Time management, questo sconosciuto! Tool e tecniche per ottimizzare il tuo tempo

Ti sembra di non avere mai abbastanza tempo per portare a termine tutti i tuoi compiti in ufficio? Per riuscire a fare tutto quello che devi, le ore della giornata lavorativa dovrebbero dilatarsi a comando, dovrebbero poter estendersi a tuo piacimento come fossero elastici da afferrare alle due estremità e tirare, tirare… Insomma, nonostante i tuoi corsi di time management, il daily planner della tua agenda sempre pieno e all’apparenza ben organizzato, il tempo manca sempre. E il bello è che gli altri hanno a disposizione le stesse ore che hai tu, eppure sembra che a loro bastino eccome!

Una soluzione c’è e, in fondo, si tratta solo di un po’ di… esercizio. Innanzitutto, parti da questo presupposto: non è il tempo dell’orologio che devi imparare a gestire efficacemente - quello in cui 1 ora è fatta di 60 minuti, 1 minuto di 60 secondi e così via - bensì il “tuo” tempo, quello mentale. Nella vita reale il tempo è relativo: vola via se lo impieghi in un’attività molto intensa - gradevole o impegnativa che sia - mentre si espande e trascina stancamente quando non hai molto da fare. In fondo, sei tu che stabilisci la lunghezza del tuo tempo - sei tu che lo crei nella tua mente e quindi puoi gestirlo come vuoi.

Ecco allora alcuni consigli per una migliore gestione del tempo: tecniche offline e app online che ti aiuteranno nel controllo del tuo “tempo mentale”.

Registra e calcola il tuo tempo
Un’efficace gestione del tempo comincia dalla sua “registrazione”. Registra per una settimana tutte le attività che svolgi nel corso della giornata lavorativa, per capire quanto tempo dedichi a ognuna. Tieni conto di tutti gli incarichi e progetti, delle conversazioni telefoniche e meeting cui prendi parte, dei momenti di riflessione con te stesso, e annota tutto sul tuo daily planner o su un foglio elettronico.

La buona notizia è che esiste un’app per iOS e Android che può fare questo lavoro per te. Si chiama Toggl ed è un’ottima alternativa ai fogli elettronici per monitorare e calcolare quanto tempo trascorri esattamente su ciascuna delle tue attività. Avere le idee chiare sul tempo speso su compiti e progetti è il primo passo verso una loro più efficace gestione.
Per un calcolo ancora più accurato, Rescue Time è l’ideale. Si tratta di un tool per computer - anche app per Android - che registra il tempo da te trascorso su siti e applicazioni e invia poi report settimanali per darti un quadro completo delle tue… perdite di tempo!

Stendi to-do list quotidiane
Eseguito il monitoraggio delle attività, a questo punto dovresti essere in grado di stendere le tue to-do list quotidiane con una precisione maggiore di quanto tu non abbia mai fatto in passato. Ciò significa che al loro interno dovrai assegnare alle attività un orario d’inizio e uno di fine piuttosto realistici per poi… impegnarti a rispettarli!

Riserva i primi 30 minuti di ogni giornata lavorativa alla compilazione della to-do list e, nello stabilire quanto tempo dedicare ad ogni task, tieni in considerazione anche il lavoro che necessariamente precede e segue ogni call o meeting: aggiungere 5 minuti in più all’inizio e alla fine ti permetterà di definire gli obiettivi prima, e i risultati poi, di ogni compito.
Annota poi il tempo da riservare alle tue riflessioni personali - una sorta di “appuntamento con te stesso” - e quello stimato per imprevisti e interruzioni (richieste di colleghi, telefonate non programmate).
Nella to-do list è anche di fondamentale importanza fissare le priorità, e per una ragione molto semplice: il 20% di quello che facciamo produce l’80% dei risultati complessivi, bisogna dedicare almeno il 50% del nostro tempo alle attività più importanti e produttive.

MyLifeOrganized è un ottimo tool per desktop, smartphone e tablet (iOS e Android) che può darti una mano a gestire le tue liste - che genera automaticamente - e a raggiungere gli obiettivi sulla base delle tue priorità - che è sempre lui a suggerirti.

Suddividi il lavoro in fasi - Tecnica del pomodoro
Quando passerai allo svolgimento delle tue attività, ricorda che un’ottima soluzione per la gestione e ottimizzazione di tempo e risorse consiste nel dividere il lavoro in più fasi, intervalli di tempo successivi separati da pause più o meno brevi. Fissare un termine temporale stimola la concentrazione e spinge ad essere il più produttivi possibile nell’intervallo di tempo che ci si è assegnato.

Questa tecnica di time management è nota come “Tecnica del pomodoro” - il nome s’ispira a quei timer a forma di pomodoro o altri ortaggi che si usano in cucina, e infatti è previsto proprio l’uso di un timer. La tecnica consiste nell’assegnarsi intervalli di tempo di 25 minuti per lavorare ai propri progetti; ogni 25 minuti sono previste pause di 5 minuti e ogni 4 “pomodori” pause più lunghe di 15-30 minuti.
Al posto del timer di cucina, esistono ormai parecchie “app-timer”, come Focus Keeper per iOS e Productivity Challenge Timer per Android. Vedrai, il fatto di avere scadenze ravvicinate da rispettare riduce le distrazioni e alza il livello di attenzione!

Qualche altro consiglio: non rimandare quello che puoi fare subito dedicandoti ad attività inutili e perditempo, evita le distrazioni “social”, e, se sei impegnato in compiti molto delicati, disattiva l’instant messaging per le email e stabilisci un momento della giornata in cui controllare la posta elettronica e fare tutte le telefonate che devi. Infine ricorda: a volte è impossibile riuscire a fare tutto!    

< torna alla pagina precedente