Dalla prontezza al multitasking, ecco le skill necessarie ad un addetto alla segreteria

All’interno di un’azienda si possono trovare molte figure lavorative diverse, ma una delle più importanti per l’organizzazione interna e per il contatto con il pubblico è quella dell’addetto alla segreteria, ruolo conosciuto più comunemente con il nome di segretaria o segretario. 

Di che cosa si occupa questo professionista? Quali sono le sue mansioni all’interno dell’ambiente lavorativo? E che tipo di formazione e competenze sono richieste per ricoprire questo ruolo? Di seguito risponderemo a tutte queste domande importanti per tutti coloro interessati a diventare addetti alla segreteria.

Addetto alla segreteria: compiti e mansioni

L’addetto alla segreteria supporta le attività che si svolgono in un ufficio e si occupa sia di compiti relativi all’organizzazione delle attività interne, sia di attività di front-office, ossia di ciò che concerne il contatto con l’esterno e le relazioni col pubblico.

Per quanto riguarda la gestione interna, ossia quella di back-office, alcune mansioni dell’addetto alla segreteria sono:

  • Gestione delle email e della posta cartacea in entrata e in uscita 

  • Rispondere alle telefonate e inoltrarle ai responsabili di reparto o ai propri superiori

  • Organizzazione di riunioni, appuntamenti, conferenze stampa, pranzi con i clienti ed eventuali trasferte del personale o dei dirigenti (prenotazione di biglietti del treno/aereo, hotel, ecc.)

  • Gestione delle comunicazioni e dei documenti indirizzati ai vari responsabili

  • Redazione di verbali

  • Gestione di archivi di documenti, schedari e catalogazione di bolle e fatture

  • Redazione e revisione di documenti

  • Gestione degli impegni dei dirigenti (soprattutto nel caso si svolga il ruolo di segretaria di direzione, che lavora a stretto contatto con i dirigenti di un’azienda o di un’impresa)

  • Talvolta l’addetto alla segreteria si occupa anche di compiti di tipo amministrativo

A livello di front-office, ossia di relazioni con l’esterno, alcuni compiti dell’addetto alla segreteria sono:

  • Accoglienza delle persone e dei clienti che si recano presso l’ufficio (attività di reception)

  • Eventuale supporto all’attività dell’ufficio stampa

  • Predisposizione di comunicazioni e lettere

Dobbiamo specificare che, oltre all’addetto alla segreteria con competenze generiche, esistono altre tipologie di figure più specializzate come:

  • L’addetto alla segreteria amministrativa, che si occupa in particolar modo di contabilità e amministrazione

  • L’addetto alla segreteria di direzione, che ha il compito principale di gestire le comunicazioni, l’agenda e gli impegni del dirigente
  • L'addetto alla segreteria didattica: figura impiegata all’interno di scuole, università ed enti di formazione che si occupa della documentazione riguardante gli studenti, della gestione delle circolari, della prenotazione delle aule e della gestione degli orari di lezione

Competenze e capacità richieste ad un addetto alla segreteria

Per svolgere questo ruolo sono richieste alcune skill fondamentali come:

  • Ottime doti comunicative e relazionali

  • Buona conoscenza dei principali strumenti informatici (utilizzo del PC, email, Internet, programmi per la gestione e archiviazione di dati, compilazione di fogli di calcolo)

  • Doti organizzative e di multitasking, ossia la capacità di gestire in modo efficace ed efficiente più compiti contemporaneamente

  • Conoscenza di almeno una lingua straniera, soprattutto nel caso si lavori in un’azienda che ha relazioni con l’estero

  • Competenze di ambito commerciale, economico-gestionale e amministrativo

Formazione come addetto alla segreteria

Per lavorare come addetto alla segreteria non è necessariamente richiesta una laurea in materie economiche o giuridiche: può essere sufficiente un diploma di scuola superiore, ad esempio in indirizzi come ragioneria. È possibile comunque seguire corsi di formazione specifici.

Quella dell’addetto alla segreteria è una figura professionale che ha sempre una buona domanda all’interno del mercato del lavoro, e che quindi offre buone opportunità di trovare un impiego. Se siete interessati a ricoprire questo ruolo, consultate la nostra sezione dedicata alle offerte di lavoro per scoprire tutte le opportunità disponibili.

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