Parola d'ordine: organizzazione!

“Non faccio in tempo” o “Non ho tempo” sono solo banali scuse. Se sai come organizzarti e pianificare i tuoi impegni in base alle priorità, con un po’ di logica si riesce a fare tutto con profitto. Logica? Sì, perché se la pianificazione non è attuata nel giusto modo – sostengono i ricercatori nel campo delle neuroscienze – il cervello tende a boicottare i nostri piani. Per riuscire a rispettare una scaletta di cose da fare occorre, quindi, dare tempo e modo al cervello di memorizzare tutto seguendo uno schema preciso che spieghi i tempi e il luogo in cui saranno svolti i compiti da portare a termine. Più si è generici, più si andrà verso il fallimento dei propri piani.

"Organizzazione" è quindi la parola chiave del successo: vediamo subito la scaletta dei passaggi da rispettare per aiutarvi nella pianificazione della vostra settimana lavorativa. 

  1. Pronunciare ad alta voce una frase che vi avvicini mentalmente all’obiettivo per dare forma e senso alle sensazioni che vi fanno rimandare gli impegni.
  2. Dividere l’obiettivo primario in più sotto-obiettivi per non lasciare nulla al caso (ad esempio diminuire il livello di ansia, definire le priorità, gestire le aspettative degli altri e organizzare i tempi da dedicare ad ogni attività che si sta per iniziare).
  3. Trovare la soluzione per ogni sotto-obiettivo individuato e decidere dove, quando e come esso dovrà essere affrontato.
  4. Pensare ad una frase che vi sproni in modo attivo a concludere ogni piano stabilito, del tipo: “Se entro le 16.00 voglio aver finito questo report allora è bene iniziare subito”, “Se voglio concludere quest’attività allora farò subito una riunione con i miei colleghi”. 

A questo punto, basta procrastinare all’infinito: ogni azione deve essere tradotta in azione subito, rispettando il calendario delle priorità stabilite.

Più in generale, poi, ci sono alcune abitudini che vanno cambiate per aiutare la mente ad abituarsi all’organizzazione e migliorare anche il corpo in termini di salute ed efficienza. È vero che il tempo è limitato, ma lavorare sul proprio senso di organizzazione darà soddisfazioni personali e professionali davvero importanti. 

Ricapitoliamo quindi con una pratica lista le regole per focalizzare l’attenzione sulle cose importanti ed ottimizzare il tempo a disposizione:

  • Fare un elenco delle cose da completare, suddividendo le attività tra lavoro, famiglia, hobby, per poi individuare tra queste le priorità. Gli impegni lavorativi vanno sicuramente in cima alla lista perché generano entrate: imparare a non rimandarli vi lascerà più tempo libero di quanto immaginiate, tempo da dedicare a famiglia e interessi.
  • Aggiornare costantemente l’agenda degli appuntamenti per avere gli impegni della settimana sempre a portata di mano e non lasciarsi sfuggire nemmeno un incontro di lavoro. Da Google Calendar a ScheduleOnce, sono tante le applicazioni online che vi potranno aiutare in questa impresa. 
  • Ordine e organizzazione sono il connubio perfetto. Lavorare in mezzo al caos affatica la mente, perché il disordine non aiuta l’attenzione, quindi imparate a tenere la postazione lavorativa sempre in ordine, inclusa la vostra “scrivania virtuale”, cioè il desktop del computer. I documenti cartacei più importanti e le penne devono essere sempre a portata di mano. 
  • Scegli con attenzione i software che possono velocizzare il tuo lavoro e automatizza tutto quello che può essere automatizzato. La fatturazione, ad esempio, può essere effettuata in poco tempo con programmi specifici che inviano direttamente il pagamento al cliente tramite PayPal o carta di credito, lasciandoti più spazio per altre cose.
  • Imparare a delegare e capire i propri limiti è poi fondamentale per guadagnare tempo prezioso. Se lavori da solo e ogni giorno ti rendi conto che non riesci a fare tutto, forse è il caso di trovare un collaboratore in grado di darti una mano. Tieni per te le attività che riesci con profitto a svolgere da solo e delega le altre a qualcuno che riesce a farle meglio e magari in meno tempo di te. Hai bisogno di un grafico, un programmatore, un contabile o un copywriter? Fai una tabella per valutare pro e contro della presenza di un collaboratore e, se questo ti aiuterà ad essere più organizzato, mettiti subito in contatto con questa figura.

Migliora anche tu i tuoi schemi mentali imparando a portare a termine ogni azione in un tempo prestabilito: “non rimandare a domani quello che potresti fare oggi”. 

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