tutti i vantaggi delle riunioni di lavoro virtuali

27/03/2017 12:58:42

Sempre piùspesso leaziende sono dislocate in diverse aree geografiche con team, organizzazioni interne e comunità aziendali molto lontane tra loro. Questo non impedisce però di allestire una riunione efficiente durante la quale tutti possano partecipare: basta un dispositivo abilitante, una connessione internet ed un’ottima capacità organizzativa. Più dettagli vengono infatti presi in considerazione prima dell’inizio della riunione e più questa sarà produttiva per l’azienda. Un dato interessante ci dice che l’utilizzo di sistemi di videoconferenza genera una riduzione annua del time-to- hire pari al 35% e una diminuzione del 32% del cost-per- hire. Inoltre il 75% degli utenti che utilizzano spesso le riunioni virtuali riscontra notevoli miglioramenti nella collaborazione e nella produttività dei vari team decentrati e l’87% dei lavoratori in remoto si sente più vicino al proprio team.

Entrando subito nel dettaglio è chiaro che le potenzialità offerte dalla tecnologia sono il punto focale per scommettere sulla buona riuscita di una web conference. La tecnologia gioca infatti un ruolo centrale nell’assicurare un’esperienza utente ottimale per cui iniziando a pianificare una riunione virtuale si dovrà sicuramente partire dalle reali necessità di quelli che saranno gli interlocutori e procedere a ritroso per avere il controllo totale della situazione. Innanzitutto il supporto tecnologico abilitante deve essere scelto con molta cura per valutare ogni aspetto a seconda delle proprie esigenze. La qualità del video deve essere alta, come anche il sistema integrato della parte audio, poiché deve consentire una discussione fluida senza interruzioni. I rumori di fondo devono essere assenti – o ridotti al minimo - e nei dispositivi video potrebbe essere predisposta anche la funziona che indica il nome della persona che sta parlando per evitare inutili perdite di tempo con le presentazioni. La virtual room deve essere allestita nei minimi dettagli, considerando quante persone prenderanno parte alla web conference, e verificare la compatibilità degli apparecchi con i quali ci si dovrà collegare, sempre prima dell’inizio della stessa. Sarebbe utile utilizzare dei sistemi che consentano di passare da un device all’altro in modo semplice senza porre limiti spaziali alle persone, che potranno in questo modo scegliere se collegarsi dal proprio ufficio o dal cellulare aziendale senza problemi.

Sono molti oggi i software che offrono servizi di comunicazione video, audio e web integrati per soddisfare le esigenze dei professionisti che vogliono creare riunioni di lavoro virtuali tramite sistemi video di sala, desktop, client mobili o browser. Grazie alle web conference si avranno incontri con un numero illimitato di persone, riduzione dei costi, semplificazione dell’organizzazione e migliore produttività, generando coinvolgimento in clienti e collaboratori sparsi per il mondo che potranno sentirsi così davvero parte dell’azienda.