerca per trovare la soluzione più adatta alle esigenze della tua azienda.

esternalizzazione della gestione della forza lavoro.

Assumere lavoratori è un processo costoso e dispendioso in termini di tempo, soprattutto per le aziende con una forza lavoro ingente o temporanea. Questa attività può distoglierti da questioni più urgenti e non è detto che un coinvolgimento personale comporti sempre assunzioni migliori e una forza lavoro più qualificata. 

Il processo di recruitment non deve essere un peso. L’esternalizzazione della gestione della forza lavoro e la collaborazione con un partner HR possono alleggerire il carico di lavoro, consentendoti di concentrarti sulle attività essenziali per la tua azienda. Le soluzioni di Randstad forniscono modelli scalabili, flessibili ed efficienti per la ricerca dei candidati, che si adattano alle mutevoli esigenze di risorse dei nostri clienti. Così hai la certezza di essere in buone mani. 

Non solo potrai risparmiare tempo: in Randstad, possiamo aiutarti a riflettere sui tuoi obiettivi con un approccio globale, sviluppando insieme soluzioni efficaci, durature e redditizie. Poter contare su una forza lavoro ben gestita significa disporre solo delle risorse di cui hai bisogno quando ne hai bisogno, risparmiando sui costi generali. 

esternalizzare selezione personale
esternalizzare selezione personale
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in che modo randstad inhouse services può aiutarti.

Competere in un mercato globale non è facile. Le aziende con una forza lavoro numerosa sono influenzate da fluttuazioni della produzione, cambiamenti stagionali, lancio di nuovi prodotti, apertura di nuove sedi e persino modelli di business reinventati quando il mondo cambia inaspettatamente, come è avvenuto durante la pandemia. 

Randstad Inhouse Services (RIS) offre supporto in sede ai clienti che hanno l’esigenza di gestire una forza lavoro su vasta scala e opera nei mercati verticali di vari settori (automobilistico, logistico, manifatturiero, farmaceutico, centri di assistenza e call center). Collaborando con i clienti in qualità di partner strategico, creiamo un modello flessibile di distribuzione delle risorse in loco per realizzare strategie di assunzione e gestione della forza lavoro in grado di tenere efficacemente sotto controllo i costi e aumentare l'efficienza. 

I vantaggi della gestione dei talenti su vasta scala includono la riduzione dei costi di assunzione, un maggiore coinvolgimento dei lavoratori, soluzioni personalizzate e l'impiego della tecnologia HR. In passato, abbiamo aiutato clienti con sede nel Regno Unito a:

  • ridurre i costi della manodopera del 10% per lavoratore (383.000 sterline) grazie a un programma di riorganizzazione dei turni, garantendo sempre un'operatività di 24 ore su 24, 7 giorni su 7 
  • risolvere un'importante lacuna in termini di competenze attraverso una maggiore efficienza operativa, con un conseguente risparmio annuo del 9,5% (219.000 sterline) sulla spesa per gli straordinari
  • attuare misure volte a garantire l'efficienza nell'intero processo con un conseguente miglioramento in termini di talenti acquisiti e una riduzione del 24% del tempo necessario per la formazione

pianificazione della forza lavoro con randstad.

Creare un team di lavoratori con le giuste competenze richiede investimenti enormi. Il livello di attenzione necessario per l'organizzazione della forza lavoro e, soprattutto, per la gestione dei lavoratori temporanei si traduce in meno tempo da dedicare alle attività aziendali essenziali che apportano valore all’organizzazione. Quindi qual è la soluzione migliore per le aziende che desiderano ottimizzare la pianificazione della forza lavoro?

Un approccio che un numero crescente di datori di lavoro sta adottando è quello fornito dalla pianificazione della forza lavoro con Randstad. Conosciuto anche come Youplan Workforce Scheduling, il servizio offre un sistema di programmazione e pianificazione  online che semplifica l'estenuante processo di gestione di una forza lavoro flessibile.

Con la pianificazione della forza lavoro di Randstad, i clienti possono:

  • avere accesso a un elenco di lavoratori pre-selezionati
  • aumentare o ridurre il personale in modo rapido e semplice a seconda delle necessità
  • pianificare in modo efficiente i lavoratori temporanei con il nostro portale  
  • suggerire passaggi e strategie per il miglioramento dei processi
  • migliorare la comunicazione con i lavoratori temporanei e ridurre l'assenteismo

Tali vantaggi non si limitano soltanto ai lavoratori temporanei: siamo in grado di offrirti supporto anche con il personale fisso. Randstad offre anche una varietà di soluzioni ibride e flessibili che consentono ai nostri clienti di condividere la gestione della forza lavoro con il personale di Randstad, in modo da trovare l'equilibrio che ritengono più adatto. 

Come parte di Randstad Inhouse Services, la nostra soluzione di pianificazione della forza lavoro viene spesso impiegata per la gestione delle posizioni a retribuzione oraria ed è particolarmente efficace per il lavoro a turni su linee di prodotti e ruoli di back-office. Incentrato su un massimo di sette profili, il programma può supportare i datori di lavoro che necessitano di 50 o più lavoratori flessibili. In altre parole, non esiste un limite massimo.

Per saperne di più: Youplan Workforce Scheduling

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collaborare con randstad.

Randstad è leader mondiale nel settore dei servizi HR. Con 60 anni di esperienza, abbiamo instaurato relazioni professionali consolidate in diversi continenti e acquisito competenze trasversali in vari settori, incluso quello manifatturiero. Forniamo soluzioni esclusive e localizzate per soddisfare le esigenze in termini di forza lavoro di qualsiasi azienda: su piccola e larga scala, per imprese di tutte le dimensioni. Ecco i vantaggi per i nostri partner:

  • accesso flessibile ai migliori candidati locali
  • conoscenza approfondita delle tendenze e delle best practice più recenti del settore
  • presenza globale e conoscenza delle strategie di ottimizzazione emergenti
  • miglioramenti e suggerimenti basati su dati e sugli ultimi sviluppi

Randstad mette a disposizione le sue tecnologie HR, come colloqui in videoconferenza, controllo automatico delle referenze e molto altro, per digitalizzare gli aspetti fondamentali del tuo processo HR. In alternativa può gestire interamente il processo di recruitment end-to-end.

Inizia subito a creare il tuo team e affronta le incertezze del futuro con la sicurezza di avere a disposizione ciò che serve per adattarti e prosperare. Contattaci oggi stesso per trovare soluzioni di gestione del personale nella tua zona o per scoprire cosa sono in grado di offrirti le nostre soluzioni di gestione della forza lavoro.

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domande frequenti

quali ambiti interessa il workforce management?

Dipende, ma in generale la gestione della forza lavoro può interessare una vasta gamma di ambiti aziendali, come l’organizzazione del tempo, i dipendenti, i benefit, la pianificazione e il recruitment. Se un'attività è legata all'organizzazione della forza lavoro, è probabile che la gestione della forza lavoro possa ottimizzarla. 

perché ho bisogno di una soluzione per la gestione della forza lavoro?

Sarebbe difficile trovare un'azienda che non sia in grado di beneficiare di una soluzione per la gestione della forza lavoro. La gestione della forza lavoro può aiutarti ad abbattere i costi perché riduce gli errori di pianificazione e l'assenteismo, semplifica il processo di recruitment e limita l'inflazione delle retribuzioni. In altre parole, hai bisogno di una soluzione per la gestione della forza lavoro se stai cercando di risparmiare tempo e denaro e allo stesso tempo vuoi essere pronto per il futuro.

qual è il momento migliore per implementare la gestione della forza lavoro?

In sintesi, il prima possibile. Nello specifico, se sei interessato a migliorare uno dei seguenti processi, potrebbe essere il momento ideale per iniziare a investire in una soluzione per la gestione della forza lavoro:

  • prevedere le esigenze di personale e competenze nel breve e lungo termine
  • esaminare la tua forza lavoro attuale e condurre un'analisi per verificarne l'idoneità/le lacune
  • registrare e analizzare i risultati per garantire che l'azienda sia in linea con i propri parametri di riferimento
  • monitorare il tempo dei dipendenti per organizzare al meglio le ore di lavoro e le retribuzioni

chi beneficia di una soluzione per la gestione della forza lavoro?

La maggior parte delle aziende e società può trarre vantaggio da una soluzione per la gestione della forza lavoro. Internamente, la gestione della forza lavoro offre benefici chiave ai reparti delle risorse umane, ai CFO e ai dirigenti che necessitano di stilare dei report nonché ai quadri responsabili delle operazioni e delle risorse.

quanto costa attuare buona una strategia di workforce management?

Il costo dipende da una serie di fattori, ma in genere si basa sulle dimensioni dell'azienda e sul numero di dipendenti, così come sulle funzionalità richieste. Generalmente, un fornitore di un sistema di gestione della forza lavoro addebita una tariffa specifica per utente oppure un canone mensile o annuale. 

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