6 trucchi per evitare di essere interrotti al lavoro... o riprendere la concentrazione perduta

21/06/2017 12:02:12

Avete una scadenza imminente e sapete che dovete impiegare al meglio ogni minuto a vostra disposizione, oppure avete trovato l’ispirazione giusta e vi sentite determinati a portare a termine un compito importante… e invece sopraggiungono una dopo l’altra una serie di distrazioni che vi interrompono e rendono ancor più complicato ritrovare la concentrazione. 

Questo scenario non è raro. Spesso, infatti, in un ambiente di lavoro capita di essere interrotti da colleghi o responsabili per le più svariate motivazioni. A volte è addirittura la tecnologia a entrare in ballo interrompendo momenti importanti, con telefonate, messaggi o email.

Come fare per non incorrere in queste situazioni? Ecco 3 consigli per evitare interruzioni e 3 suggerimenti per recuperare la concentrazione.

Come evitare le interruzioni: il principio base è quello di puntare sulla “prevenzione”

Ecco alcune tattiche:

  1. Avvisate i vostri colleghi: questo è sicuramente il modo più diretto per evitare che qualcuno venga a bussare alla vostra porta o vi scriva per questioni poco rilevanti. Parlate con i vostri responsabili, collaboratori o assistenti spiegando che avete una scadenza importante e che non vi devono interrompere a meno che non ci siano delle questioni improrogabili. Se dovete comunicare il vostro impegno a un gran numero di persone, potete scegliere di inviare un’email indicando anche il momento in cui sarete di nuovo disponibili a rispondere alle loro richieste.

  2. Sfruttate le funzioni offerte dalla tecnologia: le funzioni “calendar” di Google e di Outlook consentono di impostare la modalità “occupato” in determinate fasce orarie o per intere giornate. Sfruttare questa funzione è molto utile per comunicare ai colleghi in quali momenti si è impegnati. Allo stesso modo, se utilizzate Skype per comunicare in ufficio, potete impostare lo stato su “assente” o “occupato”. Per quanto riguarda i cellulari, invece, potete scegliere se disattivare la suoneria o, nei casi più estremi, se impostare il dispositivo sulla modalità “aereo”. Questo impedirà anche a familiari e amici di contattarvi mentre siete al lavoro, ma nel caso di assoluta necessità vedrete che chi ha davvero bisogno saprà dove e come trovarvi. Ad ogni modo, ricordate che l’opzione “cellulare offline” dev’essere utilizzata solo in casi estremi.

  3. Schivate gli imprevisti: nel caso una persona si avvicini alla vostra scrivania, non si può far finta di niente o cercare di sembrare invisibili, tantomeno si può rispondere con tono seccato alle sue richieste. In questi casi, è opportuno trovare una formula cordiale per chiudere velocemente la conversazione rimandando la questione ad un momento in cui sarete più liberi. Un esempio può essere: “Purtroppo sono molto carico in questo momento, possiamo riparlarne più tardi?”. 

Come ritrovare la concentrazione: nonostante tutti i vostri sforzi non riuscite a recuperare il ritmo?

Vediamo alcune tattiche per ritrovare il focus in alcuni casi delicati.

  1. Durante un processo creativo: siete vicini all’idea giusta per il vostro progetto o cliente ma arriva un imprevisto che richiede necessariamente la vostra attenzione. Cosa fare in questi casi? Per quanto sia urgente la questione cui dovete dedicarvi, prendete un minuto per annotare su un foglio word – oppure su un classico foglio di carta – alcune delle parole chiave e idee che vi erano venute in mente. In questo modo potrete ritrovare con più facilità le fila del vostro ragionamento.

  2. Quando state scrivendo: ritrovare il ritmo o l’ispirazione dopo che si è stati interrotti talvolta può essere davvero difficile. Una buona strategia può essere quella di rileggere gli ultimi paragrafi che avete scritto. In questo modo sarà più facile recuperare le idee.

  3. Se proprio non riuscite a ritrovare la concentrazione: nonostante tutti i vostri sforzi non riuscire a recuperare il ritmo? Stressarsi è controproducente. È molto meglio prendersi qualche minuto per bere un caffè, oppure per fare quattro passi in giro per l’ufficio; vi servirà per tornare al lavoro con una nuova carica e, molto probabilmente, con nuovi stimoli.