5 consigli per gestire al meglio il tuo tempo al lavoro

27/06/2018 14:16:19

Hai la sensazione che le ore di lavoro non siano sufficienti per chiudere tutti i task della giornata? Hai troppe cose da fare e spesso non riesci a rispettare le scadenze? È vero, ci sono momenti in cui le attività in azienda aumentano, ci sono dei picchi di produzione e ti viene richiesta una velocità di esecuzione sempre maggiore. Non disperare, il modo di non subire questa situazione c’è: basta gestire il proprio tempo al lavoro in maniera più efficiente. Come? Scoprilo con questi 5 suggerimenti. E il livello della tua produttività salirà alle stelle. 

1. Gestisci le attività per priorità
Gestire efficacemente il tuo tempo in azienda, vuol dire imparare a fare una lista delle attività. Appena arrivi al lavoro il lunedì mattina – dopo aver preso la dose di caffè necessaria ad affrontare la giornata nel migliore dei modi – passa i primi 10 minuti a stilare una scaletta delle attività che dovrai chiudere, definendo accanto a ognuna di esse le priorità. Un lavoro da presentare al capo entro pranzo, il report che il cliente si aspetta a metà settimana e le slide da preparare per il colleghi del marketing: capirai subito quali sono i lavori prioritari e più urgenti e quali, invece, possono aspettare. In questo modo avrai un to-do-list aggiornata che ti permetterà di gestire al meglio la tua giornata lavorativa. È bene, in questa circostanza, pensare al tempo come a una risorsa, non come un nemico che rema contro di te. Programmare il tempo futuro in una visione prospettica, ti aiuterà ad essere più performante e produttivo. Le scadenze non rispettate saranno così solo un brutto ricordo.  



2. Definisci un calendario temporale
Accanto alla lista di cose da fare, ti consigliamo di tenere una traccia temporale delle attività una volta concluse. Prevedere e contingentare il tempo, equivale ad avere una visione sulle tempistiche necessarie per chiudere un task. Gestire, quindi, tutte le attività sarà molto più semplice. Se hai coscienza che rispondere alle e-mail ti toglie 2 ore, per formulare un preventivo il tempo speso è di mezz’ora e sistemare la contabilità ti impegna mezza giornata, potrai gestire le ore di lavoro con tranquillità. Tenere un calendario temporale forse sarà complicato all’inizio, quando ancora non hai piena contezza del tempo che le varie attività ti richiedono. Ma una volta a regime, questo strumento si rivelerà utilissimo per parcellizzare le tue prestazioni - anche in termini economici verso i clienti - e tenere tutto sotto controllo. 

3. Fatti aiutare dalla tecnologia
La tecnologia è un grande alleato. Non avere paura di chiedere il “suo aiuto” se ne hai bisogno. Esistono, infatti, moltissimi tool e app che ti permettono di gestire in maniera redditizia il tempo al lavoro. Ci sono software che ti assistono per programmare le riunioni o quelli che ti fanno da segretaria personale. E ancora, quelli per gestire il team a distanza, per aggiornare i social network e per stampare, scannerizzare, archiviare, ordinare. In un solo concetto, queste applicazioni sono utili per aumentare la tua produttività. 

4. Chiedi supporto ai colleghi
Fai parte di un team, e insieme ai tuoi colleghi hai degli obiettivi di business da raggiungere. È per questo motivo che, se sei con l’acqua alla gola, se le attività sono troppe e umanamente non ce la fai a gestirle tutte al meglio, chiedi il supporto ai membri della tua squadra. Siamo sicuri che saranno ben disposti ad aiutarti, perché sanno che, a situazione capovolta, tu faresti lo stesso per loro.

5. Concediti una piccola pausa
La stanchezza di sicuro non aiuta le tue performance. Per efficientare il tempo in azienda devi essere lucido e riposato. Stacca gli occhi dal pc di tanto in tanto, prendi una boccata d’aria, chiacchiera con un collega o fai una telefonata a casa: in questo modo potrai ricaricare le batterie e ripartire con più slancio.